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必要なのは「ボタンの場所」ではなく、「会議をどこから始めるか」
多くの人は、Teamsで新しい会議を開始するのは「そのボタンを見つけてクリックするだけ」だと思っています。
しかし、実際に悩ましいのは、ボタンが見つからないことではなく、会議が終わった後に通知が乱れたり、カレンダーが重複したり、チャット履歴が3か所に散らばったりすることです。
そこで、この記事ではTeamsで新しい会議を開始するいくつかの方法を紹介するだけでなく、「どのような場合にどの方法を使うべきか」という判断基準を確立するお手伝いをします。
なぜなら、「新しい会議を開始する」といっても、カレンダーから開始するのか、チャネルから開始するのか、チャットから開始するのかによって、背後にある会議の種類はまったく異なるからです。
開始地点を間違えると、使えないわけではありませんが、後で整理するコストが静かに増えていきます。
Teamsで新規会議を開始する前に、まずこの3つのポイントを明確にしましょう
第一に：この会議には「開始時刻が決まっている」か？
明確な時刻がある場合は、「会議のスケジュール」の方法を選ぶべきです。
時刻が決まっておらず、今すぐ人を集めて話し合いたい場合は、「今すぐ会議」が適しています。
この判断は簡単に聞こえますが、多くの人が臨時の議論を無理やりカレンダーに組み込んでしまい、結果的に「実際には時間通りに進まなかった」会議の記録がカレンダーにたくさん残ってしまいます。
第二に：この会議は「固定メンバーでの継続的なコラボレーション」か、「一度きりの打ち合わせ」か？
固定メンバーでの継続的なコラボレーションであれば、チームのチャネルから会議を開始すると、会議の記録や会話が自然とチャネル内に残ります。
一度きりの部門間コミュニケーションであれば、カレンダーから会議を作成して特定のメンバーを招待する方が、後で追跡しやすくなります。
第三に：会議終了後、「記録」をどこに残したいか？
これは多くの人が最も見落としがちなポイントです。
開始場所が異なると、後で追跡できる場所も異なります。会議自体は30分で終わっても、会議後に記録が見つからなければ、それ以上の時間を無駄にする可能性があります。
方法1：カレンダーから「会議のスケジュール」を開始する——最も正式な方法
時間、議題が決まっていて、事前に参加者を招待する必要がある会議の場合、これが最も確実な開始方法です。
Teamsの左側のメニューで「カレンダー」をクリックし、右上の「新しい会議」をクリックします。
すると、会議の詳細情報を入力するフォームが表示されます。
ここで入力するのは、会議名と時刻だけではありません。
より重要なのは「参加者を追加」フィールドです。同僚の名前を直接入力すると、Teamsが組織のアドレス帳から人物を自動的に表示します。
外部の参加者を招待する場合は、完全なメールアドレスを入力します。
（ここにスクリーンショット：Teamsの新しい会議フォーム。矢印が「参加者を追加」フィールドと「会議の開始/終了時刻」を指しています）
設定が完了したら「送信」をクリックすると、会議の招待状が自動的に参加者のメールボックスに送信されます。
この方法の最大の利点は、会議がTeamsのカレンダーとOutlookのカレンダーの両方に表示されることです。
普段の仕事のリズムが「まずカレンダーを見てから1日の予定を立てる」という場合は、カレンダーから会議を開始するのが最も一貫性のあるワークフローを維持できます。
この方法を使うべき場合
- 会議の時刻がすでに決まっている
- 複数の人を招待する必要があり、正式な会議招待状を送りたい
- 会議をOutlookのカレンダーに自動的に同期したい
- 事前に議題や会議前の資料を添付する必要がある
方法2：チームチャネルから「チャネル会議」を開始する——議論を適切な場所に残す
会議が特定のチームの定期的な議論、例えば毎週のプロジェクト進捗会議や部門定例会議である場合は、チャネルから会議を開始する方が良い選択です。
まず、会議を開催するチームに入り、対応するチャネルを選択します。
チャネル上部のメッセージ入力エリアの近くにある「会議」ボタンを見つけます。
（ここにスクリーンショット：チームチャネルのインターフェース。矢印がメッセージ入力エリアの上にある会議アイコンを指しています）
このようにして開始された会議には、自動的にそのチャネルのコンテキストが含まれます。
会議が終了すると、通話記録、チャット内容、さらにはその後の会議メモもすべてこのチャネルに残ります。
固定チームにとって、これは会議記録を「みんなが見える場所に移動する」ための追加の手間が不要になることを意味します。
この方法を使うべき場合
- 会議が固定チームの定期的な議論である
- 会議記録をチャネルのコンテキストに自然に残したい
- 参加者のほとんどが同じチームのメンバーである
- 個別の会議招待メールを作成したくない
方法3：チャットから「今すぐ会議」を開始する——その場の議論を無理にスケジュールしない
突然発生する議論もあります。
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誰かやグループとチャットしているときに、文字では伝えきれず、直接会議を開いて話し合う必要があると気づくことがあります。
このような場合は、カレンダーに飛んで別の会議を作成しないでください。
チャットウィンドウの右上にある「ビデオ通話」または「音声通話」ボタンをクリックするだけで、チャットを即座に会議にアップグレードできます。
（ここにスクリーンショット：グループチャットウィンドウの右上。矢印がビデオ通話アイコンを指しています）
グループチャットの場合、他の参加者は自分のチャットリストでこのグループの会議が開始されたことを確認でき、クリックするだけで参加できます。
この方法の最も貴重な点は、「私たちはもともとこの件について話し合っていた」というコンテキストを保持できることです。
会議後に「さっきの会議で何を話したか」を振り返りたい場合、元のチャットスレッドをさかのぼるだけで、前後の文脈がすべて残っています。
この方法を使うべき場合
- 議論が突然発生した
- 参加者がすでに同じチャットにいる
- 正式なカレンダー記録は不要
- テキストでのコミュニケーションを音声やビデオにアップグレードしたいだけ
この3つの方法以外にも、見落としがちな詳細がいくつかあります
OutlookからもTeams会議を開始できます
普段の仕事の起点がOutlookカレンダーである場合、Teams会議もそこから作成できます。
Outlookのカレンダーページで、新しい会議を作成する際に「Teams会議」を選択すると、会議の招待状にオンライン会議リンクが自動的に含まれます。
これは、Outlookで1日の予定を管理している人にとって、アプリケーションの切り替えを1回減らすことができます。
ただし、普段Teamsを主に使用している場合は、Outlookから会議を開始すると、むしろ手順が1つ増えることに注意してください。
重要なのは、どのツールが優れているかではなく、あなたの「仕事の起点」がどこにあるかです。
Web版Teamsでも新しい会議を開始できます
会社のPCを使用していてTeamsアプリがインストールされていない場合や、急遽会議が必要になった場合は、office.comにログインしてWeb版Teamsを使用できます。
Web版Teamsに入ると、カレンダーから新しい会議を追加したり、チャットで即時通話を開始したりできます。
機能はデスクトップ版と若干異なりますが、基本的な会議の作成と参加のプロセスは完全です。
注意点：Teamsで新規会議を開始する際に最もよくある3つの間違い
間違い1：臨時の議論なのに、無理やりスケジュール会議を開く
多くの人は「会議があるならカレンダーに入れなければ」と思い、10分の臨時議論でも正式な会議招待を作成してしまいます。
会議が終わると、カレンダーには1件の記録が残りますが、実際の議論の内容は別のチャットウィンドウにあります。
正しい方法は、臨時の議論はチャットから直接開始し、コンテキストを元の場所に残すことです。
間違い2：カレンダーから会議を開始したが、重要な人を招待し忘れた
スケジュール会議を作成する際に、会議名と時刻だけを入力し、参加者を追加しなかった場合、相手は通知を受け取りません。
会議の時間になっても誰もオンラインにならず、後で一人ひとりに個別に連絡しなければならなくなります。
正しい方法は、会議を作成した時点で参加者フィールドを完全に入力し、リストを確認してから招待を送信することです。
間違い3：会議が終わったが、記録がどこにあるかわからない
これは3つの方法を混在させた後に最もよく見られる後遺症です。
カレンダーから開始したり、チャネルから開始したり、チャットから開始したりすることがあります。
時間が経つと、「確か会議を開いたことがある」と覚えていても、どこで探せばいいかわかりません。
正しい方法は、会議の種類ごとに固定の習慣を確立することです。定例会議はチャネルで、正式な招待はカレンダーで、臨時の議論はチャットで行います。
まとめ：今日あなたが開くのは、どの種類の会議ですか？
1つだけ覚えておいてください：Teamsで新しい会議を開始する方法に「唯一の正解」はありません。
しかし、あなたのワークフローには「固定の対応」を選ぶことができます。
- 開始時刻が決まっていて、正式な招待が必要 → カレンダーから新しい会議を追加
- 固定チームの定期的な議論 → チームチャネルから会議を開始
- チャットを急遽通話にアップグレードする必要がある → チャットから直接即時会議を開始
- 普段Outlookを仕事の起点にしている → OutlookからTeams会議を追加
まず、1週間に行った会議を観察して、分類してみてください。
すると、ほとんどの会議には実は固定のパターンがあることに気づくでしょう。
「どの種類の会議をどこから開始するか」を習慣にすれば、会議通知が乱れず、カレンダーが重複せず、チャット履歴が散らばることもありません。
少しずつ試して、自分なりのTeams会議フローを構築していきましょう。
参考情報
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