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新しく会議を始める前に、最適な方法を選んで時間を節約しよう
会議自体が面倒なのに、「新しいミーティングを始める方法」を探すのに数分かかってしまっては、さらに時間の無駄です。
日本のビジネスパーソンの日常はこんな感じではないでしょうか。「5分後にクイックコールをしよう」と上司に言われ、慌ててZoomを開いたものの、「新規ミーティング」ボタンがどこにあるのか分からない。あるいは、顧客との会議を予約したのに、誤って個人会議IDを使用してしまい、参加者全員を待たせてしまった。
会議の開始方法を選ぶということは、自分のワークフローに合った方法を選ぶということです。デスクトップ版、モバイルアプリ、ウェブ版のそれぞれに、異なる利用シーンがあります。
この記事では、3つの方法の違いを明確にし、どの状況でどの方法が最速かを解説します。
会議方法を選ぶ前に、この4つのポイントを理解しよう
1. いつも同じメンバーと会議をしますか？
もしそうなら、「個人会議ID（PMI）」を使うのが最も便利です。PMIは固定の会議室番号で、一度設定すれば、毎回同じIDで会議を開始でき、毎回新しい番号を参加者に連絡する必要がありません。ただし、PMIはあなたの「公開会議室」のようなもので、このIDを知っている人は誰でも、あなたが会議中に入室できてしまうため、機密性の高い会議には使用しないでください。
2. 事前に会議のスケジュールを設定する必要がありますか？
顧客や海外の同僚との会議など、事前に予約が必要な場合は、「スケジュール」機能を使うとより確実です。日時、パスワード、待機室（ホストの承認後に参加できる機能）を設定できます。Zoomが自動的に招待リンクを生成するので、メールやカレンダーに貼り付けるだけです。
3. いつでもすぐに会議を始める必要があり、細かい設定をする時間がありませんか？
上司が突然会議を言い出したり、同僚とすぐに話したい場合は、「新規ミーティング」の即時開始機能が最適です。クリックするだけで会議室が開き、何も入力する必要はありません。
4. 毎回の会議内容を記録する必要がありますか？
Zoomには録画機能があり、会議全体を録画して後で見返すことができます。会議後に議事録を作成する必要がある場合は、設定で「自動録画」を有効にしておくと、毎回手動で録画ボタンを押す手間が省けます。
Zoomで新規ミーティングを開始する3つの方法を徹底比較
方法1：デスクトップ版アプリで即座に新規ミーティングを開始（最速）
これは日本のビジネスパーソンが最もよく使う方法で、最も高速です。
Zoomデスクトップ版をインストールしてアプリを開くと、ホーム画面に「新規ミーティング」「参加」「スケジュール」「画面共有」などの大きなボタンが表示されます。
「新規ミーティング」をクリックすると、すぐに会議室が開きます。開始前に「個人会議ID（PMI）を使用」を選択すると固定の会議室番号が使われ、選択しない場合はZoomがランダムな新しい番号を割り当てます。
実際に使ってみた感想： アプリを開いてから会議室が開くまで、5秒もかかりません。頻繁にアドホックな会議を開く人には、この方法が最適です。
方法2：モバイルアプリでいつでもどこでも会議を開始
オフィスにいないときや、外出先で上司から会議の電話がかかってきたとき、モバイルアプリが役立ちます。
Zoomモバイルアプリを開くと、ホーム画面の上部にオレンジ色の「新規ミーティング」ボタンがあります。タップすると、「ミーティングを開始」「個人会議ID（PMI）を使用」「スケジュール」のオプションが表示されます。
「ミーティングを開始」を選択すると、すぐに会議室が開きます。左下の「参加者」をタップして他の人を招待するか、会議IDとパスワードをWhatsAppグループに送信できます。
実際に使ってみた感想： モバイル版の利点は手軽さですが、操作性はデスクトップ版ほどスムーズではありません。画面共有やプレゼンテーションを行う場合は、デスクトップ版を使用する方が良いでしょう。
方法3：ウェブ版でインストール不要ですぐに開始
他の人のパソコンを借りた場合や、会社のパソコンにソフトウェアをインストールできない場合は、ウェブ版が唯一の選択肢です。
zoom.usにアクセスしてアカウントにログインし、右上の「ミーティングを開始」をクリックします。システムはZoomデスクトップ版のダウンロードを促しますが、「ブラウザから参加」を選択すれば、何もインストールする必要はありません。
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実際に使ってみた感想： ウェブ版は機能が少なく、バーチャル背景や一部の画面共有機能が使えない場合があります。しかし、緊急時には問題なく使用できます。
即時開始以外にも、こんな方法があります
事前にスケジュールされたミーティング（顧客や海外の同僚との会議に最適）
顧客と会議の予約をする場合、「スケジュール」機能を使うとよりプロフェッショナルです。
デスクトップ版アプリで「スケジュール」をクリックすると、以下を設定できます：
- 会議のトピック
- 日時
- 会議パスワード
- 待機室（有効にすると、参加者はホストの承認後にのみ入室できます）
- 自動録画
設定が完了すると、Zoomが招待リンクと会議IDを生成します。これらの情報をメールやGoogleカレンダーに貼り付けて、参加者に送信するだけです。
個人会議ID（PMI）を使用した会議
いつも同じメンバーと会議をする場合（例えば毎日のチームスタンドアップミーティング）、PMIを使うと時間を大幅に節約できます。
PMIを一度設定すれば、毎回同じ会議室番号を使用できます。同僚に一度IDを伝えておけば、次回からは新しい招待リンクを待つことなく、直接入室できます。
ただし、PMIは固定されているため、あなたが会議中であれば、誰でもこのIDを使って入室できることを覚えておいてください。重要な会議や顧客との会議では、ランダムに生成された新しい会議IDを使用し、パスワードで保護することをお勧めします。
失敗を避けるためのガイド：Zoomで新規ミーティングを開始する際にやりがちな3つの間違い
間違い1：会議パスワードを設定し忘れる
多くの人が時間を優先して、パスワードを設定せずに会議を開始します。その結果、会議室のリンクが漏洩すると、見知らぬ人が入室してトラブルを引き起こす可能性があります。特にPMIを使用する場合、パスワードがないとドアが開きっぱなしになります。
正しい対処法： Zoomの設定で「会議パスワードを要求」と「待機室」を有効にしましょう。これで、会議IDが漏れても、入室を防げます。
間違い2：正式な会議で誤って個人会議IDを使用する
PMIは便利ですが、すべての場面で使用すべきではありません。想像してみてください。PMIを使用して顧客と会議をしていると、そのIDが以前に他の顧客に送信されていて、その人が誤って入室してしまったら、非常に気まずい思いをします。
正しい対処法： 正式なビジネス会議や顧客との会議では、常にランダムに生成された新しい会議IDを使用し、パスワードと待機室を設定しましょう。PMIは社内の同僚との会議に限定して使用します。
間違い3：自動録画を有効にしていないため、会議後に記録がないことに気づく
会議が終わってから録画していなかったことに気づくと、会議内容を確認するのが大変です。特に議事録を作成する必要がある会議では、録画がないと記憶を頼りに書き起こすことになります。
正しい対処法： Zoomの設定で「自動録画」を有効にすると、毎回の会議が自動的に録画されます。録画ファイルはZoomアカウントまたはローカルに保存され、会議後にゆっくり確認できます。
まとめ：Zoomで新規ミーティングを開始するには、どの方法を選ぶべき？
一言で言うと、急いでいるならデスクトップ版で「新規ミーティング」をクリック、予約が必要なら「スケジュール」、同じメンバーと頻繁に会議をするならPMIを使用しましょう。
シーン別のおすすめ：
- 上司が突然会議を言い出し、すぐに開始する必要がある場合 → デスクトップ版アプリで「新規ミーティング」をクリック（最速、5秒で完了）
- 顧客や海外の同僚と事前に予約する場合 → 「スケジュール」機能を使用し、日時とパスワードを設定して招待状を送信
- 毎日同じ同僚とスタンドアップミーティングをする場合 → PMIを使用し、一度設定すれば毎回同じIDで開始
- 他の人のパソコンを借りた場合や、会社のパソコンにソフトウェアをインストールできない場合 → ウェブ版を使用し、「ブラウザから参加」を選択
- 会議後に議事録を作成する必要がある場合 → 自動録画を有効にし、後で確認できるようにする
最後に一つアドバイス：どの方法を使用する場合でも、パスワードを設定し、待機室を有効にしましょう。会議がスムーズに進むことも重要ですが、情報セキュリティはさらに重要です。特に会社の機密情報や顧客データが含まれる会議では、このステップを省略してはいけません。
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