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為什麼你的 Teams 會議常常卡在「有人進不來」？
很多人以為設定 Teams 會議只是把連結複製出去。
實際上，真正出問題的往往是會議選項、候客室、音訊視訊權限這些後續設定。
這篇會從 Teams 行事曆、頻道、Outlook 三種排程方式講起，再帶你檢查會議建立後最常忽略的幾個地方。
方式一：從 Teams 行事曆排定一般會議
這是最常見的做法，適合多數內部會議或客戶通話。
步驟 1：開啟 Teams 行事曆
在 Teams 左側點選「行事曆」。
接著選擇一個時段，或直接點選右上角的「新增會議」。
步驟 2：填寫會議基本資料
輸入會議標題、開始與結束時間。
在「新增出席者」欄位加入參與者，可以輸入同組織成員或外部來賓的電子郵件。
如果畫面上出現「Teams 會議」選項，建議保持開啟，這樣邀請中才會自動帶入線上會議連結。
步驟 3：檢查排程小幫手
Teams 的排程小幫手可以查看參與者空閒時間，幫助你避開衝突時段。
這對跨部門或多人會議特別實用。
步驟 4：儲存並送出邀請
確認標題、出席者、時間和時區無誤後，點選「儲存」或「傳送」。
受邀者會收到含有會議連結的邀請，點選即可加入。
方式二：在團隊頻道中排定會議
如果這場會議與某個團隊的工作內容有關，建議使用頻道會議。
頻道會議的好處是，會議、聊天與相關資料都會留在該頻道中，團隊成員可以直接查看。
操作步驟
- 進入目標團隊的頻道。
- 點選頻道頂端的「排程會議」或「新增會議」。
- 填寫標題、時間，並確認頻道欄位已選定。
- 加入出席者後儲存。
頻道會議會出現在該頻道的貼文區，成員可以直接從頻道內加入，後續討論也比較容易延續。
方式三：從 Outlook 建立 Teams 會議
如果你的工作習慣是以電子郵件為中心，Outlook 會是比較順手的選擇。
Microsoft 的設計是，在 Outlook 排定的 Teams 會議會顯示在 Teams 行事曆中；反之，在 Teams 排定的會議也會同步到 Outlook。
操作步驟
- 在 Outlook 行事曆中新增會議。
- 點選「Teams 會議」按鈕，會議邀請中會自動加入線上會議連結。
- 輸入標題、出席者與時間。
- 確認會議選項後送出。
這個做法適合需要同時管理郵件、行事曆與會議邀請的使用者。
建立會議後，先檢查這 3 個地方
會議連結只是開始，以下設定會直接影響參與者能不能順利加入。
1. 會議選項
開啟已儲存的會議，進入「會議選項」。
重點檢查以下項目：
別再手動整理錄音
上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目
- 誰可以略過候客室
- 誰可以簡報
- 是否允許外部參與者直接加入
如果參與者缺乏背景資訊，或一直被擋在候客室，通常就是這裡沒有設定好。
2. 音訊與視訊設定
加入會議前，Teams 會讓你確認麥克風與攝影機。
建議先確認裝置權限已開啟，尤其是瀏覽器加入時，系統可能會詢問是否允許使用麥克風和相機。
3. 外部來賓的加入方式
外部參與者不一定需要 Microsoft 365 帳號。
他們可以從電腦或行動裝置點選連結，選擇「以來賓身分加入」或「在網頁上加入」。
若使用網頁版，建議使用 Microsoft Edge 或 Google Chrome，並允許瀏覽器存取麥克風與相機。
常見問題
Teams 會議需要付費嗎？
一般使用者只要有 Microsoft 365 或 Teams 帳號，就能排定並參加 Teams 會議。
外部來賓即使沒有 Microsoft 365 帳號，也可以透過會議連結以來賓身分加入。
為什麼外部人員一直進不來？
最常見的原因是會議選項中的候客室設定。
請確認是否允許外部參與者略過候客室，或由會議召集人在參與者到達時允許他們加入。
頻道會議和一般會議差在哪裡？
一般會議適合指定邀請名單的場合。
頻道會議則會把會議留在團隊頻道中，方便成員查看、加入與後續討論，適合與特定團隊直接相關的會議。
可以從手機設定 Teams 會議嗎？
可以。
在 Teams 行動版中進入行事曆，點選新增會議，填寫標題、時間與出席者後儲存即可。
如何知道參與者是否有空？
在排定會議時使用「排程小幫手」，可以查看受邀者的空閒與忙碌時段，幫助你選擇合適時間。
會議錄影會存在哪裡？
Teams 會議錄影通常會儲存在 OneDrive 或 SharePoint，實際位置會依會議類型與組織設定而異。
建議在會議結束後至會議聊天或頻道中查看錄製檔連結。
參考來源
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