2026年如何新建Teams会议？6步完整教程

开会最怕的不是讨论没结论，是连会议都建不起来。

我最近帮一个刚换工作的朋友看他的日程，他跟我说：「Teams 不是打开就会用吗？」

结果他每次开会前都手忙脚乱，一下找不到会议链接，一下不知道怎么把人加进来。

问题不在工具，在于他从来没有把「创建会议」的流程想清楚。

所以这篇文章，我想用最精简的 6 个步骤，带你走一次新建 Teams 会议的完整流程。

从电脑版 Teams、网页版，到直接在 Outlook 日程，三种场景一次讲清楚。

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先想清楚：你要创建哪一种会议？

很多人一打开 Teams 就急着按「新建会议」。

但其实在动手之前，你应该先分辨自己是哪一种情况。

情况一：你已经在 Teams 里面，想直接从日历创建会议。

情况二：你习惯用 Outlook 管理日程，希望在排程时顺便加上 Teams 会议。

情况三：你临时要和某个人开会，不想进日历，想直接从聊天窗口发起。

这三种场景的入口不同，但背后的逻辑是一样的。

先确认场景，才不会在错误的界面里绕圈子。

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步骤 1：从 Teams 日历创建新会议

最常见的做法，是从 Teams 左侧菜单进入「日历」。

（此处截图：Teams 左侧功能栏，箭头指向「日历」图标）

进入日历之后，你会看到右上角有一个「新建会议」的按钮。

点下去，会议设置窗口就会展开。

这个窗口就是整个会议的核心控制台。

你需要在完成三件事：会议名称、参与者、时间。

会议名称我建议不要只写「讨论」，要写清楚目的。

例如「项目 A 进度同步：确认上线时间」。

因为会议名称会直接显示在参与者的日历上，写清楚，大家才知道这场会要干嘛。

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步骤 2：添加参与者并决定会议权限

接着是「添加参与者」。

你可以直接输入同事的名字或 email，Teams 会自动带出建议。

如果要邀请外部人员，输入对方的 email 也可以。

但这里有一个很多人忽略的细节。

（此处截图：添加参与者字段，箭头指向外部来宾的识别标识）

外部参与者进会议时，通常会先进入会议大厅。

这是 Teams 默认的安全机制，避免不相关的人直接闯入。

你可以在会议选项中调整，决定外部人员是「直接进入」还是「需在大厅等待」。

我的建议是：内部例行会议可以放宽，但涉及外部厂商或客户时，保留大厅审核比较安全。

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步骤 3：设置时间与重复周期

时间设置看似简单，但魔鬼藏在细节里。

（此处截图：会议时间设置区域，箭头指向「重复」选项）

如果你开的是每周例会，不要一笔一笔手动创建。

直接在「重复」字段选择「每周」，Teams 会自动帮你排好一整串会议。

这样做有两个好处。

第一，会议链接会保持一致，参与者不用每周找新的链接。

第二，会议记录和聊天内容会集中在同一个会议系列里，之后要找资料方便很多。

但要注意，重复会议的设置应该在创建时就确认好。

事后要改周期，有时会影响到已经发出的邀请。

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步骤 4：从 Outlook 排程并添加 Teams 会议

如果你平时的日程都放在 Outlook，那更简单。

在 Outlook 中创建新的会议邀请时，直接点击工具栏上的「Teams 会议」按钮。

（此处截图：Outlook 会议邀请窗口，箭头指向「Teams 会议」按钮）

Outlook 会自动把 Teams 会议链接和详细信息带入邀请正文。

你只需要正常填写参与者、时间、内容，然后点击发送。

参与者收到的邀请信中，就会直接看到「加入会议」的链接。

这个方法特别适合原本就习惯用 Outlook 管理日程的人。

你不用另外打开 Teams，就能完成会议的创建与通知。

但要注意一个小地方。

如果你先把邀请存成草稿，Teams 的会议链接可能不会立刻显示。

等到你真正点击「发送」，链接才会正式生效。

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步骤 5：从聊天窗口直接发起即时会议

有些时候你根本不需要排程。

你只是临时想和某个同事快速讨论一件事。

这种情况下，进日历反而太慢。

直接打开你和对方的聊天窗口，点右上角的「视频通话」或「音频通话」按钮。

（此处截图：聊天窗口右上角，箭头指向视频通话图标）

会议会立刻开始，对方会收到来电通知。

如果你需要更多人在场，也可以在通话中陆续把其他人加入。

这种方式适合 15 分钟内的快速对焦。

但如果是需要事先准备资料的会议，我还是建议走正式的排程流程。

因为正式会议才有完整的会议记录、聊天串和录制功能。

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步骤 6：检查会议选项，避免现场混乱

会议创建完成之后，别急着关掉窗口。

花 30 秒检查一下「会议选项」。

（此处截图：会议选项页面，箭头指向「谁可以绕过大厅」与「谁可以演示」）

这里有几个关键设置。

第一，谁可以绕过大厅。

第二，谁可以演示。

第三，是否允许参与者自行开启麦克风和摄像头。

如果这是一场对外的重点演示，我会把演示权限限制在组织者。

如果是一场内部头脑风暴，就全部开放，让讨论更顺畅。

这些设置没有标准答案，重点是你要根据会议性质调整。

事前花 30 秒设置，胜过会议中花 5 分钟处理混乱。

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我的建议：把会议创建流程标准化

创建会议本身不难。

难的是每一次都重新想「我现在该点哪里」。

我的做法是建立一套自己的检查清单。

每次创建会议前，依次确认：会议目的、参与者、时间、权限、是否需要重复。

这五个项目想清楚了，操作其实不用 3 分钟。

工具是配角，流程才是主角。

当你把流程内化成习惯，Teams 会议就会从「每次都要想一下」变成「条件反射」。

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快速上手指南

1. 打开 Teams，进入左侧「日历」。
2. 点击「新建会议」。
3. 填写清晰的会议名称与参与者。
4. 设置时间，必要时开启「重复」周期。
5. 检查会议选项中的大厅与演示权限。
6. 点击「发送」，完成会议创建。

逐步测试这 6 个步骤，你也能建立一套属于自己的会议流程。

参考来源

• — 电脑版使用教学— Teams 会议
• 通过 ID 加入 Microsoft Teams 会议 | Microsoft Teams
• 从 Outlook 排程 Microsoft Teams 会议 - Microsoft 支持
• 在 Microsoft Teams 中加入会议 - Microsoft 支持
• 加入 Teams 会议 - Microsoft 支持