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你需要的不是更多會議，是搞清楚會議的「天花板」
開會到一半，畫面突然跳掉，所有人被踢出會議室。
或者你排了一場 50 人的線上說明會，結果第 21 個人進來之後，某些功能悄悄消失了。
這類狀況我遇過太多次。問題通常不是網路，也不是設備，而是我們沒有先搞清楚：自己手上的 Teams 版本，會議到底能開多久、能容納多少人。
特別是「Teams 會議有限時嗎」這個問題，幾乎每場企業內訓都會有人問。
所以這篇文章，我直接從實際使用情境切入，幫你把 Teams 會議的時間與人數限制一次釐清。
先搞清楚：你的 Teams 是哪一種？
很多人以為 Teams 就是 Teams，但其實不同版本的限制差很多。
以我自己的使用經驗，先確認三件事：
你是用免費版，還是付費的 Microsoft 365 帳號？ 免費版的會議時長與人數，和商務版不完全相同。而且這類限制會隨著 Microsoft 的政策調整，不能只憑一兩年前的印象。
你是會議召集人，還是單純參加者？ 召集人看到的會議選項，會直接影響整場會議的規則。
你的會議是否需要分組討論？ 這是一個很關鍵的門檻。根據 Microsoft 官方文件，分組會議室只能在少於 300 名出席者的會議中建立。而且一旦你在會議中初始化分組會議室，出席者人數就會被自動限制在 300 人以內。
也就是說，如果你預期參與者超過 300 人，就不要在會議中啟用分組討論功能。
會議時間限制：先看「會議到期」而不是「通話時長」
多數人問「Teams 會議有限時嗎」，心裡想的是：我會不會開到一半被切斷？
但實際上，Teams 會議比較常遇到的限制，不是單次通話的硬性中斷，而是「會議本身有一個到期時間」。
這個到期時間，適用於 PSTN 撥入號碼、CVI 座標，以及底層的會議政策與設定。
意思是：如果你排的是一場很久以後才要開的會議，或是重複性會議，要注意會議本身可能因為到期而失效，而不是開到一半突然倒數計時。
以我自己的做法，定期會議我會每隔一段時間檢查一次會議連結是否還有效，尤其是跨季度或跨年度的系列會議。
免費版的時間與人數：政策變動比你想得快
如果你用的是免費版 Teams，我會建議不要只記一個固定的數字。
因為在 COVID-19 期間，Microsoft 曾經延長免費版的參與人數與會議時長。也就是說，你現在查到的限制，可能和疫情期間的寬鬆政策不同。
當這類支援暫停時，Microsoft 會更新官方聲明。
所以我的原則是：重要會議之前，先到官方聲明頁確認一次。
不是因為不信任，而是因為這類限制屬於政策層面，變動速度比產品介面還快。
會前檢查清單：比記住規格更重要
與其背一堆數字，不如建立一套會前檢查流程。
我會在會議前一天，花幾分鐘確認以下幾件事：
第一，確認會議選項有沒有跑掉。 Teams 的預設會議選項由 IT 管理員決定。如果發生網路故障，你的會議選項可能會回復到管理員設定的預設狀態。
所以我的習慣是：會議開始前，打開會議選項再看一眼。
尤其是「誰可以略過大廳」「誰可以簡報」這類設定，一旦跑掉，會議體驗會差很多。
第二，確認參與人數是否超過功能門檻。 以群組聊天來說，超過 20 人之後，部分功能會關閉，包括視訊和音訊通話、共用、讀取回條。
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會議情境雖然不完全等同於群組聊天，但人數越多，功能限制越容易出現。
第三，超過 300 人就不要用分組會議室。 這是很容易踩到的限制。很多人想在大會議中分組討論，結果一初始化分組會議室，人數就被自動限縮。
第四，瀏覽器使用者要留意會議功能差異。 Teams 在瀏覽器上可以進行通話和會議，但部分功能例外。例如共用內容時，如果要提供和控制共用內容，雙方都必須使用 Teams 電腦版用戶端。
當任一方在瀏覽器中使用 Teams，就不支援控制。
所以如果會議中需要頻繁交接簡報控制權，我會建議大家都用桌面版。
大型會議的實務做法：先想清楚「互動」還是「單向」
如果你的會議接近 1,000 人，我會建議先想清楚一件事：
這是一場互動會議，還是單向簡報？
根據 Microsoft 的規劃文件，Teams 會議包含最多約 1,000 人的音訊、視訊和螢幕共用功能。但如果你為召集人開啟僅檢視體驗，大約 900 名參與者加入後，僅檢視功能就會啟動。
這代表的不是系統故障，而是系統在幫你維持會議穩定。
所以大型會議的關鍵，不是硬撐互動，而是提前設計好「何時互動、何時單向」。
避坑指南：三個最容易犯的錯
坑一：把疫情期間的寬鬆政策當成永久規格。 免費版的會議時長與人數曾經被延長，但這類政策會變動。重要會議前，先查官方聲明。
坑二：大會議中臨時想分組。 超過 300 人的會議一旦初始化分組會議室，人數就會被限縮。分組討論要在排定會議前就決定，不要臨時加。
坑三：用瀏覽器開會，卻要搶簡報控制權。 瀏覽器版 Teams 在共用控制上有技術限制。如果需要頻繁交接控制權，所有人都用桌面版最穩。
總結：你該記住的不是數字，是檢查習慣
回到最初的問題：「Teams 會議有限時嗎？」
答案是：有限制，但限制的來源不只是時間，還包括版本、人數、功能與政策。
我的建議很簡單：
- 免費版使用者：重要會議前查一次官方聲明
- 大型會議召集人：超過 300 人就不要用分組會議室
- 需要共用控制的團隊：統一使用桌面版 Teams
- 任何重要會議：前一天打開會議選項確認一次
真正困擾我們的，通常不是 Teams 的限制本身，而是我們沒有把這些限制納入會前準備。
養成檢查習慣，你也能避開那些開會到一半才發現的意外。
參考來源
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