2026年如何设置Teams会议：5步实测教程，从排程到加入一次看懂

你有没有算过：一周里面，你花了2小时在联系开会时间，又花了1小时在确认会议链接、提醒出席者、处理加入权限——真正开会的时间反而被这些琐事吃掉一半。

Microsoft Teams的会议设置其实不复杂，但大多数人只会按“新建会议”就发送，没有检查会议选项，结果会议开始时有人进不来、有人不能演示、有人找不到链接。

这篇文章我实际把Teams会议从排程到加入的流程跑了一遍，整理成5个步骤，也把会议选项、频道会议、Outlook排程的差异一并说明。

Teams会议设置是什么？

Teams会议设置指的是在Microsoft Teams中创建在线会议时，从选择会议类型、添加出席者、设定时间，到调整会议选项（例如谁可以演示、是否开启候诊室）的完整流程。

一般来说，排程会议最常用的入口是Teams左侧的“日历”。如果你的工作流程以电子邮件为主，也可以从Outlook排程，两者会同步。

核心功能与使用场景

Teams会议设置主要有三种场景：

• 一般日历会议：适合指定邀请名单，例如内部讨论、客户通话。
• 频道会议：适合会议内容需要留在特定团队频道的场景，成员可以从频道直接加入。
• Outlook排程：当电子邮件是你主要的工作入口，且账户支持Teams集成时使用。

另外，会议选项中的“谁可以演示？”、“候诊室”与“匿名参与者”设置，会直接影响外部来宾能否顺利加入。

使用教程：如何设置Teams会议

步骤1：打开Teams并进入日历

打开电脑上的Microsoft Teams，点击左侧的“日历”。

如果你习惯用网页版，可以从office.com登录后打开Teams。

步骤2：新建会议并填写基本信息

在日历中选择一个时间段，或点击右上角的“新建会议”。

接着输入会议标题、开始与结束时间。如果需要邀请人员，在出席者字段添加参与者，外部来宾也可以在这里输入Email。

步骤3：选择会议类型与频道

如果会议需要留在团队对话中，可以在会议设置中选择对应的团队频道。频道会议的好处是，会议链接与后续讨论会集中在同一个频道。

一般内部或客户会议，使用默认的普通会议即可。

步骤4：检查会议选项

发送邀请前，先打开“会议选项”确认几件事：

• 谁可以演示？ 默认通常是“所有人”，若只想让特定人员演示，改为“仅我”或“特定人员”。
• 候诊室：决定外部来宾是否需要经过允许才能进入。
• 匿名参与者：确认是否允许没有Microsoft 365账户的人加入。

Microsoft的文档也提到，“谁可以演示？”的原则会影响所有会议，包括“立即开会”。

步骤5：保存并发送邀请

完成后点击“保存”或“发送”，出席者会收到会议邀请。

建议重新打开已保存的会议，确认标题、组织者、来宾名单、时间、时区与会议选项都正确。很多人跳过这个验证步骤，到会议当天才发现链接或权限有问题。

来宾如何加入Teams会议？

没有Microsoft 365账户的人，可以从电脑或移动设备直接点击会议链接加入。

系统会提供两个选项：“改为下载Windows应用”或“改为加入网页”。如果使用网页版，建议用Microsoft Edge或Google Chrome。

浏览器可能会询问是否允许使用麦克风和摄像头，务必允许，否则会议中会看不到也听不到。

常见问题

Teams会议一定要有Microsoft 365账户吗？

不用。来宾可以从电脑或移动设备直接加入，不需要Microsoft 365账户。

频道会议和普通会议差在哪里？

频道会议会与特定团队频道绑定，会议链接和后续讨论都会留在频道中；普通会议则适合指定邀请名单的场合。

如何从Outlook排程Teams会议？

在Outlook中新建会议时，如果账户支持Teams集成，可以直接添加Teams会议链接。排程后，会议会同步显示在Teams日历中。

为什么外部来宾进不来会议？

通常是会议选项中的候诊室或匿名参与者设置限制。请检查“会议选项”，确认是否允许外部来宾或匿名用户加入。

会议中如何邀请其他人？

进入会议后，可以从右侧工具栏邀请其他人员。一般来说，仅能邀请同组织成员或已成为组织来宾的人。

发送邀请后还能改会议选项吗？

可以。重新打开已保存的会议，进入“会议选项”即可调整演示者权限、候诊室等设置。

参考来源

• — 电脑版使用教学— Teams 会议
• 如何设定 Microsoft Teams 会议 | HiNoter Blog
• 管理参与者和来宾的会议原则 - Microsoft Teams | Microsoft Learn
• 使用 Teams 设定线上会议 - Microsoft 支持服务
• Teams 如何开启线上会议 – 展碁国际 KS010S 微软云端知识库