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なぜあなたのTeams会議は「誰かが入れない」問題がよく起こるのか？
多くの人はTeams会議の設定はリンクをコピーして共有するだけだと思っています。
実際には、問題が発生するのは会議オプション、待機室、音声・ビデオの権限など、その後の設定であることがほとんどです。
この記事では、Teamsカレンダー、チャネル、Outlookの3つのスケジュール方法から始め、会議作成後に見落としがちなポイントを確認していきます。
方法1：Teamsカレンダーから一般会議をスケジュールする
これは最も一般的な方法で、社内会議や顧客との通話に適しています。
ステップ1：Teamsカレンダーを開く
Teamsの左側で「カレンダー」をクリックします。
次に、時間枠を選択するか、右上の「新しい会議」をクリックします。
ステップ2：会議の基本情報を入力する
会議のタイトル、開始時刻と終了時刻を入力します。
「出席者の追加」フィールドに参加者を追加します。同じ組織のメンバーまたは外部ゲストのメールアドレスを入力できます。
画面に「Teams会議」オプションが表示される場合は、オンライン会議リンクが招待状に自動的に含まれるように、オンラインのままにすることをお勧めします。
ステップ3：スケジュールアシスタントを確認する
Teamsのスケジュールアシスタントを使用すると、参加者の空き時間を確認し、スケジュールの競合を避けることができます。
これは、部門をまたぐ会議や大人数の会議に特に役立ちます。
ステップ4：保存して招待状を送信する
タイトル、出席者、時刻、タイムゾーンが正しいことを確認したら、「保存」または「送信」をクリックします。
招待された参加者には、会議リンクを含む招待状が届き、クリックして参加できます。
方法2：チームチャネルで会議をスケジュールする
この会議が特定のチームの作業内容に関連する場合は、チャネル会議を使用することをお勧めします。
チャネル会議の利点は、会議、チャット、関連資料がすべてそのチャネルに残り、チームメンバーが直接確認できることです。
操作手順
- 対象のチームのチャネルに移動します。
- チャネルの上部にある「会議をスケジュール」または「新しい会議」をクリックします。
- タイトル、時刻を入力し、チャネルフィールドが選択されていることを確認します。
- 出席者を追加して保存します。
チャネル会議はそのチャネルの投稿エリアに表示され、メンバーはチャネルから直接参加でき、その後の議論も継続しやすくなります。
方法3：OutlookからTeams会議を作成する
メール中心の仕事習慣がある場合、Outlookがより便利な選択肢です。
Microsoftの設計では、OutlookでスケジュールされたTeams会議はTeamsカレンダーに表示され、逆にTeamsでスケジュールされた会議もOutlookに同期されます。
操作手順
- Outlookカレンダーで新しい会議を作成します。
- 「Teams会議」ボタンをクリックすると、会議招待状にオンライン会議リンクが自動的に追加されます。
- タイトル、出席者、時刻を入力します。
- 会議オプションを確認して送信します。
この方法は、メール、カレンダー、会議招待状を同時に管理する必要があるユーザーに適しています。
会議作成後、まずこの3つのポイントを確認する
会議リンクは始まりに過ぎません。以下の設定は、参加者がスムーズに参加できるかに直接影響します。
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1. 会議オプション
保存した会議を開き、「会議オプション」に入ります。
以下の項目を重点的に確認します：
- 待機室をバイパスできる人
- プレゼンテーションができる人
- 外部参加者が直接参加できるかどうか
参加者が背景情報を持っていない場合や、待機室でブロックされ続ける場合は、通常ここが正しく設定されていません。
2. 音声とビデオの設定
会議に参加する前に、Teamsはマイクとカメラを確認するよう求めます。
特にブラウザから参加する場合、システムがマイクとカメラの使用を許可するかどうかを尋ねることがあるため、デバイスの権限が有効になっていることを事前に確認することをお勧めします。
3. 外部ゲストの参加方法
外部参加者は必ずしもMicrosoft 365アカウントを持っている必要はありません。
コンピューターまたはモバイルデバイスからリンクをクリックし、「ゲストとして参加」または「Webで参加」を選択できます。
Web版を使用する場合は、Microsoft EdgeまたはGoogle Chromeを使用し、ブラウザがマイクとカメラにアクセスできるようにすることをお勧めします。
よくある質問
Teams会議は有料ですか？
一般ユーザーは、Microsoft 365またはTeamsアカウントがあれば、Teams会議をスケジュールして参加できます。
外部ゲストは、Microsoft 365アカウントがなくても、会議リンクからゲストとして参加できます。
なぜ外部の人がいつまでも入れないのですか？
最も一般的な原因は、会議オプションの待機室設定です。
外部参加者が待機室をバイパスできるかどうか、または会議の主催者が参加者が到着したときに参加を許可するかどうかを確認してください。
チャネル会議と一般会議の違いは何ですか？
一般会議は、指定された招待リストがある場合に適しています。
チャネル会議は、会議がチームチャネルに残り、メンバーが確認、参加、その後の議論がしやすく、特定のチームに直接関連する会議に適しています。
スマートフォンからTeams会議を設定できますか？
はい。
Teamsモバイル版でカレンダーに移動し、新しい会議をクリックして、タイトル、時刻、出席者を入力して保存します。
参加者の空き時間を確認するにはどうすればよいですか？
会議をスケジュールするときに「スケジュールアシスタント」を使用すると、招待者の空き時間と忙しい時間を確認でき、適切な時間を選択するのに役立ちます。
会議の録画はどこに保存されますか？
Teams会議の録画は通常、OneDriveまたはSharePointに保存されます。実際の場所は、会議の種類と組織の設定によって異なります。
会議終了後、会議チャットまたはチャネルで録画リンクを確認することをお勧めします。
参考情報源
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