【教學】2026年銷售會議記錄表：6步驟教學＋AI待辦追蹤

銷售會議記錄表這種東西，最常見的兩種做法是：上網抓一份表格，會後憑印象填完交出去；或是把整場會錄下來，讓工具自動長出逐字稿、摘要和待辦。兩種都能交差，差別在三個月後——客戶說「上次你們答應的折扣跟交期」，你翻不翻得到那筆決議。

先講結論：表格是骨架，工具是肌肉。骨架錯了，工具再強也只是把廢話記得很好。以下用 Tinrec（秒聽錄音）走一次完整流程，6 個步驟，從開會前定欄位，到會後把資料放進團隊空間。

開始之前｜你需要準備什麼

一台筆電或手機。Tinrec 支援網頁、桌面端與行動端，線上會議用桌面版最順。
一段要整理的會議內容。可以是即時錄音，也可以是既有的音訊、視訊檔。
穩定的網路。即時轉寫需要連網；純檔案匯入則看檔案大小與額度。
一句話的同意。錄音前跟客戶說一聲「這場我錄一下，方便會後整理給你」，這是禮貌也是法律要求。
一個團隊空間（如果你要跟同事共用）。個人版資料歸個人帳號，團隊版才是獨立的協作空間。

步驟 1｜先定義銷售會議記錄表要記哪 7 個欄位

這一步的目的是：把「記錄」變成「下次能用」的資料。

銷售會議跟一般週會不一樣，它不是紀錄進度，是推進案子。所以我會留這 7 欄：

會議基本資訊：主題＋類型（例如「A 客戶 Q3 方案討論」）、日期時間、實體或線上平台。
參與者：我方有誰、客戶方有誰、誰請假沒到。決策者在不在場，比會議開多久重要。
客戶現況與需求：這次要解決什麼問題、目前卡在哪。
商務條件：報價、折扣、交期、付款方式。
客戶疑慮與我們的回應：這是整張表最常被漏掉、也最值錢的一欄。
決議事項：今天談定了什麼。
待辦：做什麼、誰做、什麼時候做完。

為什麼第 5 欄要獨立？因為客戶的疑慮通常出現在中場閒聊、口氣變保守的那三分鐘，當下你顧著回應，事後想不起來他到底卡在價格還是導入時程。

完成後的效果：你有一份欄位固定的骨架，每次開完會都知道要補哪幾格，而不是對著空白表格發呆。

步驟 2｜會議當下就錄，別靠記憶補

這一步的目的是：拿到一份乾淨的原始素材，後面所有整理都靠它。

線下拜訪就用 Tinrec 手機版即時錄音，手機放桌子中央，離說話的人近一點。線上會議開 Tinrec 桌面版，它直接採集電腦的系統聲音，處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 都沒問題，而且不需要額外拉一個會議機器人進場當參加者——對客戶來說，會議名單乾乾淨淨，不會出現一個陌生的錄音帳號。

要注意的是：Tinrec 不是「自動加入你所有日曆會議」的那種工具，你要自己打開它、按下開始。這點我覺得反而是好事，什麼該錄、什麼不該錄，由你決定。

為什麼要強調錄音品質？因為轉寫效果跟音訊條件直接相關——距離、噪音、口音、多人搶話都會影響。與其事後花半小時猜一句話，不如開會前多花 30 秒確認收音位置。

完成後的效果：會議結束，你手上已有一份帶時間軸的錄音。

步驟 3｜轉成逐字稿，順手校對數字

這一步的目的是：把聲音變成可搜尋、可引用的文字。

錄音結束後，Tinrec 會產出逐字稿，你也可以直接上傳既有的音訊或影片檔。校對時我不會從頭看到尾，只抓三種東西：金額、日期、人名。這三類是 AI 最容易聽錯、也最不能錯的地方，點時間軸就能跳回原文核對。

如果會議裡有客戶講很快的專有名詞，可以事後在團隊熱詞裡補上，之後同一批術語的辨識體驗會比較穩定。

完成後的效果：一份可以 Ctrl+F 搜尋的會議文字，客戶講過的每一句都找得到。

步驟 4｜讓 AI 產出摘要、章節與待辦

這一步的目的是：把逐字稿濃縮成你老闆和同事願意看的東西。

Tinrec 會自動生成摘要、章節和重點，還會把討論中的行動事項抓成待辦。我的做法是把待辦手動對上「負責人＋日期」，再貼回步驟 1 那張表的第 7 欄。這樣這份記錄不只是存檔，而是下週一的追蹤清單。

為什麼不自己寫摘要？因為摘要的價值在於「不漏」，不在於「文筆」。人寫會挑自己記得的寫，AI 是照全文壓縮，兩者互補最好。但也要老實說：AI 可能誤解反問句或玩笑話，關鍵決議我還是會回原文確認一次。

完成後的效果：一份 10 分鐘內能讀完的會議紀要，加上一份可執行的待辦清單。

步驟 5｜用 AI 問答追客戶的脈絡

這一步的目的是：把單場會議變成可以追問的資料庫。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

我會直接對會議內容提問，例如「這位客戶提到幾次預算問題？」「我們這次承諾了什麼還沒做到？」「他對競品的評價是什麼？」。Tinrec 支援圍繞會議內容的 AI 問答，這種問法比重新讀一次逐字稿快得多。

需要跨語言溝通的話，它也有即時翻譯，可以切換原文、譯文或雙語檢視，跟國外客戶開會時不用另外找人翻。

完成後的效果：你不再是「有錄音」，而是「能隨時問出答案」。

步驟 6｜匯出與沉澱到團隊空間

這一步的目的是：讓這份記錄離開你的個人裝置，變成團隊能用的資產。

單場紀錄我會匯出到 Google Docs 或 Notion，方便業務主管直接加註；要歸檔的就丟進團隊空間的資料夾。Tinrec 支援多格式匯出，也能帶到 OneNote、Dropbox 等工具繼續加工。

如果你是帶團隊的人，這裡才是團隊版真正發揮的地方：建立團隊空間、用連結邀請成員、設定所有者／管理員／一般成員，再分配席位。要分清楚一件事——角色管的是治理（誰能管成員、看審計），席位管的是使用（誰能錄音、上傳、編輯、匯出）。沒有席位的成員仍然可以查看、播放、閱讀團隊資料，但不能執行上傳編輯。成員離職或失去席位時，他手上的團隊資源可以交接給其他人，不會跟著人一起消失。

費用的部分，目前團隊月付是 USD 29.80／付費席位／月，年付 USD 199／付費席位／年（約 USD 16.58／月），每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享導入額度，有效套餐下的即時錄製目前不按分鐘扣減。首次符合資格的團隊有 7 天試用、1 個免費席位與 300 分鐘共享導入額度。實際價格與活動以正式購買頁面為準。

完成後的效果：新進業務打開資料夾，就看得到這位客戶過去半年的每一次對話。