【教學】2026年Teams會議文字檔：開啟謄寫+無機器人轉錄完整步驟

為什麼你需要在意 Teams 會議文字檔

我每週大概要開 15 場會，其中一半以上在 Microsoft Teams 上進行。以前最讓我頭痛的不是開會本身，而是會後整理。尤其是那種跨部門協調會，討論到最後出現三個決策、五個待辦，還有人說「這個我回去確認一下」。當下以為自己記住了，結果兩天後老闆問我「上次會議結論是什麼」，我翻筆記翻了 3 分鐘還是湊不齊。

後來我才意識到，與其靠手寫筆記追會議，不如讓會議進行中就自動產生文字檔。這篇把我自己用過的三條路整理出來：Teams 內建謄寫、Teams 錄製後轉錄，以及用 Tinrec 這類無機器人工具直接錄電腦系統聲音。你可以依照自己的會議情境挑適合的做法。

Teams 內建謄寫：最直接但有限制

Microsoft Teams 本身有「謄寫」功能，可以在會議進行中把語音即時轉成文字。操作位置在會議畫面中，選擇「錄製及轉錄」後開啟謄寫。啟用後，系統會自動轉換語音為文字，並標示發言者，讓你可以邊開會邊追蹤內容。

但這件事有幾個前提。首先，謄寫功能必須由會議召集人開啟，而且組織的系統管理員必須允許使用者啟用這項設定。如果你的公司 IT 政策關閉了謄寫，或是你只是參與者而非召集人，就可能根本看不到這個選項。

再者，Teams 內建謄寫產出的文字檔，通常依附在會議回顧中，後續要整理成正式會議紀錄、提取待辦事項，還是得靠人工複製貼上。對偶爾開會的人來說夠用；但對我這種每週十幾場會的人來說，光是把每一場的逐字稿撈出來整理，還是很花時間。

Teams 錄製後轉錄：適合會後處理

第二種做法是會議中先錄製，會後再把影音檔轉成文字。Teams 可以錄製會議，錄製完成後如果有開啟轉錄，系統會一併產生文字紀錄。如果會議當下沒有開啟謄寫，也可以事後用其他轉錄工具處理錄影檔。

這條路的好處是彈性較高，不用在會議當下分心操作。缺點是，如果你用的是外部轉錄工具，等於多了一道「會後上傳、等待轉寫」的程序。對需要當天交會議紀錄的人來說，時間上會比較趕。

第三種做法：用 Tinrec 無機器人錄製 Teams 會議

我自己現在最常用的方式，是開會時打開 Tinrec 桌面版，讓它直接採集電腦系統聲音。這樣做的好處是，不需要把額外的會議機器人加入 Teams 會議，與會者不會看到多出一個奇怪的參與者，會議畫面也比較乾淨。

Tinrec 的運作方式是：你在電腦上開啟 Teams 會議，同時啟動 Tinrec 的錄製功能，它會即時把會議語音轉成逐字稿。會議結束當下，文字紀錄已經完成，不用再等錄影檔轉檔。對需要在會後半小時內交出會議紀要的人來說，這省下的是實實在在的時間。

不只逐字稿，會後整理一起做

Tinrec 跟 Teams 內建謄寫最大的差別，在於它不只給你一份逐字稿。錄完之後，你可以直接讓它生成摘要、章節和重點，把一場一小時的會議拆成幾個區塊，快速回顧討論脈絡。它還能從會議內容中提取待辦事項，把「誰負責什麼、什麼時候完成」整理成清單。

我最常用的是 AI 問答功能。錄完一場會，直接問 Tinrec：「這次會議的結論是什麼？」「跨部門協調的下一步是什麼？」它會基於會議內容給出答案，不用手動翻三十頁逐字稿。這對會議很多、需要快速抓住重點的主管來說，幫助非常大。

中文會議與中英混合內容

Tinrec 對中文會議的支援是我選擇它的重要原因。台灣的職場會議很常中英夾雜，偶爾還會出現專有名詞或產品代號。Tinrec 可以處理中文、繁體中文與多語言會議內容，也支援即時翻譯和雙語查看。如果團隊有常用的專業術語，還能在團隊空間中設定熱詞，提高辨識效果。

不過要誠實說，任何語音轉文字工具都無法保證 100% 準確。實際效果會受到收音品質、背景噪音、口音、多人同時講話等因素影響。重要決策內容，我還是會對照逐字稿時間點回放錄音確認。

實際使用場景：一場跨部門會議怎麼用

舉我上週的實際例子。一場跨部門協調會，參與者有產品、工程、行銷三個單位，討論新功能上線時程。會議開始前，我打開 Tinrec 桌面版，啟動錄製，確認它已經在即時轉寫。會議過程中，我不用忙著抄筆記，只需要在討論到關鍵決策時，快速在旁邊記下時間點。

會議結束後，我先請 Tinrec 生成摘要，確認整體結論沒有遺漏。接著用待辦提取功能，把三個部門各自要跟進的事項拉出來，確認負責人和時間。最後再問它：「工程部門提出哪些風險？」把風險清單整理進會議紀錄。整份紀錄從會議結束到發出，大概花了 15 分鐘。以前做同樣的事，至少要一個小時。

選擇工具時可以留意的幾件事

如果你也在找 Teams 會議產生文字檔的做法，我會建議從這幾個面向評估。

第一是會議採集方式。能不能在不加入額外機器人的情況下錄製會議，這會影響會議體驗和隱私感受。

第二是轉寫之後的功能。只有逐字稿還不夠，摘要、待辦提取、AI 問答這些功能，才是真正省時間的地方。

第三是中文內容的處理能力。台灣的會議內容中英夾雜很常見，工具對中文和混用語言的支援程度，會直接影響實用性。

第四是團隊協作需求。如果你要把會議紀錄分享給團隊、讓成員查看歷史會議資料，就要考慮工具是否提供團隊空間、成員管理與共享權限。Tinrec 團隊版可以把會議逐字稿、摘要和待辦集中在同一個團隊空間，新成員加入後也能查看過去的會議資料，這對部門或專案團隊來說很實用。

總結：Teams 會議文字檔，哪種做法適合你

如果你的需求只是偶爾開會、想要一份會議逐字稿，Teams 內建謄寫就能應付。前提是你的組織有開啟這項功能，而且你是會議召集人。

如果你需要會後快速整理出會議紀錄、提取待辦、追蹤決策，尤其是每週開會很多、中文內容比例高的使用者，可以考慮用 Tinrec 這類無機器人錄製工具。它不需要額外硬體，桌面版直接採集系統聲音，錄完即時有逐字稿，後續摘要、問答和待辦整理都在同一個工具裡完成。

我會建議先用免費版試試看。用自己的 Teams 會議實際錄一場，感受一下轉寫效果和會後整理流程，這比看再多評測都直接。

參考來源

• 遠端開會不怕漏聽！在 Teams 會議進行中如何讓會議內容產生文字檔？超完整操作指引 - UpToGo
• 系統管理員 - 管理 Teams 會議的謄寫和輔助字幕 - Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Teams 會議如何自動記錄會議逐字稿 – 展碁國際 KS010S 微軟雲端知識庫
• 資訊補給站-不再手忙腳亂寫筆記 我要成為會議紀錄達人!
• 開啟 teams 中的『會議轉錄(謄寫)』與Copilot會議記錄、摘要功能