2026年管理組合議事録テンプレートまとめ：5つの公式フォーマットを一挙紹介

会議2時間、議事録整理も2時間？そのまま使えるテンプレートが必要です

管理組合の議事録はコミュニティ管理の書面による根拠ですが、多くの役員は事務担当者ではないため、会議中に手書きでメモを取り、終了後に要点を書き漏らし、決議が不明確で実行が困難になることがよくあります。よくある悩みは次のとおりです。

• 決議が曖昧すぎて、後で誰が担当し、いつ完了するのかわからない。
• 出席者数や委任状などの法定要件が記録されておらず、会議の効力が疑問視される。
• 添付資料が散在し、後日、元の見積書や図面が見つからない。

実は、構造が整っていて欄が明確なテンプレートを見つければ、記録時間を2時間から30分に短縮できます。この記事では、5つの公式フォーマットとダウンロード元を紹介し、選び方と注意点を説明します。

管理組合議事録テンプレートを選ぶ前に、これら5つの必須項目を確認しましょう

適切な管理組合議事録には、少なくとも以下の項目が含まれている必要があります。

1. 会議の基本情報：会議名、回次、日時、場所、議長、記録者。
2. 出席者と列席者：出席役員の氏名、欠席役員、列席者（警備員や総務担当者など）。
3. 議案と討議：各議案を分け、案件名、説明、決議を含む。決議は具体的で実行可能であること。
4. 署名と承認：議長と記録者の署名、管理組合の印鑑（修正箇所があれば押印）。
5. 添付資料と索引：プレゼン資料、見積書、図面などの添付資料には番号を付け、議事録に明記する。

この5つの項目が揃っていれば、議事録は効果的な管理文書となり、単なる備忘録にはなりません。

管理組合議事録テンプレート5選（出典と適用シーン付き）

以下の5つのテンプレートは、政府の公開資料と実際のコミュニティの事例から引用しています。必要に応じてダウンロードまたは参考にしてください。

出典	適用シーン	特徴
高雄市工務局建築管理処	管理組合の初回設立、区分所有権者総会の再招集	招集手続きと届出書類の説明を含み、形式が整っている
新北市永和区公所	届出申請時に管理組合議事録を添付	議事録が必要書類であることを明記し、押印を促す
新北市工務局	区分所有権者総会の議事録	空白のフォーマットを提供し、そのまま使用可能
愛瑪市コミュニティ管理組合	一般の定例会議	実際の討議と決議の例があり、表現方法を参考にできる
陽光生活マンション管理組合	コミュニティ例会	前回会議の決議執行状況の追跡を含み、追跡事項に適している

テンプレートのダウンロードと出典

1. 高雄市工務局建築管理処——管理委員会設立参考例
   URL：https://build.kcg.gov.tw/upload/BuildingManagementCommittee/BMC_Ex3_11201.pdf
   用途：管理組合の初回設立や区分所有権者総会の再招集時に、その議事録形式を参考にできます。

2. 新北市永和区公所——マンション管理組織設立届出添付書類
   URL：https://www.yonghe.ntpc.gov.tw/userfiles/3031100/files/%E6%88%90%E7%AB%8B%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%B5%84%E7%B9%94%E8%A1%A8%E6%A0%BC(%E7%AF%84%E4%BE%8B)-20210127(2).pdf
   用途：届出申請時、管理組合議事録は必要書類です。このテンプレートは必要書類のリストを明確に示しています。

3. 新北市工務局——区分所有権者総会議事録形式
   URL：https://www.publicwork.ntpc.gov.tw/userfiles/1061400/files/(%E6%B0%91)%E5%B7%A5%E5%85%AC%E5%AF%93(%E5%8D%80)01-(%E6%B0%91)%E8%A1%A8%E5%9B%9B-%E5%8F%83%E8%80%83%E7%AF%84%E4%BE%8B-%E5%85%AC%E5%AF%93%E5%A4%A7%E5%BB%88%EF%BC%88%E7%A4%BE%E5%8D%80%EF%BC%89%E5%8D%80%E5%88%86%E6%89%80%E6%9C%89%E6%AC%8A%E4%BA%BA%E6%9C%83%E8%AD%B0%E7%B4%80%E9%8C%84(%E6%A0%BC%E5%BC%8F%EF%BC%89.pdf
   用途：空白のフォーマットをそのまま使いたい場合は、このファイルをダウンロードして記入してください。

愛瑪市コミュニティ——第13期管理委員会定例会議事録
URL：http://tcims.com.tw/download.php?dir=archive&filename=027fff33d741409f89220685c85bf5d2.pdf&title=111.11%E6%9C%88%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E8%AE%B0%E5%BD%95.pdf
用途：一般の定例会議で、実際の討議内容の書き方や決議方法を参考にできます。

陽光生活マンション——管理組合例会議事録
URL：https://sunnyhome.webnode.tw/products/%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%A7%94%E5%93%A1%E6%9C%83%E7%AC%AC%E4%B8%83%E6%AC%A1%E4%BE%8B%E6%9C%83%E6%9C%83%E8%AD%B0%E8%A8%98%E9%8C%84/
用途：コミュニティ例会で、前回会議の決議執行状況の追跡を含む例があり、継続的な追跡が必要なコミュニティに適しています。

注意点：管理組合議事録で最も犯しやすい5つの間違い

1. 決議が曖昧すぎる：「討議の結果、承認」とだけ書き、具体的な行動内容、担当者、完了期限を書かない。正しくは「○○委員が○月○日までに○○事項を完了する」と明記します。
2. 出席者数と法定割合の記録漏れ：定員数、実出席者数、委任状の数を記載し、法定の開催要件を満たしているかどうかを記録し、会議の効力が疑問視されないようにします。
3. 添付資料に番号がない：見積書、図面、プレゼン資料などが議事録に番号付けされず、後日元の資料が見つからない。会議中に添付資料に番号を付け、議事録の最後にリストアップすることをお勧めします。
4. 議事録が15日以内に公告されない：マンション管理組合法第34条により、議事録は会議後15日以内に各区分所有権者に送付し、公告する必要があります。期限を過ぎると決議の効力に影響する可能性があります。
5. 写真や手書きのみで保存：後で検索や修正が困難です。Google DocsやWordなどのデジタル文書で保存し、PDF版も保管することをお勧めします。

まとめ：どのテンプレートを使うべき？

• 管理組合の初回設立または区分所有権者総会の再招集 → 高雄市工務局のテンプレートを使用。手続きの説明が充実。
• 届出申請 → 新北市永和区公所のテンプレートを使用。書類リストが付属し、照合が簡単。
• 空白フォーマットをそのまま使いたい → 新北市工務局の区分所有権者総会形式が最もシンプル。
• 実際の討議と決議の書き方を見たい → 愛瑪市コミュニティまたは陽光生活マンションの議事録を参考に。

最後に注意：テンプレートをダウンロードしたら、クラウド文書にコピーし、毎回の会議で直接書き換え、決議に完了期限と担当者を追加することをお勧めします。これにより、議事録は「保存文書」から「行動リスト」に変わります。

参考出典

• 管理委員会設立（再招集版）参考例
• 参考例 マンション管理組織設立届出添付書類104.09.04 一、届出書（新管理者および代行者署名）
• 真誠マンション（コミュニティ）区分所有権者総会議事録（形式）
• 1 愛瑪市コミュニティ 第13期管理委員会111年11月定例会議事録 日時 111年11月10日（木）19:30-20:45 場所
• 管理委員会第7回例会議事録（完全版は掲示板をご覧ください）:: 陽光生活