2026年客戶拜訪記錄怎麼做？5步驟從錄音到可追蹤紀要

拜訪完客戶，坐上的士返公司，腦入面只剩三件事：他講過什麼、我應承過什麼、下次幾時再傾。翻開手機，錄音有一段、名片兩張、WhatsApp 三句，其餘全部靠記憶。三日後開會要交代，你才發現自己連對方講過的預算上限都記錯。

客戶拜訪記錄這件事，難的從來不是「寫」，而是「寫得完整、寫得快、寫完之後找得返」。2026 年的做法已經很清晰：拜訪時錄音，拜訪後轉文字，再用 AI 把逐字稿壓成摘要與待辦，最後匯出到你本來就在用的工具。以下 5 個步驟，加上一份可以直接照抄的範例欄位，再對比兩款常見工具，讓你把這件事一次做對。

Tinrec vs Notta｜快速總覽

Tinrec（秒听录音）定位是 AI 會議記錄與團隊協作工具，除了轉寫，還做摘要、章節、待辦、AI 問答與匯出。Notta 是通用轉寫工具，覆蓋多端轉寫、會議記錄、檔案匯入、翻譯與團隊方案，與 Tinrec 的重合度相當高。

項目	Tinrec	Notta
核心定位	AI 會議記錄與團隊協作	轉寫、翻譯與檔案處理
拜訪錄音方式	手機實時錄音、桌面版無機器人採集系統聲音、音視頻匯入	會議機器人、桌面端或上傳
會後產出	逐字稿、摘要、章節、待辦、思維導圖、AI 問答、報告／表格／文件	逐字稿、字幕、翻譯、摘要
團隊能力	團隊空間、角色與席位、用量分析、審計日誌、音頻回收站	Business 方案提供角色權限與用量報告
價格口徑（官方頁面為準）	個人版有免費版、週卡、Pro 月卡與年卡；團隊版 USD 29.80／付費席位／月	Free 每月 120 分鐘；Pro 年付折算 USD 8.17／月；Business 年付折算 USD 16.67／席位／月

本文會比較五個維度：中文轉寫、會後整理、線上拜訪錄音、外出跨裝置、團隊治理與價格。先講清楚拜訪記錄本身應該長什麼樣。

拜訪記錄範例：一份可以直接照抄的欄位清單

很多人以為拜訪記錄就是「聊天內容」，其實業務真正會回頭查的，是決策相關的六類資訊。以下欄位清單可以直接搬進任何 CRM、Notion 或 Google Docs 使用（示意範例）：

欄位	填什麼	示意範例
客戶與聯絡人	公司、聯絡人姓名、職稱、決策角色	連鎖茶飲品牌／採購主管（決策者）、門店營運（使用者）
拜訪時間與形式	日期、時長、線上或到店	3 月 12 日，45 分鐘，到店拜訪
與會者	我方與客戶方出席者	我方業務與產品；客戶採購與營運各 1 位
現況與需求	客戶目前做法、想解決什麼	現有人工排班，跨店調貨靠電話，想統一查詢
異議與競品提及	客戶的顧慮、提過的替代方案	擔心門店員工不願學新系統，提過現有 POS 附加功能
承諾與下一步	我方答應什麼、誰負責、何時	下週二前提供兩間試點門店方案；由我方業務負責
附件	錄音、逐字稿與摘要連結	拜訪錄音＋逐字稿＋待辦清單

看清楚就會發現：真正難填的是「現況與需求」、「異議」與「承諾」這三欄——它們全部藏在對話細節裡，靠事後回想一定漏。這就是為什麼要把拜訪錄音變成可搜尋的文字。

5 步驟：從拜訪錄音到可追蹤紀要

步驟 1：拜訪前，先講清楚會錄音。 在會議開始前告知對方會錄音作記錄用途，並遵守當地法規與公司政策；需要時取得同意，這一步不應該省。

步驟 2：拜訪中，開實時錄音。 到店或線下拜訪用手機錄音，Tinrec 會邊錄邊轉；線上拜訪則用桌面版直接採集電腦系統聲音，處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等會議，不需要額外機器人加入會議。

步驟 3：拜訪後，先核對逐字稿再讀。 逐字稿的價值是可搜尋與可回看。實際轉寫效果會受錄音質素、背景噪音、口音、多人重疊發言與專業術語影響，人名、金額、日期這三類務必對住錄音時間點核對。

步驟 4：用 AI 摘要與待辦壓縮成重點。 把 45 分鐘的逐字稿變成摘要、章節與待辦，再針對不清楚的地方用 AI 問答追問，例如「客戶提過哪幾項顧慮？」比逐段重讀快得多。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

步驟 5：匯出並寫回你的紀錄系統。 把摘要與待辦匯出成文件或表格，貼回 CRM 的備註欄或轉成待辦任務。注意工具負責的是「整理」，客戶資料庫仍然由你的 CRM 管理，兩者分工要清楚。

維度 1｜中文與中英夾雜的拜訪轉寫

香港拜訪幾乎不會全程單一語言，客戶講完中文再插兩句英文產品名，是常態。Notta 在多語言轉寫上覆蓋較廣，是它一貫的強項。Tinrec 可強調的是中文會議轉寫、中英混合內容整理，以及錄音過程中查看原文、譯文或雙語內容的實時翻譯，團隊版另有團隊熱詞，可以維護行業常用術語，減少專有名詞被聽錯的情況。

兩者都不建議承諾固定準確率，因為實際效果取決於音質與場景。但若你的拜訪以中文為主、偶爾夾英文，Tinrec 的功能配置更貼近這個場景。

→ 本維度：中文為主的拜訪場景，Tinrec 更對位。

維度 2｜拜訪後 30 分鐘內拿到什麼

Notta 的會後產出以逐字稿、字幕、翻譯與摘要為主，對於「我要一段文字」的需求已經夠用。Tinrec 則把重點放在轉寫之後：自動生成摘要與章節、從對話中提取待辦、支援圍繞會議內容的 AI 問答，還可以用 Agent 後處理生成報告、表格與文件，並匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具。

換成拜訪場景：你要交的是「拜訪紀要＋下一步行動」，不是一份逐字稿。這一段的差距最明顯。

→ 本維度：Tinrec 勝出。

維度 3｜線上拜訪與會議錄音方式

客戶臨時改成線上會議，是常態。Notta 支援會議機器人加入、桌面端與上傳等方式，但會議機器人意味著會議列表多一個參與者，部分客戶會覺得搶眼甚至介意。Tinrec 桌面版直接採集電腦系統聲音，用戶主動開啟錄音即可，不需要邀請機器人，也不會被誤解為與 Zoom、Teams 有官方合作。

要注意的是，這不等於「自動加入所有日曆會議」，仍然要你主動發起錄製。

→ 本維度：不想多一個機器人參與者，Tinrec 更合適。

維度 4｜外出拜訪與跨裝置使用

出差、跑店、趕下一個拜訪，是業務的日常。Tinrec 支援手機錄音、桌面版與網頁端，拜訪現場用手機錄，回到公司或咖啡店再用網頁整理與匯出，會議音頻會保留，可以事後重聽核對。Notta 同樣支援多端使用與檔案上傳，兩者在「外出可用」這件事上都能滿足。

差別在於音頻保留與會後加工的完整度：Tinrec 把錄音、逐字稿、摘要、待辦放在同一條工作流裡，減少在不同工具之間搬檔案。

→ 本維度：打平，但工作流完整度 Tinrec 較高。

維度 5｜團隊共享、權限與資料交接

拜訪記錄最後通常要交給主管、團隊或客服接手。Notta 的 Business 方案提供角色權限與用量報告，對中小團隊夠用。Tinrec 團隊版是獨立的團隊協作空間，會議資料歸團隊所有：可以建立多個團隊空間、用連結邀請成員、設定所有者／管理員／一般成員，並區分「角色」與「席位」——角色決定誰能管理團隊與審計，席位決定誰能錄音、上傳、編輯與匯出；有效但沒有席位的成員仍可查看、播放與閱讀團隊資料。

另外還有團隊用量趨勢與成員排行、審計日誌查詢與匯出、音頻回收站（目前保留 30 天，可恢復或提交永久清理），以及成員退出或失去席位時把其負責的團隊資源交接給其他有效成員。要留意的是，目前是團隊級共享，不是檔案級細粒度權限。

→ 本維度：Tinrec 勝出，治理與交接機制更完整。

維度 6｜價格與額度怎麼看

Notta 的門檻在於免費版每月 120 分鐘、單次內容最多 3 分鐘，Pro 年付折算 USD 8.17／月、每月 1,800 分鐘，Business 年付折算 USD 16.67／席位／月。Tinrec 個人版有免費版、週卡、Pro 月卡與 Pro 年卡，按使用任務選擇；團隊版為 USD 29.80／付費席位／月，年付 USD 199／付費席位／年（約 USD 16.58／月），每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享匯入額度，而有效團隊套餐與有效席位下的實時錄製目前不按分鐘扣減，檔案與網絡匯入則消耗團隊共享額度。

單看月費，Notta Pro 的入門價較低；但如果你們團隊是「天天開會、拜訪密集」，實時錄製不扣分鐘的結構會更易預算。另外，首次符合資格的團隊試用為 7 天、1 個免費席位、300 分鐘團隊共享匯入額度。價格與權益會變動，下單前以官方購買頁面為準。

→ 本維度：按使用形態選擇，算打平。