【教學】2026年銷售會議記錄表：5步驟追蹤客戶承諾與待辦

做銷售會議記錄，最多人踩的坑不是忘記寫，是一開始就用錯方法。

我看過太多團隊的做法是這樣：會議結束前五分鐘，打開 Excel 拉一張「銷售會議記錄表」，憑記憶把客戶說的填進去。預算大概多少、決策者是誰、下次聯絡時間——全部靠印象。

問題是，人腦本來就不擅長記細節。兩週後你要跟進，打開表格只看到「客戶有興趣，待追蹤」——這種欄位有填等於沒填。

更合理的做法是把順序倒過來：會議當下先把聲音留下來，事後再讓工具幫你整理成表。這篇我以 Tinrec（秒聽錄音）為例，實際跑一次 5 個步驟，從錄音到一張真的能拿去做事的銷售會議記錄表。

開始之前｜你需要準備什麼

一台電腦或手機。Tinrec 有網頁版、桌面版和行動版，桌面版可以直接採集電腦系統聲音，處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 這類線上會議。
一個 Tinrec 帳號。免費版有基礎額度，可以先拿一兩場會議試水溫，覺得順再談付費。
一場要記錄的銷售會議或客戶訪談。
穩定的網路。即時轉寫需要連網。

（示意圖：業務坐在會議室，筆電開著線上會議畫面，旁邊同步跑出逐字稿文字）

步驟 1｜會議一開始就錄，不要事後回想

這一步的目的是拿到一份乾淨的錄音——它是後面所有整理的原料。

線上會議的話，打開 Tinrec 桌面版直接開始錄，它抓的是電腦系統聲音，不需要邀請一個會議機器人進來當「第四位與會者」。這點對銷售場景很重要，客戶看到會議裡多一個不認識的帳號，觀感不太好。

線下拜訪就把手機放在桌上靠近對話的位置。距離越近，收音越清楚，後面的轉寫準確率越高。

為什麼要特別強調這件事？因為銷售會議裡最值錢的資訊，往往藏在閒聊段落——客戶隨口說的「其實我們總經理比較在意交期」、或是「另一個廠商上週也來過」。這些你當下不一定會寫進表格，但錄音留著，事後就找得回來。

錄完後，這段錄音會留在 Tinrec 裡，旁邊顯示時長。

（示意圖：會議進行中，桌上手機正在錄音，畫面呈現安靜專業的會議氛圍）

步驟 2｜讓 AI 轉成逐字稿

錄音結束後，Tinrec 會把內容轉成逐字稿。

如果是臨時沒錄到的場合，也可以上傳既有的音訊或影片檔，一樣能轉。這對「客戶電話錄音」、「前人留下的拜訪錄音」這種情況很好用。

**要注意的地方：**轉寫表現會受錄音品質影響。多人同時講話、冷氣聲太大、客戶講話很小聲，都會讓錯字變多。這不是工具的問題，任何轉寫引擎都一樣。

我自己的習慣是：重要客戶的會議一定用桌面版錄，因為系統聲音是乾淨的數位訊號，比用手機對著喇叭收音好太多。

（示意圖：螢幕上逐字稿逐段生成，講者發言被分段落呈現）

步驟 3｜校對逐字稿，只抓關鍵段落

老實說，逐字稿不用從頭校到尾，那樣太花時間。

我的做法是只掃三個地方：數字、人名職稱、時間點。

預算：「80 萬」被轉成「80 萬」還是「8 萬」？
決策鏈：「陳副總」還是「陳經理」？
時間：「第四季」還是「第四周」？

這三類資訊一旦錯，整張銷售會議記錄表就廢了。其他閒聊段落跳過沒關係。

Tinrec 的逐字稿可以搜尋，你可以直接打「預算」「決策」「競品」這種關鍵詞跳段落，比從頭聽錄音快得多。

（示意圖：使用者在逐字稿中搜尋關鍵字，相關段落被標示出來）

步驟 4｜生成摘要與待辦，組成真正的銷售會議記錄表

這一步是整篇的重點。

Tinrec 可以自動生成摘要、章節和待辦事項。但工具給的只是原料，表格要自己組。我建議銷售會議記錄表固定留這幾個欄位：

欄位	從哪裡來
客戶需求與痛點	AI 摘要＋逐字稿原文
預算範圍與時間點	逐字稿（人工確認）
決策者與決策流程	逐字稿（人工確認）
競品動態	逐字稿提到的廠商名稱
客戶異議	AI 摘要中的爭點段落
我方承諾事項	AI 待辦提取
下一步與負責人	AI 待辦提取＋人工指派
期限	人工填寫

這樣一張表，兩週後打開還原度很高。

**這裡有個實務上的坑要提醒：**AI 待辦是「從對話裡抓動作」，它不會知道你們公司的業務流程。所以「下一步」欄位一定要人工補——負責人是谁、期限壓哪一天，這沒法自動化。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

（示意圖：會議摘要與待辦清單在畫面右側，左側是對應的逐字稿段落）

步驟 5｜匯出、歸檔，放進團隊看得到的地方

記錄做完沒人看，等於沒做。

Tinrec 支援把結果匯出到常用格式，也可以帶到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 這類工具繼續加工。我自己是習慣把摘要貼進 CRM 備註，逐字稿留在 Tinrec 裡當原始證據。

如果是團隊作業，就把它放進團隊空間。Tinrec 團隊版的會議資料歸團隊所有，不是歸上傳的那個人——業務離職的時候，這一點差別很大。

**團隊版目前的限制我也講清楚：**它是團隊級共享，所有有效成員都能讀取團隊資料，沒有檔案級的細分權限。所以極度敏感的客戶資料，還是要自己判斷要不要放進來。

另外要分清楚「角色」和「席位」：沒有席位的成員還是可以查看、播放、閱讀團隊資料，但不能錄製、上傳、編輯或匯出。這在管理上很好用，但採購時要算清楚需要幾個付費席位。

（示意圖：團隊空間中列出多場客戶會議記錄，成員在旁邊瀏覽）

常見問題與排解

Q：逐字稿錯字很多怎麼辦？

先回頭看錄音環境。多數情況是距離太遠或背景太吵。下次會議前花 30 秒確認手機位置，比事後花 30 分鐘校對划算。

Q：可以保證 100% 準確嗎？

不行，也不要相信任何這樣宣稱的工具。準確率跟錄音品質、口音、多人重疊發言、專業術語都有關。重要資訊建議搭配逐字稿時間點回聽錄音核對。

Q：需要讓會議機器人加入線上會議嗎？

不用。Tinrec 桌面版是採集你電腦播放的系統聲音，不需要額外的機器人帳號加入會議。但也別誤會——它不是「自動加入你行事曆上所有會議」，還是要你自己打開來按錄音。

Q：中英夾雜的客戶會議撐得住嗎？

Tinrec 有中文、多語言轉寫和即時翻譯，中英混合的內容可以整理。遇到產業專有名詞，可以用團隊熱詞把公司名、產品名、競品名加進去，辨識體驗會比較穩。

進階技巧｜讓銷售會議記錄表更有用的 3 個做法

1. 用 AI 問答追問歷史會議

Tinrec 可以圍繞會議內容繼續提問。例如「這個客戶三次會議裡對價格的說法有沒有改變？」這種跨會議比對，人工翻紀錄要半小時，直接問快得多。

2. 建立團隊熱詞

把你們的產品線名稱、競品名稱、客戶內部代號加進熱詞庫。這是團隊版才有的能力，對 B2B 銷售特別有感——客戶講的縮寫，AI 聽得懂。

3. 跨語言會議開即時翻譯

遇到外商客戶或原廠會議，可以邊錄邊看原文、譯文或雙語內容。會後整理時不用再回頭猜那句話是什麼意思。

如果你不用 Tinrec，還有這些選擇

Otter.ai：英文商務會議的成熟度高，免費版每月 300 分鐘。但中文會議的體驗不是它的主場。

Granola：同樣是無機器人桌面錄音，主打「手寫筆記＋AI 增強」。它不保存會議音檔，也不支援上傳既有錄音檔，這點要留意。

TurboScribe：高性價比的檔案轉寫工具，長檔案和批次上傳更強。但它不處理即時會議流程，會後整理和團隊協作也不是重點。

（各家價格與權益會變動，下決定前請以官方頁面為準。）

總結

回到一開始的那個坑：銷售會議記錄表之所以常常變廢紙，是因為我們把「記錄」放在會議結束之後。

改成會議當下先錄、事後讓工具整理，流程其實只有五步：錄音、轉逐字稿、校對關鍵三欄、生成摘要與待辦、匯出歸檔。整套跑完，一場一小時的客戶會議大概十分鐘內能收尾。

費用的部分也講清楚，讓你好算：個人版有免費版、週卡、Pro 月卡和 Pro 年卡，依使用頻率選。團隊版是 USD 29.80／付費席位／月，年付 USD 199／付費席位／年（折算約 USD 16.58／月），每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享導入額度；首次符合資格可試用 7 天、1 個免費席位、300 分鐘共享導入額度。有效團隊套餐下，即時錄製目前不按分鐘扣減，檔案匯入才吃共享額度。

建議先不要急著買。拿你手上最麻煩的那一場客戶會議錄音，丟進免費版跑一次，看看轉出來的東西能不能直接用。能用，再談下一步。