2026年Teams會議怎麼保留？4步驟保住錄音與逐字稿

Teams 會議的「保留」，其實藏著一個很容易選錯的岔路。

你要保留的，是會議進行中那個「我被保留了、先別聽」的狀態？還是會議結束之後，那段錄音和逐字稿不要消失？

這兩個問題的解法完全不一樣。前者是 Teams 內建功能，按一下就有；後者牽涉到 Microsoft Purview 保留原則、OneDrive 和 SharePoint 的存放位置，設定沒對，時間到了檔案就是會被清掉。

先想清楚你要留下什麼，再決定用哪套方法。這篇我幫你把兩條路線都走一遍。

Teams 會議的「保留」有兩種，先別搞混

第一種：會議進行中的「保留／暫停」狀態

這是會議節奏控制。根據 Microsoft Learn 的說明，在 Teams 會議中若在商務用 Skype 接聽電話，會把 Teams 會議設為保留狀態，反之亦然，目的是避免會議其他參與者聽到你的私人通話。

要注意的是，目前會議中並沒有穩定、統一的「手動保留」按鈕。社群上有使用者反映，在會議（不是通話）的三點選單裡找不到相關選項；部分版本的介面則可以從下方三點圖示選擇暫停自己。實務上最可靠的做法，是直接接聽另一通電話或加入另一個會議，讓系統自動觸發。

第二種：會後的錄音與逐字稿要不要留下

這才是多數人搜尋「Teams 會議怎麼保留」時真正想問的。而這裡有個關鍵事實：

Teams 保留原則並不包含與 Teams 一起使用的電子郵件和檔案。這些項目有自己的保留政策，使用 Microsoft 365 群組信箱與網站，或 SharePoint 網站作為位置。這些檔案中就包含 Teams 會議逐字稿、Teams 會議錄音與頻道會議的逐字稿。

換句話說，如果你只在 Purview 建了一條 Teams 訊息保留原則，會議錄音根本不在它的管轄範圍內。

Teams 內建 vs Tinrec｜快速總覽

項目	Microsoft Teams 內建保留	Tinrec 秒聽錄音
核心定位	Purview 保留原則，管訊息與合規留檔	AI 會議記錄與團隊協作工具
會議錄音位置	主辦方的 OneDrive 帳號	個人或團隊空間，集中保存
記錄方式	平台內建錄製功能	桌面版採集系統聲音，不需機器人加入
費用	含在 Microsoft 365 授權內	免費版可體驗，團隊版 USD 29.80／付費席位／月

接下來我用 5 個維度，逐項比較兩者在「把會議留下來」這件事上的差別。

維度 1｜會議錄音本身會不會被留下

Teams 這一邊，錄音屬於檔案類，走的是主辦方 OneDrive 的保留政策。也就是說，錄音會不會留下來，取決於 OneDrive 那條原則怎麼設、以及主辦人的帳號狀態。如果你只設了 Teams 訊息的原則，錄音其實是靠另一套機制在管。

Tinrec 這一邊，桌面版在錄製 Teams 會議時同步產出音檔，會議結束後音檔留在帳號中；團隊版則集中放進團隊空間，並提供音訊回收站，誤刪後可在永久清理前恢復（目前回收站保留期為 30 天，待辦事項不在回收站範圍）。

→ 本維度：對「我就是想留住那段錄音」的人來說，Tinrec 的路徑更直觀。

維度 2｜逐字稿與會後內容的可得性

Teams 的逐字稿同樣被歸類為檔案，跟錄音一起走 OneDrive 或 SharePoint 的位置政策。而且 Teams 保留原則處理的是訊息本身，包括聊天訊息、會議中的主持人互動、頻道訊息與私人頻道訊息；訊息中的影片剪輯、嵌入圖片、表格、超連結、卡片內容也都在範圍內，但那是訊息層級，不是會議檔案層級。

Tinrec 的做法是把逐字稿當成起點，而不是終點。轉寫完成後會自動生成摘要、章節、重點與待辦，还能圍繞會議內容做 AI 問答、即時翻譯、匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具，或進一步生成報告與表格。

→ 本維度：Teams 給你一份稿，Tinrec 給你一份可以繼續工作的稿。Tinrec 勝出。

維度 3｜保留期限到了，還找不找得回來

Teams 的保留原則一旦設定為刪除，訊息就符合自動刪除資格，會從應用程式中消失，使用者也會收到通知。微軟的文件提到，使用者最多可能在到期日後 7 天內還看得到。

比較容易誤解的是：使用者自己在 Teams 裡編輯或刪除的訊息，資料其實仍存在合規性系統管理員設計的安全位置，供 eDiscovery 搜尋使用。但那是給法務與調查用的，一般使用者沒有入口把它撈回來。

Tinrec 這邊沒有「到期自動刪除」的機制，刪除走的是回收站路線，30 天內可自行恢復。

→ 本維度：兩者目的不同，一個為合規、一個為日常工作。若你要的是「我自己能救回來」，Tinrec 更符合直覺。

維度 4｜跨平台與跨團隊的統一管理

Teams 的保留原則管的是 Teams 裡的內容。如果同一場討論跑到 Zoom 或 Google Meet，那就是另一套紀錄方式，資料散在不同地方。

Tinrec 桌面版透過採集電腦系統聲音，可以處理在電腦上播放的 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 會議，不需要邀請會議機器人加入。所有的會議錄音與逐字稿統一收在同一個資料庫裡。

要留意的是，這是「使用者主動開啟 Tinrec 發起錄製」，不是自動加入所有日曆會議，也不代表與這些平台存在官方合作。

→ 本維度：跨平台統一存放，Tinrec 勝出。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

維度 5｜成員異動時，資料歸誰

Teams 的會議錄音放在主辦人的 OneDrive，這在人員流動時是個現實問題。另外，微軟文件也點出外部使用者的邊界：如果外部使用者是用另一個 Microsoft 365 組織的帳號加入，你的保留原則無法刪除該使用者的訊息，因為訊息存在對方租用戶的信箱裡。

Tinrec 團隊版則把資源歸屬講清楚：團隊資源歸團隊所有，不歸上傳者個人所有。成員退出、被移除或失去席位時，需將其負責的團隊資源交接給其他有效成員。這裡也要分清楚角色與席位——角色決定誰能管理團隊，席位決定誰能錄製、上傳、編輯與匯出；有效但沒有席位的成員仍可查看、播放與閱讀團隊資料。

→ 本維度：團隊資產的歸屬設計上，Tinrec 更貼近「公司資料不隨人走」的需求。

各有什麼獨特優勢？

Microsoft Teams 內建保留的強項：

合規留檔與 eDiscovery 能力完整，適合有法務、稽核需求的組織。
涵蓋範圍不只會議，還包括聊天訊息、頻道訊息與私人頻道訊息。
已含在既有 Microsoft 365 授權內，不需要另外採購工具。

Tinrec 的獨特優勢：

不需會議機器人加入，桌面版直接採集系統聲音，線上會議不會多出一個與會者。
中文與中英混合會議體驗是重點，支援即時翻譯與雙語查看，也能用團隊熱詞維護專業術語。
會後工作流完整，從摘要、章節、待辦到 AI 問答、多格式匯出與 Agent 後處理。
團隊治理有一定深度，包含成員、角色、席位、用量分析、稽核日誌與音訊回收站。
團隊版付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享匯入額度，有效套餐下即時錄製目前不按分鐘扣減。

4 步驟實作：把 Teams 會議真正留下來

步驟 1：先決定你要留的是「狀態」還是「資料」

如果只是會議中要處理一通插撥，用 Teams 內建的保留狀態就好，接聽另一通電話會自動觸發。

如果你要留的是錄音、逐字稿和會後可用的內容，繼續往下走。

步驟 2：Teams 原生路線——把 OneDrive 納入保留原則

進到 Microsoft Purview 建立保留原則時，記得地點要多選一個「主辦方的 OneDrive 帳號」，因為會議錄音與逐字稿是檔案，不歸 Teams 訊息那條原則管。Teams 聊天與頻道訊息則另外用 Teams 位置的原則處理。

同一個入口進去，把兩件事分開設，才不會出現「我明明設了保留，錄音卻不見了」的狀況。

步驟 3：Tinrec 路線——多一份不依賴帳號狀態的備份

下載 Tinrec 桌面版，選擇系統聲音作為來源，開始錄製 Teams 會議。整個過程不需要邀請任何機器人進會議室，與會者看到的與會名單不會多一個人。

會議結束後，逐字稿、摘要與章節會自動產生，需要時還能針對內容追問。

步驟 4：把資料放進團隊空間，設定席位與交接

如果這是團隊要共用的會議資產，建立團隊空間、用加入連結邀請成員，並依實際需要分配席位。成員異動前，先完成資源交接，避免資料跟著個人帳號一起停用。

常見問題

Q1：Teams 會議中要怎麼讓自己進入保留狀態？

目前沒有穩定統一的手動按鈕。系統層級的觸發方式是：在 Teams 會議中接聽商務用 Skype 電話，會將 Teams 會議設為保留，反之亦然。部分版本介面可從會議下方三點圖示選擇暫停自己，但不同版本可見度不一。

Q2：我設了 Teams 保留原則，為什麼會議錄音還是消失了？

因為 Teams 保留原則不包含與 Teams 一起使用的電子郵件和檔案。會議錄音與逐字稿屬於檔案，走的是 OneDrive 或 SharePoint 的位置政策，需要另外設定。

Q3：被保留原則刪掉的訊息還救得回來嗎？

一般使用者沒有入口。資料可能仍存在合規性系統管理員設計的安全位置，供 eDiscovery 搜尋使用，但那屬於法務與調查流程，不是日常復原功能。

Q4：外部來賓在會議中的發言會被保留嗎？

要看對方的帳號來源。如果外部使用者是用另一個 Microsoft 365 組織的帳號加入，你的保留原則無法刪除該使用者的訊息，因為訊息存在對方租用戶的信箱中；但同一場會議裡，你自己的訊息仍可能被原則處理。

Q5：Tinrec 需要機器人加入 Teams 會議嗎？

不需要。Tinrec 桌面版是採集電腦的系統聲音來處理線上會議，前提是使用者主動開啟錄製，並非自動加入所有日曆會議。

Q6：免費版夠用嗎？

如果你只是偶爾整理一段錄音，先用免費版體驗錄音、匯入、摘要與轉寫的流程是合理的。若每週都有穩定會議量，或需要團隊共享與席位管理，再考慮團隊版。價格與權益請以正式購買頁面為準。

Q7：錄音前需要注意什麼？

請遵守當地法律規範，並在需要時取得與會者同意。重要決策內容建議搭配逐字稿時間點與錄音回放核對，不要把 AI 輸出當成唯一依據。

總結：你該選誰？

如果你需要的是合規留檔、eDiscovery 與稽核能力，而且公司本來就有 Microsoft 365 授權 → 用 Teams 內建的 Purview 保留原則，但記得把 OneDrive 位置一起納入設定。
如果你只是想在會議中短暫抽離處理插撥 → 用 Teams 內建的保留狀態，接聽另一通電話即會觸發。
如果你要的是「會議錄音一定留得住、逐字稿能直接拿來用」 → Tinrec 的路徑更短，桌面版錄完就有逐字稿、摘要與待辦。
如果你的會議分散在 Teams、Zoom、Google Meet 多個平台 → Tinrec 可以統一收在同一個資料庫。
如果你在意的是團隊資料不隨人走 → Tinrec 團隊版把資源歸屬、席位與交接機制講清楚了。

一句話總結：Teams 的保留原則是為合規設計的，Tinrec 是為「會議後要拿來工作」設計的。兩者不衝突，很多團隊其實是兩套並行——合規歸合規，日常工作流歸日常工作流。建議先想清楚你要留的是哪一種「保留」，再決定要花時間設定哪一套。