【教學】2026年管委會會議記錄範本：5大必填欄位+AI自動生成紀要

「上次那份會議記錄存到哪了？」這句話，大概每個社區的管委會群組都出現過。委員多半無償兼任，白天有正職，晚上還要開會、寫記錄、跑公告，一份記錄拖上兩週是常態。更麻煩的是欄位漏填、附件散落、決議沒人追蹤，等到下次開會才發現事情整個卡住。

這篇直接把一份合格範本該有的欄位拆開來看，再示範怎麼用 Tinrec 把「開會、逐字稿、紀要、公告」這條流程，壓縮到會後半小時內跑完。

管委會會議記錄可以幫你做什麼？

場景 1：開完會不用再熬夜補逐字稿 以前的作法通常是開會時有人手寫重點，會後再憑記憶補齊，補到最後往往只剩幾行流水帳。改用 Tinrec 的即時錄音轉文字，討論過程邊講邊出逐字稿，會議結束那一刻文字檔已經在那裡，你只要確認和修飾，不用重聽兩小時錄音。

場景 2：上次的決議到底做完沒，一查就知道 管委會最常被住戶追問的就是「頂樓防水到底發包了沒」、「電梯保養合約簽了沒」。Tinrec 會從討論內容中提取待辦事項，誰負責、什麼時候該完成，獨立列成清單。下次開會前掃一遍，就不必整段錄音重聽。

場景 3：15 天內送達公告，不用最後一刻趕 依公寓大廈管理條例第 34 條，會議記錄應於會後 15 日內送達各區分所有權人並公告。用 Tinrec 產生的摘要與逐字稿可以直接匯出成文件，公告稿、決議事項、附件清單一次到位，不會到第 14 天才想起來。

場景 4：委員換屆，資料不會跟著人走 社區最怕的就是「前任委員的檔案在他自己電腦裡」。Tinrec 團隊版的會議資料歸團隊所有，新委員加入後可以查看歷史資料，前任委員退出時還能把負責的資源交接給其他成員。

一份合格的管委會會議記錄，這 5 個欄位不能漏

各縣市工務局與區公所都有提供公版格式，實際社區案例也大同小異。不管用哪一份範本，只要以下 5 個欄位完整，這份記錄就能當作有效的管理文件，而不是事後沒人看得懂的備忘錄。

1. 會議基本資料 社區全名（須與報備文件一致）、屆次、會議種類（管委會例會或區分所有權人會議）、開會時間與地點。名稱寫簡稱、時間寫大概，日後要調閱就會出事。

2. 出席與委託狀況 出席人數、代理出席人數、委託書是否附上、應出席人數與區分所有權總計。這一欄是爭議起火點——法定額數沒記清楚，決議效力很容易被質疑。

3. 上次會議決議執行情形 逐條列出上次決議、執行了沒、卡在哪裡。這是多數社區最容易整段跳過的欄位，卻也是管委會問責的基礎。

4. 本次討論案由與決議 每案分「案由、說明、決議」三段，決議要寫出金額、數量、期限與負責人。只寫「通過」兩個字，等於沒寫。

5. 簽章核可與附件索引 主席與紀錄簽名，必要時加蓋管委會印信，修改處要用印。簡報、報價單、圖說等附件應編號，並在記錄中註明第幾號附件，日後才找得到原始報價單。

實務上還有一項常被忽略：公告與送達紀錄。記錄完成日期、送達方式與公告位置，等於替 15 日期限留下證明。

這 5 欄說起來簡單，真正耗時的是「把兩小時的討論整理成這 5 欄」。這正是 Tinrec 介入的位置——它負責把會議過程變成可編輯的素材，你只負責最後的判斷與用印。

Tinrec 的核心能力：從錄音到可公告的紀錄

即時錄音轉文字 邊錄邊轉，不是錄完才處理。開會當下就能看著文字同步確認有沒有漏掉重點，對於討論快速的議案特別有用。

無機器人線上會議錄製 管委會這幾年很常改用 Google Meet 或 Microsoft Teams 開會。Tinrec 桌面版直接採集電腦系統聲音，處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等平台在電腦上播放的會議，不需要邀請一個額外機器人當與會者。住戶看到名單裡多一個陌生帳號，往往會有意見。

AI 摘要與章節 不是把逐字稿硬濃縮成一段話，而是結構化整理：會議主題、討論重點、決議內容分開列。兩小時的會議可以拆成幾個章節，委員回頭找「停車場照明」那一段，不用從頭聽。

待辦提取與 AI 問答 決議事項自動整理成待辦清單。轉寫完成後，還可以直接問 Tinrec：「這案是誰提的？」「上次決議的金額是多少？」它會依語義理解回答，不用自己翻逐字稿。

多格式匯出與後續加工 結果可匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具繼續編輯，也能生成會議紀要、報告與表格。給廠商的會議結論、給住戶的公告稿、給管委會存查的 PDF，可以從同一份素材分頭產出。

團隊空間、角色與席位 社區管委會本質上就是一個小團隊。Tinrec 團隊版提供獨立團隊空間，會議資料歸團隊所有；成員分為所有者、管理員與一般成員，角色決定誰能管理團隊與查看審計紀錄，席位則決定誰能錄製、上傳、編輯、匯出。有效但沒有席位的成員仍可查看與播放團隊資料，只是不能執行上傳編輯等操作。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

團隊熱詞 社區有一堆外人聽不懂的專有名詞：公共基金、頂樓防水、機械車位、區權會、管理費滯納金。把常用術語維護進團隊熱詞，專業詞彙的辨識體驗會明顯改善。

用量分析與審計紀錄 管理者可以查看團隊用量趨勢、成員排行與明细，重要操作留有紀錄並可查詢匯出。對於同時管理多個社區的物業公司，這是實際會用到的功能。

音頻回收站 誤刪的團隊音頻進入回收站後，在永久清理開始前可以恢復，目前保留期為 30 天。

實際應用場景：管委會最常遇到的 4 種會議

每月例行管委會 固定班底、固定議程，最適合建立標準流程：開會前先開啟 Tinrec 錄音，會後直接取摘要與待辦，套進既有範本。例行會議的記錄時間通常可以從兩小時縮到二三十分鐘。

區分所有權人會議 人數多、時間長、常有臨時動議，逐字稿的價值在這裡最高。住戶對決議有疑問時，可以回去查原始發言與表決過程。這類會議的出席與委託資料，建議另外用紙本簽到簿搭配，避免爭議。

廠商協調與議價會議 報價、保固年限、施工期程，每一句都關係到社區經費。Tinrec 可將會議內容整理成表格或報告，決標過程與承諾事項有錄音可對照，日後驗收不容易各說各話。

委員交接 新任委員最需要的是「過去三年這筆錢怎麼花的」。團隊空間裡的历史會議可搜尋、可提問，交接不再靠口耳相傳。

挑選會議記錄工具時，這 5 點要注意

1. 中文與專有名詞辨識 不要只看官方宣傳的準確率數字。實際效果受錄音品質、環境噪音、口音、多人重疊發言與專業術語影響，建議拿自己社區的一段真實錄音去試。Tinrec 提供團隊熱詞機制，可以針對社區術語調整辨識體驗。

2. 是否保留錄音檔 有些工具只留文字不留音檔，出問題時無法回放核對。Tinrec 保留錄音，重要內容建議搭配逐字稿時間點回聽確認。

3. 團隊協作與權限設計 要分清楚「角色」與「席位」是兩件事。Tinrec 團隊版以團隊級共享為主：所有有效成員可讀取團隊資料，角色控制治理權限，席位控制使用資格。這不是檔案層級的細緻權限系統，選擇時要確認符合社區實際需求。

4. 匯出與歸檔方式 記錄終究要變成 PDF 或紙本公告。確認工具能把逐字稿、摘要、待辦分別匯出，並保留一份可長期查閱的版本。

5. 額度與計價邏輯 個人版適合單一委員自行整理；如果整個管委會要共用資料，就得看團隊版。目前團隊版首次符合資格的試用為 7 天、1 個免費席位、300 分鐘團隊共享導入額度；付費席位為 USD 29.80／席位／月，年付 USD 199／席位／年，折合約 USD 16.58／月，每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享導入額度。在有效團隊套餐與有效席位下，即時錄製目前不按分鐘扣減，檔案與網路匯入則消費團隊共享額度。價格與權益以正式購買頁面為準。