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あなたは計算したことがありますか？1週間の中で、会議時間の調整に2時間、会議リンクの確認や参加者へのリマインド、参加権限の処理に1時間を費やし、実際の会議時間よりもむしろこうした雑務に半分の時間を取られていることに。
Microsoft Teamsの会議設定は実は複雑ではありませんが、多くの人は「新しい会議」をクリックして送信するだけで、会議オプションを確認しないため、会議が始まると参加できない人、プレゼンテーションができない人、リンクが見つからない人が出てきます。
この記事では、Teams会議の予約から参加までの流れを実際に試し、5つのステップにまとめました。会議オプション、チャネル会議、Outlook予約の違いについても説明します。
Teams会議設定とは？
Teams会議設定とは、Microsoft Teamsでオンライン会議を作成する際に、会議タイプの選択、参加者の追加、時間設定から、会議オプション（プレゼンターの権限や待機室の有効化など）の調整までの一連の流れを指します。
一般的に、会議を予約する最も一般的な入り口は、Teams左側の「予定表」です。メール中心のワークフローであれば、Outlookから予約することもでき、両者は同期されます。
主な機能と利用シーン
Teams会議設定には主に3つのシーンがあります：
- 通常の予定表会議：招待者を指定する場合に適しています。社内ディスカッションや顧客との通話など。
- チャネル会議：会議内容を特定のチームチャネルに残したい場合に適しています。メンバーはチャネルから直接参加できます。
- Outlook予約：メールが主な作業入り口であり、アカウントがTeams統合をサポートしている場合に使用します。
また、会議オプションの「発表者を指定」、「待機室」、「匿名の参加者」の設定は、外部ゲストがスムーズに参加できるかどうかに直接影響します。
使い方：Teams会議を設定する方法
ステップ1：Teamsを開いて予定表に入る
パソコンでMicrosoft Teamsを起動し、左側の「予定表」をクリックします。
ウェブ版を使用する場合は、office.comからサインインしてTeamsを開くこともできます。
ステップ2：新しい会議を作成し、基本情報を入力する
予定表で時間枠を選択するか、右上の「新しい会議」をクリックします。
次に、会議のタイトル、開始時刻と終了時刻を入力します。参加者を招待する場合は、出席者欄に参加者を追加します。外部ゲストもここでメールアドレスを入力できます。
ステップ3：会議タイプとチャネルを選択する
会議をチームの会話に残す必要がある場合は、会議設定で対応するチームチャネルを選択します。チャネル会議の利点は、会議リンクとその後のディスカッションが同じチャネルに集約されることです。
一般的な社内会議や顧客会議では、デフォルトの通常会議で問題ありません。
ステップ4：会議オプションを確認する
招待を送信する前に、「会議オプション」を開いて以下の点を確認します：
- 発表者を指定：デフォルトは通常「全員」ですが、特定の人のみにプレゼンテーションを許可したい場合は、「自分だけ」または「特定のユーザー」に変更します。
- 待機室：外部ゲストが入室に承認を必要とするかどうかを決定します。
- 匿名の参加者：Microsoft 365アカウントを持たない人の参加を許可するかどうかを確認します。
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Microsoftのドキュメントによると、「発表者を指定」の原則は、「今すぐ会議」を含むすべての会議に影響します。
ステップ5：保存して招待を送信する
完了したら「保存」または「送信」をクリックすると、出席者に会議招待が送信されます。
保存した会議を再度開いて、タイトル、主催者、ゲストリスト、時間、タイムゾーン、会議オプションが正しいことを確認することをお勧めします。多くの人がこの確認手順を省略し、会議当日になってリンクや権限に問題があることに気づきます。
ゲストはTeams会議にどう参加する？
Microsoft 365アカウントを持たない人でも、パソコンやモバイルデバイスから会議リンクをクリックして直接参加できます。
システムは「Windowsアプリをダウンロードする」または「ウェブで参加する」の2つのオプションを提供します。ウェブ版を使用する場合は、Microsoft EdgeまたはGoogle Chromeを推奨します。
ブラウザがマイクとカメラの使用許可を求める場合があります。必ず許可してください。許可しないと、会議中に映像や音声が表示されません。
よくある質問
Teams会議にはMicrosoft 365アカウントが必須ですか？
いいえ。ゲストはパソコンやモバイルデバイスから直接参加でき、Microsoft 365アカウントは必要ありません。
チャネル会議と通常会議の違いは何ですか？
チャネル会議は特定のチームチャネルに紐付けられ、会議リンクとその後のディスカッションはチャネルに残ります。通常会議は、招待者を指定する場面に適しています。
OutlookからTeams会議を予約するには？
Outlookで新しい会議を作成する際、アカウントがTeams統合をサポートしている場合、Teams会議リンクを直接追加できます。予約後、会議はTeamsの予定表にも同期表示されます。
外部ゲストが会議に入れないのはなぜ？
通常、会議オプションの待機室や匿名参加者の設定が原因です。「会議オプション」を確認し、外部ゲストや匿名ユーザーの参加を許可しているかどうかを確認してください。
会議中に他の人を招待するには？
会議に入った後、右側のツールバーから他の人を招待できます。一般的に、同じ組織のメンバーまたは組織のゲストとして登録されている人のみを招待できます。
招待を送信した後でも会議オプションを変更できますか？
できます。保存した会議を再度開き、「会議オプション」から発表者権限や待機室などの設定を調整できます。
参考情報
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