2026年銷售會議記錄表怎麼用？5步驟從錄音到成交追蹤

會議結束，客戶走進電梯，你低頭看筆記本——只寫了三行字，還有一格「待確認」是空的。

這是銷售會議記錄表最常見的結局。表格設計得很漂亮，但會議當下沒人有空填；會後憑記憶補，補出來的東西自己都不敢拿去跟主管報告。

我的做法是把順序倒過來。

不要一邊開會一邊填表。讓工具先把會議完整記下來，你再把表格當成「整理稿」來填。

下面這 5 個步驟，是我實際在跑的流程，以 Tinrec（秒聽錄音）為例示範。

開始之前｜你需要準備什麼

一份銷售會議記錄表。沒有也沒關係，步驟 1 會給你欄位清單，自己拉一張表就行。
手機或電腦裝好 Tinrec。免費版就能試，兩個平台都支援。
一段會議要能錄音。線上會議用桌面版，線下會議用手機。
與會者的同意。錄音前先問一句，這是基本禮貌，也是法律要求。

準備好就可以開始了。

步驟 1｜先把表格欄位砍到只剩 6 格

這一步的目的，是讓表格能回答一個問題：這筆單接下來怎麼走。

不是「會議發生了什麼」，而是「下一步做什麼」。

我建議只留這 6 格：

客戶與與會者——包含每個人的決策角色（拍板者、使用者、把關者）。
需求與痛點——盡量寫客戶原話，不要寫你的轉述。
預算與時程——客戶自己說的數字和時間點。
異議與疑慮——客戶閃躲、停頓、反問的地方。
我方承諾與下一步——你答應了什麼，什麼時候給。
下次接觸時間與負責人。

為什麼要砍？

因為欄位越多，會後越不想填。一張 20 格的表，最後只會填前 3 格，而且填得心虛。

6 格是能填完、也敢拿去報告的長度。

（此處示意圖：一張兩欄式的銷售會議記錄表放在桌面上，旁邊是一杯咖啡和一支筆，表格只印了六個欄位，畫面乾淨）

步驟 2｜會中只做一件事：把會議錄乾淨

這一步的目的，是拿到一份清楚的錄音——它是後面所有步驟的基礎。

打開 Tinrec 開始錄音，它會邊錄邊轉成文字。線上會議的話，用桌面版直接採集電腦的系統聲音，處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 都行，不需要額外邀請一個機器人進會議室。

這一點對銷售會議特別重要。

客戶看到會議裡突然多了一個不認識的帳號，心裡會多想一層。無機器人錄製讓這件事安靜很多。

錄音時要注意位置。

線下拜訪，手機放在桌子中央，不要放在自己口袋裡。線上會議，確認系統聲音有正確輸出，不要只錄到自己的麥克風。

為什麼要這樣強調？因為 AI 轉寫的品質取決於音訊。與其事後花時間猜那句話到底是什麼，不如開場多花 30 秒確認位置。

完成後，這段錄音會留在 Tinrec 的主畫面，旁邊顯示時長。

（此處示意圖：會議室裡四個人圍坐，桌中央放著手機正在錄音，螢幕上顯示即時跳動的逐字稿文字）

步驟 3｜會後先看摘要，再回頭找原話

這一步的目的，是讓你在五分鐘內抓到這場會議的骨架。

Tinrec 會自動生成摘要、章節和重點。先看這一份。

看完摘要，你大概知道這場會議談到哪、卡在哪。然後再回到逐字稿，把你剛才覺得「怪怪的」那幾句找出來。

為什麼要多這一步？

因為銷售記錄最有價值的部分，不是你的總結，是客戶的原話。

「我們現在用的系統其實沒有不好，只是每次月底對帳都要人工重跑一次。」

這句話你抄下來，下次提案就有切入點。你把它寫成「客戶對現有系統不滿意」，就什麼都沒了。

逐字稿支援搜尋和回看，你可以直接搜關鍵字，例如「預算」「上次」「簽核」。

（此處示意圖：筆電畫面上左側是會議摘要與章節列表，右側是逐字稿全文，某一行被標記起來）

步驟 4｜用 AI 問答把表格的空格填滿

這一步的目的，是把「我記得好像有講」變成「逐字稿第 18 分鐘有講」。

把下面這段直接複製貼上 Tinrec 的 AI 問答：

請根據這場會議，整理出以下四項，並盡量引用客戶原話：

客戶提到的痛點，按重要性排序。

客戶提出的所有疑慮、反對意見或保留態度。

我方在會議中做出的具體承諾（含時間點）。

會議中沒有講清楚、需要下次追問的問題。

拿到這四項，回頭填步驟 1 那張表。

你會發現第 2 項特別有價值。

因為人在會議中會本能地避開客戶的遲疑，AI 不會。它會老實告訴你：客戶在談到導入時程時停了兩次，並且換了話題。

那就是你下一次會議要處理的地方。

（此處示意圖：畫面上是一個對話框，使用者輸入了四點提問，AI 回覆分成四個段落，段落裡有引號標示的客戶原話）

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

步驟 5｜把承諾變成待辦，接上你的下一次會議

這一步的目的，是讓這張表不是歸檔用，而是下一次會議的開場。

Tinrec 可以從會議內容自動提取待辦事項。你把它對回表格第 5 格，確認每一條都有負責人和時間。

然後匯出。

匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 都可以，看你的團隊習慣用哪一個。也可以直接匯出成文件或表格，當成拜訪報告繳出去。

如果你的團隊已經在用團隊版，這裡還有一步：

會議資料統一收在團隊空間裡，不是散在每個業務的個人帳號。成員可以查看歷史會議、搜尋過去談過什麼。

這裡要分清楚兩件事。

角色決定誰能管理團隊、成員和設定。席位決定誰能錄製、上傳、編輯、匯出。

沒有席位的成員，還是可以查看、播放和閱讀團隊資料，只是不能編輯。

成員離職或失去席位時，他手上的團隊資料要交接給其他成員——不會跟著人一起消失。

這對銷售團隊的意義很直接：客戶的對話歷史是公司的資產，不是業務的私人筆記。

（此處示意圖：團隊空間的會議列表畫面，多場客戶會議按日期排列，每一列有客戶名稱、與會者與摘要標題）

常見問題與排解

Q：會議很吵、多人搶話，轉出來很亂怎麼辦？

先確認錄音位置。線下會議把手機移到桌子中央，線上會議確認系統聲音輸出正常。Tinrec 支援即時翻譯與雙語查看，但音訊品質不好時，任何轉寫都會失真。與其事後猜，不如開場調整一次。

Q：客戶不同意錄音怎麼辦？

那就不要錄。改用議程控場：開場先講「今天想確認三件事」，把三個問題寫在白板上，會後五分鐘內趁記憶新鮮填表。錄音是加速器，不是必要條件。

Q：同一家客戶談了五次，記錄散在各處？

這是個人版和團隊版最實際的差別。團隊版把會議集中保存在團隊空間，新接手的成員可以往回查所有歷史會議，也可以針對多場會議一起提問，例如「這位客戶在過去三個月提過哪些疑慮」。

Q：填完的表要怎麼讓主管一眼看懂？

用 Agent 後處理，把逐字稿和摘要轉成一份拜訪報告或表格。Tinrec 支援生成報告、表格和文件，格式固定下來之後，主管看第三次就習慣了。

Q：團隊版怎麼算？

目前付費席位是 USD 29.80／席位／月，年付 USD 199／席位／年（折合約 USD 16.58／月）。每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享導入額度。首次符合資格的團隊可試用 7 天、1 個免費席位、300 分鐘共享導入額度。有效團隊套餐下，實時錄製目前不按分鐘扣減；檔案和網路匯入則使用團隊共享額度。實際價格與權益以正式購買頁為準。