如何新增 Teams 會議？2026 年實測 3 種方法，這招最適合排程會議

先想清楚：你要新增的是「會議」還是「會議資料」

多數人第一次用 Teams 時，會急著找「新增會議」的按鈕。

但我的經驗是，真正卡住工作的通常不是按鈕在哪裡，而是會議新增之後，討論內容沒有被留下來。

所以這篇文章會分成兩個層次。

先帶你走完新增 Teams 會議的幾種路徑，再談會議結束後，怎麼把內容變成可以搜尋、可以追蹤的資料。

Teams 新增會議的三種主要路徑

方法一：從 Teams 行事曆新增排程會議

這是我最常使用的方式，適合需要提前約時間、邀請成員的正式會議。

操作流程很直接。

在 Teams 左側選單開啟「行事曆」，點選右上角的「新增會議」。

接著輸入會議名稱、邀請對象、日期與時間。

Teams 會自動產生會議連結與會議 ID，受邀者收到邀請後，可以直接從連結加入。

這種方式的好處是，會議資訊會留在 Teams 行事曆中，後續要回看、修改或取消都比較方便。

方法二：從 Outlook 排程並加入 Teams 會議

如果你平常的工作節奏是以 Outlook 郵件和行事曆為主，這個方法會更自然。

在 Outlook 建立活動時，選取「將線上會議新增至所有會議」，並在會議提供者中確認選擇 Microsoft Teams。

選取「傳送」之後，Teams 會議的加入詳細資料會自動附加到會議邀請中。

要特別留意的是，如果你先選了「另存為草稿」，行事曆上會建立草稿，但還不會顯示 Teams 會議加入資訊。

所以正式邀請還沒準備好前，可以先存草稿；確定要發出時，再按傳送。

方法三：用會議 ID 新增或加入會議

有些時候，你不是會議召集人，只是拿到了一組會議 ID 和密碼。

這種情境下，不需要重新建立會議，而是用現有 ID 加入。

你可以在瀏覽器中開啟 Teams 的加入會議頁面，輸入會議召集人提供的會議 ID 與密碼。

也可以從 Teams 應用程式內的進入點，直接輸入會議 ID。

每個 Microsoft Teams 會議都有唯一的會議 ID，概念上類似會議邀請連結。

這個方法特別適合外部來賓、臨時參與者，或是手上沒有完整邀請連結的場合。

哪一種新增方式最適合你？

我不建議每個人都用同一套流程。

關鍵在於你平常的工作入口在哪裡。

如果你每天開會前都會打開 Teams，那直接從 Teams 行事曆新增會議最順手。

如果你習慣先在 Outlook 處理郵件和排程，那從 Outlook 發起會議會更符合原本節奏。

如果你只是臨時需要加入別人的會議，那不需要新增會議，只要用會議 ID 進入就好。

先把這個入口想清楚，新增會議才不會變成一種額外負擔。

新增會議之後，還有一件更重要的事

會議可以順利新增，不代表會議內容可以順利留下來。

很多團隊的困擾是，Teams 會議開完了，逐字稿、重點、待辦事項散落在不同人的筆記或聊天紀錄中。

下一次要回頭找某個決策時，已經不知道從哪裡找起。

我的做法是，把會議當成一個需要被整理的資料來源，而不是一個結束就消失的事件。

現在有一些 AI 會議記錄工具，可以在不讓額外機器人加入會議的前提下，由使用者主動開啟桌面端錄製，直接採集電腦系統聲音。

以 Tinrec 為例，它可以用這種方式處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 與 Webex 等線上會議。

錄製完成後，不只產生逐字稿，還會進一步整理出摘要、章節、重點與待辦事項。

你也可以針對會議內容繼續提問，或是把結果匯出到 Notion、Google Docs、OneNote 等工具。

這對比只拿到一份逐字稿，工作上的可用性會高很多。

把個人會議變成團隊資料

如果你的團隊每個人都在各自記錄會議，久而久之會出現一個問題。

資料是分散的。

成員離開、換專案或請假時，過去的討論脈絡不容易被接上。

團隊版的會議記錄工具，會把會議資料集中在同一個團隊空間中。

新成員加入後，可以看到歷史會議資料；管理者可以管理成員角色、席位與用量。

會議內容不再只屬於某一個人的裝置，而是團隊可以持續使用的資產。

快速上手清單

• 如果你要提前約時間、邀請成員：從 Teams 行事曆新增會議。
• 如果你平常以 Outlook 為主：在 Outlook 建立活動，並加入 Teams 線上會議。
• 如果你只是要加入別人會議：用會議 ID 和密碼進入即可。
• 如果你希望會議內容可以被搜尋與追蹤：不要只留聊天紀錄，將會議錄音轉成逐字稿、摘要和待辦。
• 如果會議涉及團隊協作：把會議資料集中到團隊空間，避免散落在個人裝置中。

逐步測試這幾種方式，你會慢慢找到最適合自己的會議新增流程。

參考來源

• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 透過 ID 加入 Microsoft Teams 會議 | Microsoft Teams
• 從 Outlook 排程 Microsoft Teams 會議 - Microsoft 支援服務
• 在 Microsoft Teams 中加入會議 - Microsoft 支援服務
• 加入 Teams 會議 - Microsoft 支援服務