混合團隊必看的6個高效會議技巧

混合團隊必看的6個高效會議技巧

根據最新的調查數據顯示，約有53%具備遠距工作能力的員工預期將繼續採用混合工作模式，而24%則希望完全遠端工作。值得注意的是，近90%受訪者表示偏好擁有某種程度的遠距彈性，其中六成明確傾向混合辦公。然而，不論混合工作多普及，若未妥善規劃，遠端同事仍可能在會議中處於劣勢。

為確保每位成員都能平等參與，以下是6個提升混合團隊會議效率的實用建議：

技巧一：嘗試不同的攝影機佈置

現代科技讓混合會議不再僅限於視訊畫面中的小方塊頭像。舉例來說，Bob 與 Cary  在一場兩天的混合活動中，使用三台筆電架設網路攝影機，並另用一台分享主螢幕內容（如簡報）。兩台攝影機固定在三腳架上對準現場與會者，讓遠端成員清楚看見發言者；第三台則可移動以特寫講者或白板內容。

雖然每次會議都如此佈置可能不切實際，但這個例子鼓勵我們跳出框架思考——如何調整設備，讓所有人感覺同樣被重視？

技巧二：改變會前與會後協作方式

傳統辦公室會議中，許多重要討論其實發生在進出會議室的路上或會後私下交談。這種「部分成員參與」的互動容易讓遠端同事錯失資訊。

解決方法是將這些交流集中到共用平台。例如，秒聽錄音不僅支援 Zoom、Microsoft Teams 等主流視訊工具，還允許團隊在逐字稿中加入評論、標註待辦事項、提問。所有紀錄皆儲存於中央空間，方便隨時查閱。

技巧三：明確禁止間接溝通行為

請留意會議中是否出現非正式對話，例如現場成員之間的竊竊私語、眼神交流或肢體語言，這些都可能讓遠端參與者無法掌握完整脈絡。

關鍵在於直接點出這些習慣性行為——即使它們已習以為常。明確制定規範，確保所有溝通都能被所有人接收。

技巧四：讓所有人以同等身份加入會議

若無法杜絕間接溝通，另一種做法是讓所有成員（包含在辦公室者）皆透過個人裝置登入虛擬會議。每位與會者需擁有獨立空間（如個人辦公室或小型會議室），避免群聚導致遠端成員被邊緣化。

此方式雖需更多資源，卻能有效提升遠端參與者的臨場感與發言權。

技巧五：主動凸顯遠端成員聲音

主持會議時，請特別留意誰在發言。是否現場成員主導了大多數對話？遠端同事的意見是否被公平聽見？

有些人天生較不願在群體中表達，但若您察覺某些人沉默且非因性格因素，不妨直接點名邀請他們分享想法，確保多元觀點得以呈現。

技巧六：投資技術預算，提升整體品質

若技術設備落差影響遠端成員表現，建議編列技術預算，協助全體員工升級設備，確保音訊、影像與網路品質一致。

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