你可能沒發現的線上會議禮儀錯誤

你可能沒發現的線上會議禮儀錯誤

在過去一年半中，線上會議已成為主流。然而，隨著這種轉變，也出現了許多新的社交規則與應避免的失禮行為。對某些人來說，特別是不熟悉科技的人，這樣的過渡有時相當困難。即便是自認精通科技的年輕專業人士，也仍會偶爾犯錯。為了幫助你避免像「貓律師」那樣登上新聞，我們整理了以下幾項你可能沒察覺到的常見線上會議禮儀錯誤。

未事先測試視訊畫面

開啟視訊前，請先測試你的鏡頭，確保清楚知道同事將看到什麼畫面。若忽略這一步，可能會導致尷尬情況。例如，假設你用同一個帳號參加朋友的虛擬電影之夜，使用了搞笑背景或濾鏡；又或者讓孩子借用帳號與同學聊天，他們更改了參與者名稱——如果隔天上班會議時忘記還原設定，這些效果仍會保留。

此外，預覽畫面也能確認取景範圍。沒有人想看到你旁邊椅子上堆積的髒運動服，即使你以為它不在鏡頭內。

未能正確使用靜音按鈕

大多數會議中，不說話時保持靜音是基本原則。但在某些情況下，持續靜音反而不合適。在小型會議中，適度的回應如「對」、「嗯哼」或輕笑能增添人際連結感。大型會議中這些聲音可能擾人，但小團體裡卻有助交流。當然，如果你窗外正在施工，請務必靜音。根據情境判斷最合適的做法。

在鏡頭前進食

這點可能令人驚訝——畢竟開會時喝水或喝咖啡很正常，那三明治或薯片呢？抱歉，進食比飲用更凌亂且嘈雜。即使你咀嚼時保持靜音，萬一有人提問，你是要滿嘴食物回答？還是尷尬地舉手示意大家等待？

別忘了雙手動作——沒人想看到你忙著找餐巾擦掉拇指上的番茄醬，才敢按下取消靜音鍵。總結：盡量不要在會議中進食。若真有必要，至少關閉視訊，並選擇一段你確定不需要發言的時間。

使用不當或分散注意力的背景

虛擬背景有兩大用途：提升專業形象，或遮蔽雜亂空間。整體而言，使用背景並無問題，但必須確保其符合場合。判斷標準很簡單：加上背景後，畫面是否更分心？盡量選擇較不干擾的選項。

被其他任務分散注意力

別以為沒人發現你在會議冷場時瀏覽Reddit。不管你多小心，從眼神飄移和臉部光影變化（切換視窗所致）通常都能看出端倪。戴眼鏡的人甚至可能被同事從鏡片反光中看到螢幕內容。

即使你不是在浪費時間，而是在處理重要工作，除非緊急，否則仍建議留待會後完成。畢竟，與會者值得獲得你全神貫注的尊重。

分享螢幕前未清理畫面

就像開會前會整理環境，你也該清空數位空間。最尷尬的情況之一，就是在分享螢幕時意外曝光收件匣、機密資料等隱私資訊。

有些問題較難察覺，例如Facebook或Instagram分頁，但仍會顯得不專業。為避免風險，只要有可能分享螢幕，就提前關閉所有非必要視窗。

未做筆記

你是否曾結束線上會議後，卻記不起討論內容或待辦事項？

線上會議不像實體會議那樣具有正式感，但這不代表可以忽略記錄等最佳實踐。你可以善用科技來自動化部分流程。例如，使用「秒聽錄音」可自動跨平台（如Zoom、Teams等）錄製並轉錄會議內容。即使會議中無法完全專注，「秒聽錄音」也能提供完整文字紀錄，協助你掌握後續追蹤事項。

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