如何撰寫高效的會議記錄——附免費範本下載

提升效率的秘訣｜如何撰寫高效的會議記錄（含免費範本）

無論你是參與激烈的行銷會議，還是負責記錄正式董事會或委員會會議，撰寫有效的會議記錄都可以成為一門藝術，大幅提升組織的運作效率與成功機率。

記住重點：別再問「剛才到底發生了什麼？」

你是否曾在冗長的會議結束後，一頭霧水地想著：『剛才到底發生了什麼？』原因很可能有二：一是會議主持人失職，二是你幾乎沒做筆記。雖然你無法控制前者，但絕對能大幅提升自己的筆記技巧。

不論會議記錄是僅供個人使用，還是要分享給團隊成員，確保資訊清晰、完整是你應盡的責任。有意識且以行動為導向的筆記方式，將能顯著提升團隊協作效能，讓大家真正『站在同一頁』。

會前準備：建立正確的心態與工具

在倒滿咖啡、檢查視訊設備、坐進符合人體工學的椅子之前，先花點時間進入「會議專注狀態」。使用 秒聽錄音 準備你的筆記工具時，請先思考以下問題：

• 誰會閱讀這些筆記？ 考慮你的受眾——是同事還是外部合作夥伴？他們對會議有何期待？會後希望獲得哪些資訊？
• 會議議程是什麼？ 熟悉它、掌握它、甚至「化身為議程」。提前根據議程設計筆記模板，避免偏離主題陷入瑣碎討論。
• 預測需求： 團隊可能需要哪些資訊？連結？過往文件？待辦事項？事先準備好相關資料。

別重複發明輪子！我們在文章末尾提供了幾個實用的免費範本供你下載使用。

會議中：掌握有效筆記策略

建議與會者遵守「無裝置會議」原則，減少干擾，專注於討論內容。指定一位筆記記錄者，或使用 秒聽錄音助手 自動生成紀錄，不僅能提高參與度，也能確保資訊不遺漏。

避免被閒聊、八卦或辦公室政治分散注意力。最有效的做法就是緊扣議程——這不代表僵化不變，而是確保筆記聚焦於會議的核心目標。

記得以團隊的理解程度來書寫筆記。若使用跨部門難以理解的術語，請改用清晰易懂的語言。寫完後務必審閱與編輯。

使用 秒聽錄音，你將自動獲得完整的語音轉文字逐字稿，並可在會議中即時標記重點內容，大幅節省後續整理時間。

會後管理：完善與分享筆記

會議結束回到座位後，你手上已有大量原始資料：事實、引述、任務、圖表等。現在正是將其整理成專業會議記錄的時刻。

完成編輯後，儘速將成果發送給團隊成員。不必追求完美無缺，但請確認每位與會者的聯絡方式皆正確無誤。

整合至專案管理工具

依團隊習慣選擇最佳傳送方式。雖常見為電子郵件，但你也可能需將筆記格式化後整合至 Jira、Slack、Asana 或 Microsoft Teams 等專案管理平台。

送出前，建議請一位你信任的與會者先行審閱。雖無法完全避免爭議，但至少能降低誤解風險。

即便筆記再完整，仍可能遭遇質疑：『不是這樣進行的！』『我們從未同意這項計畫！』別擔心——現在你有了新策略：透過 秒聽錄音 提供同步音頻與文字片段，輕鬆還原現場對話，快速化解爭議。

科技助攻：選對筆記工具是關鍵

成為筆記高手的關鍵，在於善用現代筆記應用程式。秒聽錄音 支援多語系（中文、英文、日文、粵語、台語），並具備以下核心功能：

• 即時語音轉文字： 高準確度錄音與轉譯
• AI 摘要生成： 自動產出會議重點摘要
• 待辦事項提取： 從對話中自動識別並列出行動項目
• 多媒體整合： 同步聲音、文字與影像
• 跨平台協作： 支援 iOS、Android、Chrome 外掛與網頁版
• 安全共享： 可設定群組權限，保護敏感資訊
• 搜尋與回放： 快速查找關鍵段落並播放對應音頻
• 整合常用工具： 支援 Zoom、Dropbox、G Suite 與 Office 365

選擇一款廣受認可、操作直覺且能無縫融入現有工作流程的工具，將大幅提升你的會議效率。

免費會議記錄範本

團隊會議記錄

[團隊名稱]｜[日期] / [時間] / [地點]
與會者：

議程
上次会议追蹤
[在此新增內容]
新議題
[在此新增內容]
[在此新增內容]
會議記錄
[在此新增內容]
[在此新增內容]
[在此新增內容]
[在此新增內容]
[在此新增內容]
行動項目
[在此新增內容]
[在此新增內容]
下次會議議程
[在此新增內容]

組織會議記錄
［Google Docs 下載連結］
[組織／委員會名稱] 會議記錄
[日期]
開會
本次 [組織／委員會名稱] 定期會議於 [日期] [時間] 於 [地點] 由 [主持人姓名] 召集開始。
出席人員
[與會者姓名]
議程批准
議程經全體一致通過。
上次会议記錄批准
上次会议記錄經全體一致通過。
開放議題
[總結每項既有議題的討論，說明結果並指派行動項目]
新議題
[總結新議題的討論，說明後續步驟並指派行動項目]
下次會議議程
[列出下次會議將討論的項目]
散會
會議於 [時間] 由 [主持人姓名] 宣布結束。下一次全體會議將於 [日期] [時間] 在 [地點] 舉行。
會議記錄提交人：
姓名：
核准人：
姓名：

傳統會議記錄
開會
[組織或團隊名稱] 會議於 [地點] [日期] 舉行。與會者包括 [列出姓名]。缺席成員包括 [列出姓名]。
記錄批准
[替換占位文字。建議不要在括號左右留空白。]
報告
[在此新增內容]
未完成事項
[在此新增內容]
提案
[在此新增內容]
新議題
[在此新增內容]
公告
[在此新增內容]
散會
[在此新增內容]
秘書：
批准日期：

正式會議記錄

[公司]／[部門名稱] 會議記錄
[日期]
I. 開會
主持人姓名於 [時間] [日期] [地點] 召集 Organization/Committee Name 的定期會議。
II. 點名
秘書姓名進行點名。出席人員如下：[與會者姓名]
III. 上次會議記錄批准
秘書姓名朗讀上次會議記錄。記錄經全體一致通過。
IV. 開放議題
a) 議題／討論摘要
b) 議題／討論摘要
c) 議題／討論摘要
V. 新議題
a) 議題／討論摘要
b) 議題／討論摘要
c) 議題／討論摘要
VI. 散會
主持人姓名於 [時間] 宣布散會。
會議記錄提交人：姓名
會議記錄核准人：姓名