2026年如何設定Teams會議：4種排程方式與3個常忽略的重點

為什麼你的 Teams 會議常常卡在「有人進不來」？

很多人以為設定 Teams 會議只是把連結複製出去。

實際上，真正出問題的往往是會議選項、候客室、音訊視訊權限這些後續設定。

這篇會從 Teams 行事曆、頻道、Outlook 三種排程方式講起，再帶你檢查會議建立後最常忽略的幾個地方。

方式一：從 Teams 行事曆排定一般會議

這是最常見的做法，適合多數內部會議或客戶通話。

步驟 1：開啟 Teams 行事曆

在 Teams 左側點選「行事曆」。

接著選擇一個時段，或直接點選右上角的「新增會議」。

步驟 2：填寫會議基本資料

輸入會議標題、開始與結束時間。

在「新增出席者」欄位加入參與者，可以輸入同組織成員或外部來賓的電子郵件。

如果畫面上出現「Teams 會議」選項，建議保持開啟，這樣邀請中才會自動帶入線上會議連結。

步驟 3：檢查排程小幫手

Teams 的排程小幫手可以查看參與者空閒時間，幫助你避開衝突時段。

這對跨部門或多人會議特別實用。

步驟 4：儲存並送出邀請

確認標題、出席者、時間和時區無誤後，點選「儲存」或「傳送」。

受邀者會收到含有會議連結的邀請，點選即可加入。

方式二：在團隊頻道中排定會議

如果這場會議與某個團隊的工作內容有關，建議使用頻道會議。

頻道會議的好處是，會議、聊天與相關資料都會留在該頻道中，團隊成員可以直接查看。

操作步驟

1. 進入目標團隊的頻道。
2. 點選頻道頂端的「排程會議」或「新增會議」。
3. 填寫標題、時間，並確認頻道欄位已選定。
4. 加入出席者後儲存。

頻道會議會出現在該頻道的貼文區，成員可以直接從頻道內加入，後續討論也比較容易延續。

方式三：從 Outlook 建立 Teams 會議

如果你的工作習慣是以電子郵件為中心，Outlook 會是比較順手的選擇。

Microsoft 的設計是，在 Outlook 排定的 Teams 會議會顯示在 Teams 行事曆中；反之，在 Teams 排定的會議也會同步到 Outlook。

操作步驟

1. 在 Outlook 行事曆中新增會議。
2. 點選「Teams 會議」按鈕，會議邀請中會自動加入線上會議連結。
3. 輸入標題、出席者與時間。
4. 確認會議選項後送出。

這個做法適合需要同時管理郵件、行事曆與會議邀請的使用者。

建立會議後，先檢查這 3 個地方

會議連結只是開始，以下設定會直接影響參與者能不能順利加入。

1. 會議選項

開啟已儲存的會議，進入「會議選項」。

重點檢查以下項目：

• 誰可以略過候客室
• 誰可以簡報
• 是否允許外部參與者直接加入

如果參與者缺乏背景資訊，或一直被擋在候客室，通常就是這裡沒有設定好。

2. 音訊與視訊設定

加入會議前，Teams 會讓你確認麥克風與攝影機。

建議先確認裝置權限已開啟，尤其是瀏覽器加入時，系統可能會詢問是否允許使用麥克風和相機。

3. 外部來賓的加入方式

外部參與者不一定需要 Microsoft 365 帳號。

他們可以從電腦或行動裝置點選連結，選擇「以來賓身分加入」或「在網頁上加入」。

若使用網頁版，建議使用 Microsoft Edge 或 Google Chrome，並允許瀏覽器存取麥克風與相機。

常見問題

Teams 會議需要付費嗎？

一般使用者只要有 Microsoft 365 或 Teams 帳號，就能排定並參加 Teams 會議。

外部來賓即使沒有 Microsoft 365 帳號，也可以透過會議連結以來賓身分加入。

為什麼外部人員一直進不來？

最常見的原因是會議選項中的候客室設定。

請確認是否允許外部參與者略過候客室，或由會議召集人在參與者到達時允許他們加入。

頻道會議和一般會議差在哪裡？

一般會議適合指定邀請名單的場合。

頻道會議則會把會議留在團隊頻道中，方便成員查看、加入與後續討論，適合與特定團隊直接相關的會議。

可以從手機設定 Teams 會議嗎？

可以。

在 Teams 行動版中進入行事曆，點選新增會議，填寫標題、時間與出席者後儲存即可。

如何知道參與者是否有空？

在排定會議時使用「排程小幫手」，可以查看受邀者的空閒與忙碌時段，幫助你選擇合適時間。

會議錄影會存在哪裡？

Teams 會議錄影通常會儲存在 OneDrive 或 SharePoint，實際位置會依會議類型與組織設定而異。

建議在會議結束後至會議聊天或頻道中查看錄製檔連結。

參考來源

• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 如何設定 Microsoft Teams 會議 | HiNoter Blog
• 管理參與者和來賓的會議原則 - Microsoft Teams | Microsoft Learn
• 使用 Teams 設定線上會議 - Microsoft 支援服務
• Teams 如何開啟線上會議 – 展碁國際 KS010S 微軟雲端知識庫