建立更具包容性職場文化的7個會議技巧

隨著近年來工作環境的演變，最令人歡迎的改變之一，便是朝向建立更具包容性的文化發展，確保來自不同背景的聲音都能被聽見與重視。這不僅讓員工感受到歸屬感，根據德勤2026年全球人力資本趨勢調查，93%的受訪者認為，這種歸屬感更能提升整體組織表現。

雖然打造包容性文化需從多方面著手，但「會議」的規劃與執行卻常被忽略。以下是7個實用建議，幫助你讓每次會議更公平、更包容。

1. 讓與會者有時間準備

許多人因社交焦慮或內向性格，在即興發言時容易緊張。若未給予預備時間，他們可能整場會議都在擔心如何開口，而非專注於內容。

建議在會議前24至48小時提供議程，讓每位成員都能預先思考觀點。使用秒聽錄音可同步生成議程筆記，協助團隊成員提前掌握重點，提升參與意願。

混合型會議中，現場與遠距成員之間常存在互動落差。遠端同事可能被忽略或難以插話。

主持人應主動引導雙方對話，例如定時點名遠距成員發言。更進一步，可考慮讓所有成員皆遠端參與，創造完全平等的交流環境。透過秒聽錄音助手自動記錄並即時轉文字，確保每個人的發言都被完整保留。

聽力受限的同事可能難以跟上口語討論。啟用即時轉錄字幕能有效改善此問題。

秒聽錄音支援中文、英文、日文、粵語、閩南語等多語言即時轉錄，並可無縫整合Zoom等視訊平台。只需連結帳戶，系統便會自動將對話轉為文字並顯示字幕，讓每位與會者都能同步理解內容。

某些人天生較具主導性，可能無意識地壟斷發言時間。指派一位會議協調者，適時邀請安靜成員分享意見，並平衡「發言權」的流動，是促進多元對話的關鍵。

當有人勇敢發言後卻遭忽視，將嚴重打擊其未來參與意願。簡單一句「謝謝你的分享」或「這個觀點很有價值」，就能讓人感受到被重視。

協調者應特別留意是否有未被回應的意見，並適時帶出討論。會議結束後，也可透過秒聽錄音的AI摘要功能，確認所有要點皆已被記錄與追蹤。

安排會議時，避免只邀請特定群體或活躍成員。有意納入不同部門、職級、文化背景的同事，才能帶來更全面的觀點。

尤其涉及跨團隊決策時，務必邀請實際受影響的成員參與，確保決策過程公平且具代表性。

沒有人能一次做到完美。會後主動詢問參與者的感受與建議，是持續優化會議品質的關鍵。

可透過匿名問卷或一對一溝通收集意見。若團隊成員反映「聲音未被聽見」，請務必採取具體行動改進。使用秒聽錄音生成的會議紀錄與待辦清單，可作為後續改善的依據，展現對回饋的重視。

建立包容性文化，不只是政策宣示，而是體現在每一次會議的細節中。透過以上7個技巧，並善用秒聽錄音的即時錄音、語音轉文字、AI摘要與待辦事項生成功能，你能逐步營造一個讓每位成員都感到被尊重、被聽見的工作環境。

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