録音を Tinrec に任せて、数分で文字起こしと要約を作成
音声・動画のアップロード、多言語文字起こし、AI 議事録、タスク抽出に対応
金曜日の午後4時、会議が終わったばかり。上司が振り返って言いました。「今日の議事録、退勤前にみんなにメールして。」あなたは空のメールを開き、頭に浮かぶのはただ一言——さっき一体何が決まったんだっけ？
議事録メールが難しいのは、書き方を知らないからではなく、そのまま使える骨組みがないからです。この記事では、すぐにコピーできるテンプレートと、よくある3つのシーン別のアレンジ方法をまとめました。次に頼まれたときは、内容を埋めるだけで送信できます。
議事録メールに含めるべきもの：4つの必須ブロック
議事録の目的は「情報を平らにすること」で、出席していない人でも理解できるようにすることです。ですから、言葉は平易にし、華やかな表現や個人の略語は使わないようにしましょう。
使える議事録メールには、通常次の4つのブロックがあります：
- 会議情報：会議名、日時、形式、進行役、記録者、出席者と欠席者のリスト
- 議論のポイント：各議題につき短い段落で、重要な結論だけを書き、誰が何を言ったかは書きません
- 決議事項：「会議で決定したのは……」と明確に書き、読者に推測させないようにします
- アクションアイテム：誰が、何を、いつまでに完了するか、この3つは欠かせません
順序は固定することをお勧めします。フォーマットが一貫していれば、受信者は3秒で自分が担当する項目を見つけられます。
3つのシーン別議事録メールテンプレート
テンプレート1｜定例会議
件名：【議事録】2026/03/12 マーケティング定例会議
皆さん、お疲れさまです。
本日のマーケティング定例会議の議事録を添付します。アクションアイテムと締め切りをご確認ください。
一、会議情報 日時：2026/03/12（木）14:00–15:00 形式：Google Meet｜進行：Amy｜記録：あなた 出席：Amy、Ben、Cindy｜欠席：David
二、議論のポイント
- Q2キャンペーン日程：4月は新製品を主軸、5月は会員特典を組み合わせることを確認。
- 素材進捗：メインビジュアルは完成、ショート動画はあと3本不足。
三、決議事項 4/10までに新製品ランディングページを公開完了。
四、アクションアイテム Ben｜ショート動画台本3本を提供｜3/18 Cindy｜KOL見積もりを確認｜3/20
漏れや修正が必要な場合は、3/13正午までにご返信ください。
よろしくお願いします。
テンプレート2｜顧客会議
顧客向けの議事録では、「約束事項」を明確に書くことが重要で、後の認識のずれを防ぎます。
議論のポイントを「顧客の要望と考慮点」に置き換え、「当方の約束」を追加します：
顧客の要望と考慮点
- 6月までに導入を完了し、繁忙期を避けたい。
- データ出力形式に懸念があり、サンプルが必要。
当方の約束 3/25までにテストアカウントと出力サンプルファイルを提供。 3/28までに見積書を返信。
送信前に「当方の約束」の日付をもう一度確認しましょう。ここは顧客が最も追及してくる箇所です。
テンプレート3｜部門横断の意思決定会議
この会議は人数が多い場合、決議と責任の所在を定例会議より厳密に書く必要があります：
決議事項
- 新プロセスは4/1からカスタマーサポート部が主導し、マーケティング部が会員への通知を支援する。
- システム調整範囲はA案を基準とし、B案は来四半期の検討事項とする。
録音の整理を手作業から解放
音声・動画をアップロードするだけで、文字起こし、要約、タスクを自動作成
アクションアイテム カスタマーサポート部 Kevin｜トークスクリプト文書を完成｜3/22 マーケティング部 Ivy｜会員通知メールの下書き｜3/25 エンジニアリング部 Ray｜フィールド調整工数の確認｜3/20
決議は「会議で決定」と書き、「皆が思うに」ではなく、後で確認したときに言い分が食い違わないようにします。
作成時によくある3つの間違い
一、議事録を逐語録にしてしまう。 1時間の会話全文を必要とする人はいません。受信者が知りたいのは、何が決まったか、誰が何をするか、いつまでに完了するかだけです。
二、アクションアイテムを「チームがフォローする」と書く。 この表現は担当者がいないのと同じです。「Benが3/18までに台本を提供する」と変えれば、追跡できます。
三、翌日まで書くのを延ばしてしまう。 当日に書くのが一番早いです。延ばすほど忘れることが増え、最後は記憶を頼りに再構築することになり、かえって時間がかかります。
議事録の下書きをもっと早く作るには？ツールの活用も
会議がコンピュータ上で行われている場合（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexなど）、聞きながらメモを取るだけでなく、ツールにまず下書きを生成させ、それをメール用に書き直すこともできます。
Tinrecは、個人とチーム向けのAI会議記録・コラボレーションツールです。デスクトップ版はコンピュータのシステム音声を直接取得し、会議ボットを招待することなく、会議中に逐語録を生成できます。会議後には自動で要約、章立て、アクションアイテムを生成し、ドキュメントや表などの形式でエクスポートして、そのままメールテンプレートに貼り付けて書き直せます。
同じ会議の議事録を毎週送る場合、チーム版がより便利です。チーム版は独立したチームスペースを提供し、会議データはチームに帰属し、新メンバーも過去の記録を振り返ることができます。管理者はメンバーの役割と席を管理し、使用量を確認し、監査ログと音声ゴミ箱でガバナンス問題に対処できます。プランについては、初回資格のあるチームは7日間のトライアル、1つの無料席、300分の共有インポート枠を利用できます。有料席は毎月2,000分のチーム共有インポート枠を提供し、有効な席でのリアルタイム録音は現在分単位で差し引かれません。実際の価格と特典は正式な購入ページを基準とします。
注意点として、AIが生成した内容は詳細を漏らす可能性があります。送信前に、重要な数字、日付、人名は録音や逐語録と照らし合わせて再確認することをお勧めします。また、録音前に現地の法規に従い、参加者の同意を得ることを忘れないでください。
よくある質問
Q1：議事録メールは誰に送るべきですか？ すべての参加者に加え、結果を知る必要があるが出席しなかった関連メンバーにも送ります。欠席者はしばしばこのメールを最も必要とする人です。
Q2：会議終了後、どのくらいで送るべきですか？ 当日が最善、遅くとも翌日の午前中です。遅すぎると、会議の記憶が食い違い始めます。
Q3：議事録はどの程度詳細に書くべきですか？ 決定とアクションのみを書きます。議論の過程での様々な意見は、その後の実行に影響しない限り、収録する必要はありません。
Q4：アクションアイテムには必ず締め切りを設定すべきですか？ 設定することをお勧めします。日付のないアクションアイテムは、通常次回の会議までずるずると引き延ばされ、また取り上げられます。
Q5：ツールで生成した議事録をそのまま送信してもいいですか？ お勧めしません。AI要約は整理時間を節約できますが、数字、専門用語、約束事項を人間が確認し、あなたの口調に書き直す必要があります。
Q6：チーム版のデータはメンバーが退職したら消えますか？ 個人が持ち去ることはありません。チームリソースはチームに帰属し、メンバーが退出または削除された場合、担当していたチームリソースを他の有効なメンバーに引き継ぐことができます。
参考資料
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