2026年3款 Microsoft Teams 錄音方案實測對比：內建、第三方工具與 AI 助理哪個好？

開會記錄太花時間？Microsoft Teams 錄音的需求與痛點

開會兩小時，整理會議記錄又要兩小時——這是許多上班族的日常。

更麻煩的是，有時候會議中討論的重點沒記到，事後要回想卻只剩下模糊的片段。尤其是遠端會議，聲音斷斷續續，根本來不及抄筆記。

如果你也遇過這些情況，這篇文章就是為你寫的。我會比較三種錄製 Microsoft Teams 會議的方法，從內建功能到第三方工具，幫你找出最省事的方案。

選擇 Teams 錄音方案前，先搞懂這 3 個關鍵點

在開始比較之前，有三個關鍵點你必須先想清楚，否則很容易選錯工具。

1. 通知與合規性：你錄音時，其他參與者會知道嗎？公司政策允不允許秘密錄音？這會直接影響你能不能使用某些工具。

2. 錄製品質與功能：你只需要錄音，還是也要錄螢幕、錄視訊？錄下來的檔案好不好整理？

3. 後續整理便利性：錄完之後，你要花多少時間整理逐字稿？有沒有自動轉錄或 AI 摘要可以幫你省時間？

這三點想清楚了，再往下看每一種方案的表現。

Microsoft Teams 內建錄音——最直接的選擇

Microsoft Teams 本身就有內建錄音功能，不用安裝任何額外軟體。

會議中，點擊「更多選項」（三個點），選擇「開始錄製和轉錄」，系統就會開始錄音。錄製內容包含音訊、視訊和螢幕共用畫面。

優點：

• 完全整合：不用跳出 Teams，錄音檔案自動存到 OneDrive 或 SharePoint（自 2021 年起），方便分享給組織內的人。
• 有轉錄功能：錄音的同時可以開啟即時轉錄，會議結束後就有逐字稿。
• 管理員可控：IT 部門可以設定錄音政策，例如要求參與者同意才能錄音、自訂隱私聲明等，符合企業合規需求。

限制：

• 會通知所有人：一旦開始錄音，所有參與者都會收到通知，無法秘密進行。
• 錄音會過期：預設情況下，錄音會在一段時間後自動過期，所有者會收到郵件通知，必須在 90 天內從回收站恢復，否則永久刪除。
• 需要授權：使用者必須有 Microsoft 365 的適當授權才能錄音，例如 E3、E5 或教育版 A1 等。

適合什麼人？

如果你是一般上班族，需要記錄會議內容供日後參考，而且不介意參與者知道錄音，那麼內建功能是最簡單、最直接的選擇。尤其是公司已經在使用 Microsoft 365 生態系，這幾乎是零成本。

除了內建功能，還有哪些第三方方案？

如果你需要更進階的功能，或者想繞過內建錄音的限制，可以考慮以下兩種第三方方案。

第三方螢幕錄影工具（例如 AnyRec Screen Recorder、AnyMP4 Screen Recorder）

這類工具可以獨立錄製電腦螢幕和系統聲音，因此不會觸發 Teams 的錄音通知，達到「秘密錄製」的效果。

適合場景： 你需要錄製會議但不想打擾其他人，或者你只是訪客身分，沒有內建錄音權限。

要注意的是：

• 需要另外下載安裝軟體，多一個步驟。
• 錄製品質取決於電腦效能，而且無法自動產生逐字稿。
• 使用前最好先確認公司政策，私自錄音可能違反規定。

AI 會議助理（例如 Otter.ai、Read.ai、Fireflies）

這些 AI 助理可以自動加入你的 Teams 會議，錄音並轉錄，會後產生會議紀要和重點整理。

適合場景： 你希望完全自動化記錄，不想手動開始錄音，而且需要 AI 幫你抓重點。

要注意的是：

• 需要授權這些服務存取你的 Microsoft 或 Google 日曆，讓機器人自動加入會議。
• 免費版通常有分鐘數限制，重度使用需要付費。
• 和內建功能相比，多了一層第三方服務，資料隱私需要留意。

避坑指南：錄製 Teams 會議最容易犯的 4 個錯誤

坑 1：以為內建錄音可以秘密進行

很多人以為在 Teams 裡按下錄音，其他人不會知道。實際上，只要開始錄音，所有參與者都會收到通知，聊天室也會顯示。如果你需要保密錄音，內建功能做不到。

坑 2：忽略錄音到期時間

Teams 錄音預設會在一段時間後自動過期，如果沒有及時下載或恢復，檔案就會被刪除。建議錄完後立刻檢查儲存位置，或設定「無過期」。

坑 3：使用第三方工具卻沒看公司政策

有些公司明確禁止員工私自錄音，即使是用第三方工具也一樣。使用前最好先詢問 IT 或人資，避免踩到合規紅線。

坑 4：只錄音不轉錄，後續整理累死人

如果只錄音而不開啟轉錄，之後要回頭找某段討論，只能慢慢聽。建議開啟內建轉錄，或直接用 AI 助理自動產生逐字稿和摘要，省時省力。

總結：你到底該選哪一種？

簡單來說，三種方案各有適合的場景：

• 一般會議記錄、公司合規要求 → 直接用 Microsoft Teams 內建錄音，最省事。
• 需要秘密錄製、或沒有錄音權限 → 第三方螢幕錄影工具，但請先確認公司政策。
• 想要自動化會議紀要、AI 重點整理 → AI 會議助理，適合常開會的團隊。

如果你不確定要選哪個，我會建議先從內建功能開始。它免費（含在 Microsoft 365 授權內）、整合度高，大部分需求都能滿足。真的不夠用，再考慮第三方方案。

最後提醒：錄音前請務必尊重參與者隱私，並遵守公司規定。

參考來源

• 在 Microsoft Teams 中錄製會議 - Microsoft 支援服務
• 錄製 Microsoft Teams 通話和會議簡介 - Microsoft Teams | Microsoft Learn
• 管理 Microsoft Teams 會議的錄音與逐字選項，針對敏感會議進行 - Microsoft Teams | Microsoft Learn
• 以與會者身份秘密錄製Microsoft Teams 會議的3 種方法
• 2 種秘密錄製 Microsoft Teams 會議或群組通話的方法