2026年銷售會議記錄怎麼寫？5步驟App範例教學

銷售會議記錄最常見的兩種寫法，都不好用

我看過最多的銷售會議記錄，是把整場對話一字不漏打下來。兩小時的會議變成八千字逐字稿，然後沒有人會再打開它。

另一種極端是三行結案：「客戶有興趣，下週再聯絡。」

兩種寫法都缺同一件事：這份記錄是給誰看的、他看完要做什麼。

銷售會議記錄的讀者通常有三個：明天要接手同一家客戶的同事、想看推進進度的主管，還有三個月後想不起細節的自己。他們不需要逐字稿，他們需要的是「客戶要什麼、卡在哪、誰答應了什麼、下一步是什麼時候」。

所以問題從來不是打字速度，是你坐進會議室之前，有沒有先決定要記哪幾欄。

以下 5 個步驟，是我目前整理銷售會議記錄的固定流程。工具我用 Tinrec（秒聽錄音）示範，但方法本身換任何工具都成立。

開始之前｜你需要準備什麼

一台手機：線下拜訪、電話、展場用（Tinrec 有 iOS 與 Android）
一台電腦：處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 這類線上會議
一份你慣用的欄位清單（下面 7 個區塊可以直接拿去用）
會議開頭告知與會者會錄音，必要時取得同意（依當地法規與公司規範）
穩定的網路連線，即時轉寫需要連網

步驟 1｜先定好欄位：銷售會議記錄只要 7 個區塊

這一步的目的，是讓你在會議進行中就知道要聽什麼，而不是事後回想。

我把銷售會議記錄固定成 7 個區塊：

基本資訊：會議名稱、日期時間、形式（拜訪／線上／電話）、雙方與會者職稱姓名
客戶現況：公司規模、目前使用中的做法、這次見面的起因
需求與痛點：客戶自己說出口的話，盡量保留原句
預算與決策：預算範圍、決策者、採購流程、預計時程
疑慮與異議：客戶猶豫的點，包括他沒明說的比較對象
我方承諾與待辦：誰、做什麼、什麼時候給
下次跟進：日期與預計推進的動作

為什麼是這 7 個？因為它們剛好回答三句話：這家客戶現在在哪、為什麼卡住、我們下一步做什麼。

一份記錄只要能回答這三題就算合格，字數多少不重要。

空白範本（可直接複製）

會議名稱：日期時間：形式：□拜訪 □線上 □電話我方與會：客戶方與會：

一、客戶現況

二、需求與痛點（保留客戶原句）

三、預算與決策預算：決策者：流程：時程：

四、疑慮與異議

五、我方承諾與待辦

事項	負責人	期限

六、下次跟進日期：目標動作：

填好的樣子（以下為虛構案例示範）

會議名稱：晨光科技第二次方案說明日期時間：2026/03/12 14:00-14:45，線上我方與會：業務 Amber、解決方案顧問 Kevin 客戶方與會：營運經理 W、採購專員 L

一、客戶現況約 30 人的 SaaS 公司，目前用試算表加通訊群組管理客戶往來。去年換過一次工具，導入失敗。

二、需求與痛點客戶原句：「我們不是缺紀錄，是找不到三個月前客戶說過什麼。」另一個在意點：業務離職後，客戶往來資料要留在公司。

三、預算與決策預算：年約形式，落在既有工具預算內（金額待採購確認）決策者：營運經理 W 主導，採購 L 走流程，執行長最終簽核時程：希望在 4 月前完成採購

四、疑慮與異議

擔心團隊不願意改變習慣，尤其資深業務
詢問如果不再續約，資料能不能帶走
沒明說，但反覆提到「上次那套」的導入經驗

五、我方承諾與待辦

事項	負責人	期限
寄出 3 人團隊試用連結與兩週導入計畫	Amber	3/14
提供資料匯出與保存方式說明	Kevin	3/16

六、下次跟進 3/19 線上，確認試用進度並爭取執行長時間。

步驟 2｜會議開始時就按下錄音，讓 App 邊錄邊轉

目的：把「記憶」換成「原句」，你才有餘裕聽客戶說話，而不是低頭打字。

線下拜訪或電話，手機放桌上打開 Tinrec 錄音，畫面會即時出現逐字稿。線上會議用桌面版，它採集電腦的系統聲音，不需要把一個會議機器人邀請進會議室。這點在客戶面前差別很大，很多人看到陌生機器人加入會問「這是誰」。

為什麼要即時而不是事後再轉？因為你在會議中就能看到剛才那句關鍵話有沒有被正確辨識，必要時當場請對方再說一次。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

（此處示意圖：會議室裡手機放在桌面中央，螢幕上的逐字稿隨對話往上滾動，對面坐著兩位客戶）

步驟 3｜會後 10 分鐘，只校對四種字

目的：把逐字稿變成可信的紀錄，但別把時間花在改錯字。

我只校對四類：人名、公司與產品名、數字（金額、日期、席次）、以及客戶的原話。其他語氣詞、贅字一律放過。

如果團隊常有固定術語，把它們加進熱詞設定，下次辨識會穩一些。中英夾雜的會議可以切成雙語檢視，確認關鍵句沒有被誤解。

完成後，你手上是一份可以引用的原文，而不是一份回憶。

步驟 4｜讓 AI 整理摘要、章節與待辦，你只負責判斷

目的：把 45 分鐘的對話壓成 30 秒能讀完的結構。

Tinrec 會自動產出摘要、章節與待辦。我的用法是把它當草稿，不是當答案。

先看章節對不對。如果 AI 把「預算」歸到「疑慮」底下，代表這場會議的重心跟我原本以為的不一樣，這本身就是有用的訊號。

再看待辦。把「寄資料」這種模糊動詞改成「3/14 前寄出試用連結與導入計畫」，並補上負責人。AI 抓得出動作，抓不出你公司的分工。

最後把步驟 1 的 7 個區塊填完，這時你已經有一份旁人看得懂的記錄。

（此處示意圖：筆電畫面左側是逐字稿，右側是摘要與待辦清單，游標停在待辦項目上準備修改）

步驟 5｜匯出與共享，讓記錄變成團隊的資料而不是你的檔案

目的：讓這份記錄在三個月後還找得到、還有人用。

匯出成團隊慣用的格式帶進現有工作流，也可以送到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 這類工具繼續編輯。

如果同一個客戶會被兩個人服務，把資料放進團隊空間會比放在個人帳號裡妥當。Tinrec 的團隊版是獨立的團隊空間：資料歸團隊所有，成員退出或失去席位時要交接給其他成員，不會跟著個人帳號消失；管理端可以管角色、席位、用量與操作紀錄。音檔誤刪還能在回收站恢復。

要注意的是，團隊版目前以團隊級共享為主——有效成員可以查看、播放、閱讀團隊資料，但要拿到席位才能錄音、上傳、編輯、匯出。它不是檔案等級的權限系統，這點在跟 IT 或法務說明時要先講清楚。

常見問題與排解

Q：一定要先取得客戶同意才能錄音嗎？要。錄音涉及當地法規與公司規範，會議開頭一句「這場我會錄音做成紀錄，方便會後寄給你」通常就夠，必要時留下書面同意。

Q：客戶講很快、中英夾雜，轉出來很亂怎麼辦？優先確認錄音品質：手機靠近說話者、減少背景噪音，並把常用術語加進熱詞。轉寫結果一定需要人校對，尤其是金額與日期，重要內容建議回頭核對原音時間點。

Q：免費版夠我用嗎？免費版提供基礎額度，可以先拿一場會議把流程跑一遍。只是短期密集拜訪，週卡比月卡合理；每週都有穩定會議量，Pro 月卡或年卡更合適。團隊則要看席位數與共享導入額度，實際價格與權益以正式購買頁為準。

Q：團隊版跟「大家共用一個帳號」差在哪？差在資料歸屬與治理。共用帳號無法區分成員、無法交接，也查不到誰做了什麼；團隊版有角色、席位、用量分析與操作紀錄，成員離職時資料留在團隊。

進階技巧｜讓這套流程再省一半時間的 3 個做法

用 AI 問答回顧舊紀錄。跟同一家客戶第三次見面前，直接問「上次這位客戶提到預算時說了什麼」，比翻三份紀錄快。這是純逐字稿工具做不到的，因為它需要跨會議的語意檢索。
把行業術語養成熱詞庫。產品名、競品名、客戶內部專案代號，養一次，之後每場會議都受益。
會後直接生成拜訪報告或表格。用 Agent 後處理把這場會議變成主管要的格式，你只補判斷與建議。

如果你不用 Tinrec，還有這些選擇

Otter.ai 與 Fireflies.ai 在英文商務會議與會議自動化上很成熟，如果會議九成是英文，值得評估。Notta 的多語言轉寫與字幕能力也不錯。Granola 同樣採無機器人方式做會議筆記，但它不保留會議音檔、也不支援上傳既有錄音，需要回頭核對原音或整理歷史檔案時會受限。若你的場景是中文會議加上會後整理與團隊沉澱，Tinrec 的組合比較貼合。