2026年5款董事會會議記錄範本橫向對比：從Word表格到AI自動生成

先問自己一個問題：你要的是一份表格，還是一套流程？

「董事會會議記錄範本」這幾個字丟進搜尋框，你會找到上百份Word檔。

每一份都長得差不多：時間、地點、出席人員、主席、紀錄、討論事項。

但真正的問題從來不是格式。

你真正要判斷的是：我要的是一份「可以填的空白表格」，還是一套「開完會就能生出紀錄」的流程？

這兩個答案，會帶你走向完全不同的選擇。

如果你的會議三個月後還可能被董事、稽核或會計師翻出來問，那你需要的是後者。

開完會才發現，難的從來不是格式

我見過幾種很典型的場景。

第一種：欄位全部填好了，但「討論事項」下面的「案由／說明／決議」三段，決議那格只寫了四個字——照案通過。

半年後有人問「當時那筆資本支出是誰提的？幾票通過？有沒有不同意見？」沒人答得出來。

第二種：公司裡三個人輪流當紀錄，每個人用的範本都不一樣。屆次編號有的寫「第11屆第3次」，有的寫「113年第3次」。

結果要調資料的時候，光確認「這份是哪一次」就花掉半天。

第三種：開會兩小時，會後聽錄音、打逐字稿、抓重點，又花掉一個下午。

而且打完的逐字稿跟最後那份正式紀錄，永遠對不起來。

這些問題，沒有一個是「範本下載得不夠多」造成的。

問題出在流程：聲音沒有被好好保存、內容沒有被結構化、決議沒有被明確寫下來。

所以這篇不打算再丟一份表格給你。

我想談的是：一份董事會會議紀錄從錄音到歸檔，中間那幾個關鍵判斷點該怎麼做。

挑董事會會議記錄範本前，先搞懂這4個關鍵點

關鍵1：欄位有沒有對上治理需求

一份正式的董事會會議紀錄，基本骨架大概是這樣：

（名稱）第 屆第 次董事會會議紀錄
一、時間： 年 月 日 午 時 分
二、地點：
三、出席人員：　　　　　（另應檢附簽到單）
　　請假人員：
四、列席人員：
五、主席：（加蓋私章）
　　紀錄：（加蓋私章）
六、報告事項：
七、討論事項：
　　案由：
　　說明：
　　決議：
八、臨時動議：
九、選舉：（無選舉時免列）

看起來很制式，但每一個欄位都有它的作用。

出席與請假要能對上簽到單，因為那關係到這次會議算不算合法召開。

主席和紀錄要蓋章，因為這是一份有法律效力的文件。

少一個欄位，日後就可能被要求補正。

關鍵2：決議寫法能不能留下「誰說的、幾票」

這是大部分範本最弱的一環，卻也是最關鍵的一環。

「照案通過」不是決議，那是結論的省略。

好的寫法是：「經主席徵詢全體出席董事同意，無異議照案通過。」

如果有人不同意，就要寫清楚：「動議以4比1通過，○○○董事表示反對意見，理由為……。」

異議要記錄。這不只是禮貌，是保護公司也保護那位董事。

關鍵3：紀錄事後找不找得到

想像一個很具體的畫面：半年後你要找「當初定價調整是誰提的」。

如果紀錄是PDF，你只能打開檔案、Ctrl+F、一頁一頁翻。

如果紀錄是逐字稿加上可追問的AI問答，你只要問一句「哪一次會議提到定價調整？結論是什麼？」

這就是「文件」和「資料」的差別。

關鍵4：格式一致性

範本的全部意義，就是讓不同的人寫出來的紀錄長得一樣。

同樣的段落順序、同樣的編號邏輯、同樣的決議寫法。

這樣六個月後任何人接手，都能快速找到他要的那一段。

Tinrec（秒聽錄音）——把範本從「填空」變成「自動生成」

先講結論：如果你們公司的董事會紀錄有八成時間是花在「聽錄音、打逐字稿、抓決議」，那Tinrec是目前我看過最貼近這條流程的工具。

Tinrec是一款面向個人與團隊的AI會議記錄與協作工具，支援iOS、Android、桌面版與網頁版。

它不只把聲音轉成文字，而是把會議錄音整理成可搜尋、可總結、可追問、可匯出的資料。

場景一：實體董事會，邊開邊出逐字稿

實體會議最麻煩的是什麼？是紀錄者一邊聽、一邊打字，最後兩件事都沒做好。

打開Tinrec的即時錄音，它會邊錄邊轉出逐字稿。

會議結束，摘要、章節、重點和待辦都已經整理好了。

紀錄者要做的，已經不是「聽打」，而是「核對」。

這個轉變很關鍵。因為聽打是體力活，核對才是專業判斷。

（此處截圖：即時錄音介面，箭頭指向右側同步生成的逐字稿與章節分段）

場景二：線上董事會，不需要再多一個機器人

有些公司董事會是線上開的，用Zoom、Google Meet、Microsoft Teams或Webex。

多數AI會議工具的做法，是派一個「會議機器人」以參會者身分加入。

但董事會通常不喜歡名單上多出一個不認識的帳號。

Tinrec桌面版的做法不一樣：它直接採集電腦的系統聲音，使用者主動開啟錄製，會議裡不會多出額外參與者。

注意，這是「你主動開錄」，不是「自動加入行事曆上的所有會議」。這個差別要分清楚。

場景三：會後追問，不用重聽兩小時

這是我認為最能改變工作習慣的一段。

錄完之後，你可以直接對著會議資料提問。

例如：「這次會議關於資本支出的結論是什麼？」「有沒有董事對預算表達保留意見？」

它不是丟給你一堆關鍵字搜尋結果，而是基於語意直接回答。

對於要寫正式紀錄的人來說，這等於是把「回頭翻錄音」這件事，壓縮成幾句對話。

一個可以直接複製的提示詞

我自己習慣在轉完逐字稿後，先讓AI幫我對照範本抓資料，Prompt大概長這樣：

以下是一場董事會會議的逐字稿。
請依照標準格式整理，並嚴格只使用逐字稿中出現的資訊。
若某欄位沒有提及，請標註「未提及」，不要自行推測。

需要輸出：
1. 時間、地點（若未提及請標註）
2. 出席人員、請假人員、列席人員
3. 主席、紀錄
4. 報告事項（分點列出）
5. 討論事項：每案的案由、說明、決議
6. 決議中請標明：表決方式、表決結果、有無異議及異議內容
7. 臨時動議
8. 待辦事項：負責人與期限（若逐字稿未指定，標註「待確認」）

最後那個「標註未提及、不要推測」的指令很重要。

AI幫你省的是打字時間，不是判斷責任。正式紀錄還是要人看過。

團隊版：把董事會紀錄變成公司資產

這一點對董事會特別相關。

因為會議紀錄不屬於紀錄者個人，它屬於公司。

Tinrec團隊版提供獨立的團隊空間：會議錄音、逐字稿、待辦集中保存，成員可以用加入連結受邀、設定所有者／管理員／一般成員角色，並透過席位控管誰能錄製、上傳、編輯與匯出。

沒有席位的成員仍然可以查看、播放和閱讀團隊資料，只是不能執行上傳、編輯等資源操作。

另外還有團隊用量分析、操作審計日誌，以及30天保留期的音訊回收站。

成員離職時，團隊資源不會被帶走，可以交接給其他有效成員。

（此處截圖：團隊空間的成員與席位管理頁，箭頭指向角色欄位）

目前團隊版提供首次7天、1個免費席位、300分鐘共享導入額度的試用；付費席位每月提供2,000分鐘團隊共享導入額度，有效套餐下的即時錄製不按分鐘扣減。實際價格與權益仍以正式購買頁面為準。

需要誠實說明的限制

第一，Tinrec的價值在「會後整理」，不在「自動幫你開會」。它需要使用者主動發起錄製。

第二，轉寫品質會受錄音條件影響。麥克風距離、空調聲、多人同時發言、專業術語，都會讓結果有落差。所以我從不建議把AI輸出直接當成final版，重要內容一定要對回逐字稿時間點。

第三，如果你需要的是單次上傳幾十個長檔案做批量轉寫，那更適合專門的檔案轉寫工具，不是Tinrec的主場。

適合誰

如果你們的董事會、審計委員會或股東會需要中文逐字稿與正式紀錄、希望會議裡不要多一個機器人帳號，而且希望這些資料能沉澱成團隊可查詢的資產——那Tinrec會是這5個選項裡最貼合的一條路。

除了Tinrec，還有哪些選擇？

Notta 多語言轉寫與檔案匯入做得不錯，免費版每月120分鐘、單次內容上限3分鐘，Pro年付折算約USD 8.17/月。如果你的會議大量是外語內容，可以納入評估。但它的重點在轉寫本身，會議後的團隊治理（角色、席位、用量、審計）並不是主軸，而這正是董事會資料最需要的部分。

Otter.ai 英文會議的老牌選擇，免費版每月300分鐘相當大方，Pro年付折算約USD 8.49。如果貴公司董事會主要使用英文，Otter是很合理的選項。不過中文與中英夾雜的會議體驗不是它的主場；而Tinrec在中文會議、即時翻譯雙語對照與無機器人桌面錄製這幾件事上更貼近在地需求。

Granola 同樣走無機器人路線的AI會議筆記，Basic免費、Business為USD 14/用戶/月。它結合手寫筆記生成會議內容，體驗很順。但要注意：它不支援上傳預錄音檔，也不保存會議音檔。對董事會來說，錄音本身往往就是佐證資料，這一點Tinrec（保留音檔、可匯入歷史錄音）會更符合歸檔需求。

避坑指南：寫董事會會議紀錄最容易犯的4個錯誤

坑1：決議只寫「照案通過」

這是最常見、也最危險的寫法。決議要能回答三件事：誰提的、怎麼表決的、有沒有人反對。少了這三件事，紀錄就只是備忘錄。

坑2：把會議紀錄當成會議筆記

筆記是給自己看的，可以跳著寫、可以有情緒。紀錄是給董事、稽核、主管機關看的，必須精確、必須完整。這兩件事不要混在同一份文件裡。

坑3：只留PDF，不留錄音與逐字稿

PDF看起來最正式，但它是最難更正的格式。日後發現某段決議寫錯了，你只能重打一份，而且沒辦法證明「當時確實是這樣說的」。保留錄音與帶時間點的逐字稿，才是更正時的依據。

坑4：忽略屆次編號與附件

「第11屆第3次」和「113年第3次」混用，日後調閱會疯掉。另外，出席人員旁邊那句「另應檢附簽到單」不是裝飾，簽到單是會議合法性的基礎。

總結：你到底該選哪一款？

回到一開始那個問題：你要的是表格，還是流程？

如果你只是偶爾需要一份格式參考，Word或Google Docs的制式範本完全夠用，把上面那份骨架複製走就行。

但如果你每年要處理好幾次董事會、審計委員會、股東會，而且這些紀錄日後會被翻出來檢視，那值得投資的就不是範本，是流程：

• 需要中文逐字稿＋正式紀錄，還要不斷重聽錄音抓決議 → Tinrec
• 線上會議不想多一個機器人帳號在名單上 → Tinrec（桌面版採集系統聲音）
• 會議資料要留給團隊、要有人員交接與權限管理 → Tinrec團隊版（角色、席位、用量、審計）
• 董事會主力語言是英文、以即時會議為主 → Otter.ai
• 大量檔案批量轉寫、需要字幕與翻譯 → Notta或專門的檔案轉寫工具
• 只需要即時筆記、不打算保留音檔 → Granola

最後給一個實務建議。

下次董事會，先不要急著改範本。先做一件事：把會議錄下來，會後用逐字稿核對你上一次寫的紀錄，看看漏掉了多少「決議的細節」。

那個落差，就是你真正需要優化的地方。

從那裡開始，你會發現要改的從來不是格式，是流程。

參考來源

• 董事會會議紀錄(格式) (名稱)第 屆第 次董事會會議紀錄 一、時 間： 年 月 日 午 時 分 二、地 點：
• 董事會議事錄 - 重要會議 - 公司治理專區 - 利害關係人專區 - 天仁茗茶
• 免費會議紀錄範本（Word、Google 文件、PDF） | HiNoter Blog
• 董事會會議記錄 – 財團法人環境權保障基金會
• 董事會會議紀錄範本與注意事項 完整指南 - 宏吉記帳士事務所