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Teamsで新しい会議を開始するさまざまな方法を理解すべき理由
多くの人がMicrosoft Teamsを初めて使うとき、まず「新しい会議」ボタンがどこにあるかを探します。しかし、すぐにTeamsの会議作成方法が1つではないことに気づくでしょう。カレンダーから追加する方法、チャットから直接開始する方法、Outlookから招待状を送る方法、さらにはスケジュールを設定せずに即時会議を開始する方法もあります。
1つの方法しか知らないと、「今すぐ会議を開きたい」「外部の参加者を招待したい」「Outlookとカレンダーを同期したい」といった状況で、すぐに行き詰まってしまいます。
この記事では、現在最もよく使われているTeamsで新しい会議を開始する5つの方法を整理し、それぞれの適したタイミングを説明します。
Teamsで新しい会議を開始する前に、これら4つのポイントを理解しましょう
1. デスクトップ版、Web版、Outlookのどれを使っていますか
Teamsのデスクトップ版とWeb版の機能はほぼ同じですが、インターフェースの位置が少し異なる場合があります。Outlookでカレンダーを管理している場合は、Outlookから直接Teams会議を追加する方が便利です。
2. 会議の参加者は組織内ですか、それとも組織外ですか
組織内のメンバーを招待する場合は、通常、名前を入力するだけで済みます。外部の参加者を招待する場合は、完全な電子メールアドレスを入力する必要があり、相手はゲストとして参加する可能性があります。
3. スケジュール会議と即時会議の違い
スケジュール会議は、事前に時間を設定するのに適しており、自動的にカレンダーに表示され、招待状が送信されます。即時会議は、臨時の議論に適しており、事前に時間を設定する必要はありませんが、その場でリンクを相手に送信する必要があります。
4. 会議を繰り返し開催する必要がありますか
毎週の定例会議やプロジェクトの同期会議の場合は、繰り返し会議を設定することをお勧めします。毎回招待状を送信する手間を省けます。Teamsのカレンダーで繰り返し頻度を設定できます。
方法1：Teamsのカレンダーから新しい会議を追加する
これは最も標準的な作成方法で、事前にスケジュールされた会議に適しています。
操作手順は次のとおりです：
- Teamsを開き、左側の「カレンダー」をクリックします。
- 右上隅の「＋新しい会議」をクリックします。
- 会議のタイトル、開始時刻と終了時刻を入力します。
- 「必須の出席者を追加」フィールドに参加者の名前または電子メールアドレスを入力します。
- チャネルを追加するかどうか、会議の説明を設定するかどうかを選択できます。
- 「送信」をクリックすると、会議の招待状が送信されます。
作成が完了すると、会議はTeamsのカレンダーに同期されます。Outlookも使用している場合、両方のカレンダーは通常自動的に同期されます。
方法2：OutlookからTeams会議を追加する
普段Outlookを主要な作業の入り口として使用している場合、この方法がより慣れているでしょう。
使用する前に、コンピューターにTeamsアプリケーションがインストールされ、少なくとも一度は起動されていることを確認してください。完了後、Outlookを再起動すると、カレンダーページにTeamsアドインが表示されます。
操作手順は次のとおりです：
- Outlookを開き、「カレンダー」をクリックします。
- 「新しいTeams会議」をクリックします。
- 会議名、時間、招待する参加者を入力します。
- 会議の内容にTeams会議リンクが自動的に含まれます。
- 「送信」をクリックして招待を完了します。
この方法の利点は、会議の招待状が通常のOutlookメールとして送信され、参加者がメールから直接リンクをクリックして参加できることです。
方法3：Teams Web版を使用して会議を作成する
手元のコンピューターにTeamsがインストールされていない場合や、会社のコンピューターでソフトウェアのインストールが制限されている場合は、Web版を使用できます。
操作手順は次のとおりです：
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- https://www.office.com を開き、サインインします。
- 「Teams」をクリックします。
- プロンプトが表示されたら、「Webアプリに切り替える」をクリックします。
- Teams Web版に入ったら、左側の「カレンダー」をクリックします。
- 「＋新しい会議」をクリックし、会議情報を入力して送信します。
Web版の機能はデスクトップ版より少ないですが、基本的な会議の作成、参加、通話機能は利用できます。一時的な使用や出張時に便利です。
方法4：グループチャットから即時会議を開始する
すでにグループで何かを議論していて、そのまま音声またはビデオ会議に切り替えたい場合は、スケジュールを設定する必要はありません。
操作手順は次のとおりです：
- グループチャットを開きます。
- チャットウィンドウの右上隅にある「ビデオ通話」または「音声通話」ボタンをクリックします。
- 会議がすぐに開始され、グループメンバーに通知が送信されます。
- 他のメンバーはチャットリストで会議が開始されたことを確認し、「参加」をクリックして入室できます。
この方法は、臨時の議論に適しています。最後の人が会議を退出すると、グループメンバーに会議終了の通知が送信されます。
方法5：「今すぐ会議」を使用して即時会議を開始する
会議の参加者が同じグループチャットにいないが、すぐに会議を開始したい場合は、「今すぐ会議」を使用できます。
操作手順は次のとおりです：
- Teamsを開き、左側の「カレンダー」をクリックします。
- 右上隅の「今すぐ会議」をクリックします。
- 会議前の画面で「会議を開始」をクリックします。
- 会議が開始されたら、「参加者」または「招待を共有」をクリックします。
- リンクまたは電子メールで他の参加者に通知します。
この機能は、事前にスケジュールを設定せずに、複数人での臨時の議論が必要な状況に適しています。会議開始後もいつでも参加者を追加できます。
新しい会議を開始するときによくある4つの問題
1. Outlookに「新しいTeams会議」ボタンが表示されない
通常、Teamsアプリケーションがインストールされていないか、インストール後にOutlookを再起動していないことが原因です。まずコンピューターにTeamsがインストールされていることを確認し、Outlookを完全に閉じてから再起動してください。
2. 外部の参加者を招待しても参加できない
外部の参加者はゲストとして参加する必要があります。招待する際に完全な電子メールアドレスを入力すると、相手にゲスト招待状が送信されます。一部の組織では外部ゲストの参加を制限している場合があります。解決できない場合は、IT管理者に連絡して確認することをお勧めします。
3. Web版Teamsの機能が不完全
Web版では会議の作成、参加、基本的な通話機能を使用できますが、一部の高度な設定はデスクトップ版でのみ利用できる場合があります。完全な機能が必要な場合は、デスクトップ版のインストールをお勧めします。
4. 作成した会議がカレンダーに表示されない
まず「送信」または「保存」をクリックしたかどうかを確認してください。Outlookから作成した場合は、OutlookとTeamsが同じアカウントを使用しているかも確認してください。異なるアカウント間では会議は同期されません。
まとめ：どの開始方法が最適ですか
- 事前に正式な会議を予定する場合：TeamsのカレンダーまたはOutlookから追加します。
- 臨時にメンバーを集めて議論する場合：グループチャットから直接ビデオ通話を開始します。
- 臨時に会議を開くがグループがない場合：「今すぐ会議」を使用します。
- 手元にTeamsがインストールされていない場合：Web版を使用します。
少なくとも「Teamsカレンダーから新しい会議を追加する」方法と「グループチャットから直接会議を開始する」方法の2つを覚えておくことをお勧めします。これで、ほとんどの日常業務のシチュエーションに対応できます。
参考情報
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