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開會兩小時，整理會議記錄又兩小時？你需要一份能直接套用的範本
管委會會議記錄是社區管理的書面依據，但多數委員不是行政人員，現場邊開會邊手寫、會後又漏記重點，導致決議不清、執行困難。常見的痛點包括：
- 決議寫得太籠統，事後不知道誰負責、何時完成。
- 出席人數、委託書等法定要件沒記清楚，會議效力被質疑。
- 附件散落各處，日後找不到原始報價單或圖說。
其實只要找到一份結構完整、欄位清楚的範本，就能把記錄時間從2小時縮短到30分鐘。這篇文章整理5款公版格式與下載來源，並告訴你怎麼挑、怎麼避坑。
挑選管委會會議記錄範本前，先確認這5個關鍵欄位
一份合格的管委會會議記錄，至少要包含以下欄位：
- 會議基本資訊：會議名稱、屆次、時間、地點、主席、紀錄。
- 出席與列席：出席委員姓名、請假委員、列席人員（如保全、總幹事）。
- 議案與討論：每個議案分開，包含案由、說明、決議；決議要具體可執行。
- 簽章與核可：主席、紀錄簽名，並加蓋管委會印信（如有修改處也要用印）。
- 附件與索引：簡報、報價單、圖說等附件應編號，並在記錄中註明。
只要這5個欄位完整，會議記錄就能成為有效的管理文件，而不是流水帳。
5款管委會會議記錄範本整理（附來源與適用場景）
以下5款範本來自政府公開資料與實際社區案例，可依需求下載或參考。
| 來源 | 適用場景 | 特色 |
|---|---|---|
| 高雄市工務局建築管理處 | 首次成立管委會、重新召開區權會 | 含召集程序與報備文件說明，格式完整 |
| 新北市永和區公所 | 申請報備時附管委會會議記錄 | 明確列出會議記錄為應備文件，提醒加蓋印信 |
| 新北市工務局 | 區分所有權人會議記錄 | 提供空白格式，可直接套用 |
| 愛瑪市社區管委會 | 一般例行會議 | 有實際討論與決議範例，可參考表達方式 |
| 陽光生活公寓大廈管委會 | 社區例會 | 含上次會議決議執行情形追蹤，適合追蹤事項 |
範本下載與來源
高雄市工務局建築管理處——成立管理委員會參考範例
網址：https://build.kcg.gov.tw/upload/BuildingManagementCommittee/BMC_Ex3_11201.pdf
用途：首次成立管委會、重新召開區分所有權人會議時，可參考其會議記錄格式。新北市永和區公所——公寓大廈管理組織申請成立報備檢附文件
網址：https://www.yonghe.ntpc.gov.tw/userfiles/3031100/files/%E6%88%90%E7%AB%8B%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%B5%84%E7%B9%94%E8%A1%A8%E6%A0%BC(%E7%AF%84%E4%BE%8B)-20210127(2).pdf
用途：申請報備時，管委會會議記錄為應備文件，此範本清楚列出所需文件清單。新北市工務局——區分所有權人會議紀錄格式
網址：https://www.publicwork.ntpc.gov.tw/userfiles/1061400/files/(%E6%B0%91)%E5%B7%A5%E5%85%AC%E5%AF%93(%E5%8D%80)01-(%E6%B0%91)%E8%A1%A8%E5%9B%9B-%E5%8F%83%E8%80%83%E7%AF%84%E4%BE%8B-%E5%85%AC%E5%AF%93%E5%A4%A7%E5%BB%88%EF%BC%88%E7%A4%BE%E5%8D%80%EF%BC%89%E5%8D%80%E5%88%86%E6%89%80%E6%9C%89%E6%AC%8A%E4%BA%BA%E6%9C%83%E8%AD%B0%E7%B4%80%E9%8C%84(%E6%A0%BC%E5%BC%8F%EF%BC%89.pdf
用途：需要空白格式直接套用時，可下載此檔案填寫。
別再手動整理錄音
上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目
愛瑪市社區——第十三屆管理委員會例行會議記錄
網址：http://tcims.com.tw/download.php?dir=archive&filename=027fff33d741409f89220685c85bf5d2.pdf&title=111.11%E6%9C%88%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E8%AE%B0%E5%BD%95.pdf
用途：一般例行會議，可參考實際討論內容的寫法與決議方式。
陽光生活公寓大廈——管委會例會會議記錄
網址：https://sunnyhome.webnode.tw/products/%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%A7%94%E5%93%A1%E6%9C%83%E7%AC%AC%E4%B8%83%E6%AC%A1%E4%BE%8B%E6%9C%83%E6%9C%83%E8%AD%B0%E8%A8%98%E9%8C%84/
用途：社區例會，範例中包含上次會議決議執行情形追蹤，適合需要持續追蹤事項的社區。
避坑指南：寫管委會會議記錄最容易犯的5個錯誤
- 決議寫得太模糊：只寫「討論通過」，未寫具體行動內容、負責人與完成期限。正確做法是寫明「由○○委員於○月○日前完成○○事項」。
- 漏記出席人數與法定比例：應記載應到、實到、委託人數，以及是否達到法定開會門檻，避免會議效力遭質疑。
- 附件未編號：報價單、圖說、簡報等未在記錄中標註編號，日後找不到原始資料。建議會議當下就將附件編號並列於記錄末。
- 會議記錄未在15日內公告：依公寓大廈管理條例第34條，會議記錄應於會後15日內送達各區分所有權人並公告。逾期可能影響決議效力。
- 只用拍照或手寫存檔：日後難搜尋、難修改。建議使用數位文件（如 Google Docs、Word）存檔，並保留PDF版本備查。
總結：你該用哪一份範本？
- 首次成立管委會或重新召開區權會 → 用高雄市工務局範本，程序說明完整。
- 申請報備 → 用新北市永和區公所範本，附文件清單直接對照。
- 只想套用空白格式 → 新北市工務局區權會格式最簡單。
- 想看實際討論與決議寫法 → 參考愛瑪市社區或陽光生活公寓大廈的會議記錄。
最後提醒：下載範本後，建議複製到雲端文件，每次開會直接改寫，並把決議加上完成期限與負責人。這樣會議記錄才能真正從「存檔文件」變成「行動清單」。
參考來源
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