2026年Zoom會議使用完整指南：從加入會議到主持會議的實用教學

Zoom 會議可以幫你做什麼？

很多人第一次用 Zoom 是收到一封會議邀請信，點進去卻不知道下一步該做什麼。Zoom 的核心用途很單純：讓身在不同地點的人，可以透過視訊、語音和螢幕分享同步開會。

以實際工作場景來說，Zoom 會議通常用在以下幾種情況：

場景一：遠距團隊的例行會議 團隊成員分散在不同城市，每週需要對齊進度。主持人建立一個 Zoom 會議、把連結丟到群組，成員點開就能加入，不用另外安裝複雜的設備。

場景二：客戶線上面談 把會議連結附在行事曆邀請中，客戶點擊即可透過瀏覽器或 App 加入。分享螢幕時可以即時展示簡報或文件，比單純打電話更具體。

場景三：線上課程或教育訓練 講師分享螢幕、開啟錄影功能，學員在聊天室提問或使用舉手功能。課程結束後，錄影檔可以直接回放複習。

場景四：跨部門協作討論 需要多人同時討論一份文件時，主持人分享螢幕並開啟註記功能，參與者可以直接在畫面上標示重點。

簡單來說，Zoom 會議解決的核心問題是：讓「無法面對面的人」也能有效率地討論、展示與決策。

使用 Zoom 會議前需要準備什麼？

Zoom 的進入門檻不高，但有些前置準備可以幫你避開常見的尷尬狀況。

裝置與網路 電腦、平板或手機都可以使用 Zoom。網路連線穩定是基本條件，如果要用視訊和螢幕分享，建議使用 Wi-Fi 或穩定的有線網路，避免在會議中斷線。

安裝應用程式或使用瀏覽器 使用電腦時，可以選擇安裝 Zoom 應用程式，也可以直接從瀏覽器加入會議，不需要強制安裝軟體。這對臨時需要加入會議、不想安裝額外程式的人來說很方便。

使用行動裝置時，通常會引導安裝 Zoom App。安裝完成後，點擊會議邀請連結即可直接帶入會議。

帳號需求 單純「加入」別人的會議，不需要註冊帳號。但如果你要「主持」會議，就必須先建立 Zoom 帳號並安裝應用程式。

耳機與麥克風 如果你身處開放式辦公室或咖啡廳，建議使用耳機，避免回音干擾其他與會者。加入會議前，Zoom 會提供音訊測試選項，先確認麥克風和喇叭能正常運作，比進會議後才發現沒聲音好得多。

如何加入 Zoom 會議？

加入會議是 Zoom 最常用的功能，步驟如下。

方法一：透過會議邀請連結加入 這是最常見的方式。你收到的電子郵件或行事曆邀請中會有一段連結，格式類似 https://zoom.us/j/會議ID。

點擊連結後，系統會引導你選擇「開啟 Zoom 應用程式」或「從瀏覽器加入」。如果電腦尚未安裝 Zoom，可以選擇瀏覽器加入，省去安裝步驟。

方法二：手動輸入會議 ID 開啟 Zoom 應用程式後，在首頁點選「加入會議」，輸入邀請信中提供的會議 ID 和密碼，再輸入你想顯示的名稱，即可加入。

方法三：透過電話撥入 部分會議會提供電話撥入號碼。如果你所在的地方網路不穩定，可以撥打會議邀請中的電話號碼，再輸入會議 ID 加入。要注意的是，電話撥入通常只能參與語音，無法看到視訊畫面。

加入會議前，Zoom 會先跳出音訊設定的選項，選擇「使用電腦音訊」即可啟用麥克風和喇叭。建議先確認自己是否靜音，避免背景音打擾會議進行。

如何主持一場 Zoom 會議？

如果你負責發起會議，以下是基本流程。

建立會議 登入 Zoom 帳號後，點選「新會議」即可立即建立一場會議。系統會自動生成會議 ID 和邀請連結，把連結複製給需要參加的人即可。

排定會議 如果需要提前安排時間，可以點選「排程會議」，設定會議主題、日期、時間、密碼等選項。完成後可以將會議邀請寄送給參與者。

會議中的基本控制 主持人在會議畫面下方可以看到控制列，常用的功能包括：

• 靜音與解除靜音：控制自己的麥克風狀態，也可以協助靜音其他參與者。
• 開啟或關閉視訊：切換鏡頭畫面。
• 分享螢幕：選擇分享整個桌面、特定視窗或白板。
• 錄影：將會議過程錄製下來，方便事後回顧或分享給缺席的人。
• 管理參與者：查看與會名單、邀請其他人加入、移除不當參與者。

主持會議時，建議提早 5 分鐘進入會議，先測試麥克風、鏡頭和螢幕分享是否正常，避免正式開始後手忙腳亂。

Zoom 會議的實用功能

除了基本的視訊通話，Zoom 會議還有幾個值得留意的功能。

螢幕分享與註記 會議中點選「分享螢幕」，可以選擇分享整個桌面或單一應用程式視窗。分享後，參與者可以即時看到你的操作畫面。部分版本支援註記功能，可以在分享的畫面上畫線、標示重點。

會議錄影 主持人可以將會議過程錄製下來，存成影片檔。錄影功能適合需要留存紀錄的正式會議、教育訓練或客戶簡報。

聊天室 會議進行中，參與者可以在聊天室傳送文字訊息、連結或檔案。當不方便開口發言時，聊天室是很好的輔助管道。

互動功能 部分方案支援投票、分組討論等功能，適合需要與會者即時回饋或進行小組討論的場合。

這些功能不需要全部用上，但了解它們的存在，可以幫助你在不同會議情境中選擇合適的工具。

使用 Zoom 會議的注意事項

實際使用 Zoom 時，有幾個容易被忽略的細節值得留意。

會議連結與密碼的管理 會議連結和密碼不要公開張貼在社群平台上，避免不相關的人加入會議。如果需要公開分享，建議開啟「等候室」功能，由主持人逐一核准加入者。

背景與光線 開啟視訊前，先確認鏡頭前的環境是否合適。背景雜亂可以用虛擬背景功能處理，光線不足時可以補一盞桌燈。

頻寬管理 如果會議中畫面卡頓，可以關閉視訊、僅保留語音，或降低視訊畫質。螢幕分享時，關閉其他佔用網路的應用程式也有幫助。

會議禮儀 不發言時保持靜音是基本的會議禮儀。需要發言時再解除靜音，可以減少背景雜音對其他人的干擾。

常見問題

Zoom 會議需要付費嗎？ 加入會議不需要付費，也不需要註冊帳號。主持會議的部分功能可能需要付費方案，但基本的一對一會議和短時間的多人會議通常有免費選項。實際方案與限制以 Zoom 官方公告為準。

沒安裝 Zoom 可以加入會議嗎？ 可以。使用電腦時，點擊會議連結後可以選擇從瀏覽器加入，不需要安裝應用程式。但部分功能在瀏覽器版本中可能有所限制。

Zoom 會議有時間限制嗎？ 不同方案有不同的會議時間限制。免費方案在多人會議中可能會有時間上限，實際限制請以 Zoom 官方方案說明為準。

手機可以用 Zoom 開會嗎？ 可以。在手機上安裝 Zoom App 後，點擊會議連結或手動輸入會議 ID 即可加入會議。行動版的介面與電腦版略有不同，但基本功能大致相同。

會議錄影檔存在哪裡？ 錄影檔的儲存位置取決於你的方案與設定，可能儲存在本機或雲端。錄影前建議先確認儲存位置與可用空間。

總結

Zoom 會議的使用邏輯並不複雜：加入會議只需要連結或會議 ID，主持會議則需要帳號和應用程式。真正需要花時間熟悉的，是螢幕分享、錄影、參與者管理等輔助功能，以及會議前後的準備工作。

如果你是第一次使用，建議先從「加入會議」開始，熟悉基本介面後再嘗試主持會議。實際用過一兩次之後，大部分功能都可以自然地掌握。

參考來源

• Joining a Zoom meeting
• Zoom Meetings: Conference Call Service | Zoom
• Zoom Workplace - Google Play 應用程式
• Hosting an instant meeting
• Zoom 操作說明