2026年英文會議記錄怎麼寫？5步驟掌握格式與範本

我見過太多人把英文會議記錄寫成逐字稿。

他們以為只要把每句話翻成英文，記錄就完成了。

但結果是，一份五頁的記錄，沒人願意看，也沒人知道下一步該做什麼。

其實，英文會議記錄的核心不是翻譯，而是提煉。

這篇文章我想分享我的方法，並介紹一個我最近常用的工具，幫你快速完成這件事。

為什麼你的英文會議記錄總是被退件？

開會兩小時，整理會議記錄又要兩小時——這是很多職場人的日常。

更頭疼的是英文會議：用詞不夠正式、格式不對、漏掉決議，主管一眼就看出問題。

你可能遇過這些情況：

• 會議中大家講了一堆，你拼命記筆記，最後卻抓不到重點。
• 英文能力不錯，但寫出來的記錄像閒聊，不像正式文件。
• 好不容易寫完了，才發現漏了行動項目負責人，只好重新來過。

這些問題的根源，不是英文不好，而是方法不對。

選對工具，可以解決一半的問題；但另一半，需要你掌握正確的格式和思維。

撰寫英文會議記錄之前，先搞懂這5個關鍵點

英文會議記錄在國際職場上有固定格式，掌握了格式，你就成功了一半。

1. 基本資訊

一份完整的會議記錄，開頭必須包含：會議名稱、日期、時間、地點、主席、記錄人、出席者。

這些資訊不能省略，因為會議記錄是正式文件，未來可能要調閱或作為證據。

2. 議程與討論

會議記錄不是流水帳。你不需要寫下每個人的每一句話，而是記錄討論的議題、各方意見、以及達成的共識。

記住：用簡明扼要的短句，不要用完整英文句子。

3. 決議（Resolution）

這是會議記錄的靈魂。每個討論主題都應該有一個明確的決議。

注意：決議的英文固定說法是 resolution，不要用 conclusion 或 decision，因為 resolution 帶有「正式通過」的含義。

4. 行動項目（Action Items）

決議之後，必須列出誰負責做什麼、截止日期是什麼時候。

這是會議記錄最容易遺漏的部分，但也是最關鍵的後續跟進依據。

5. 確認與下次會議

記錄末尾要包含：下次會議日期、以及是否通過上次會議記錄。

這顯示會議記錄的連續性和正式性。

以下是一個簡單的英文會議記錄範本，你可以直接複製使用：

Meeting Title: Weekly Sales Review
Date: 2026-08-20
Time: 10:00 AM - 11:00 AM
Location: Zoom
Chairperson: John Smith
Minute Taker: Jane Doe
Attendees: John, Jane, Mike, Emily

Agenda & Discussion:
1. Q3 Sales Performance
   - Mike reported a 15% increase in revenue.
   - Discussion on underperforming regions.

Resolutions:
- Allocate additional marketing budget to the Southeast region.

Action Items:
- Emily to prepare new marketing plan by 08/25.
- Mike to follow up with regional managers by 08/23.

Date of Next Meeting: 2026-08-27
Approval of Previous Minutes: Approved

這個範本簡單明瞭，重點在於決議和行動項目。

Tinrec（秒听录音）——幫我自動完成英文會議記錄的首選

我自己在寫會議記錄時，遇到的最大痛點是：會議中要專心討論，會後還要花大量時間整理錄音和筆記。

直到我開始用 Tinrec，這個流程才真正被簡化。

Tinrec 是一款 AI 會議記錄與協作工具，支援英文、中文等多種語言。它不只是錄音轉文字，更會自動幫你整理成可用的會議記錄。

我通常這樣使用：

開會時，打開 Tinrec 桌面版，它會直接採集電腦系統聲音，不需要額外把機器人加入會議。這對 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 都適用，而且不會打擾與會者。

（此处截图：Tinrec 桌面版录音界面，箭头指向系统声音采集按钮，旁邊顯示即時轉寫中的英文逐字稿）

會議進行中，Tinrec 邊錄邊轉，英文逐字稿即時出現。我不需要拼命記筆記，可以更專注在討論上。

會議結束後，Tinrec 的自動摘要功能會把長達一小時的會議，濃縮成幾段重點，包括討論主題、決議和行動項目。

（此处截图：Tinrec 會議摘要頁面，左邊是英文逐字稿，右邊是 AI 生成的 Summary 和 Action Items）

我最常用的是它的 AI 問答功能。錄完音之後，我可以直接用英文問它：「What were the main decisions in this meeting?」或「Who is responsible for the marketing plan?」，它會直接給我答案，而不是讓我在逐字稿裡慢慢找。

（此处截图：Tinrec AI 問答介面，輸入英文問題，下方顯示AI生成的答案和引用段落）

這對英文會議記錄來說特別有用，因為你可以快速驗證你寫下的決議是否正確。

另外，Tinrec 還可以把會議結果匯出成 Word、Google Docs 或 Notion，直接套用你公司的會議記錄格式。

我自己的做法是：用 Tinrec 生成摘要和待辦，再對照逐字稿確認，最後匯出成正式記錄。整個過程比以前快上好幾倍。

（此处截图：Tinrec 匯出選單，顯示多種格式選項，其中一個是 Word 檔案）

如果你需要和團隊共享會議記錄，Tinrec 的團隊空間也很實用。會議資料會統一保存，團隊成員可以查看、提問，新成員也能快速了解歷史決策。

我認為 Tinrec 最大的價值，是它把「記錄」變成「可用資料」。你不只拿到逐字稿，還拿到結構化的會議紀要、行動項目和可追問的資料庫。

當然，它也有一些限制：免費版有時間額度，重度使用者需要升級。但一般每週開幾次會的人，免費版就夠體驗效果了。

如果你經常需要寫英文會議記錄，又不想被逐字稿綁架，Tinrec 是目前最值得嘗試的工具。

除了 Tinrec，還有哪些選擇？

如果 Tinrec 不適合你，市場上還有其他工具，但各有取捨。

Otter.ai：英文會議記錄的常見選擇，免費版每月 300 分鐘很大方。但它主要聚焦英文商務會議，中文體驗不如 Tinrec，而且部分功能需要機器人加入會議。如果你只錄純英文內容，可以考慮；但需要無機器人錄製和中文支援時，Tinrec 更靈活。

Notta：多語言轉寫工具，支援翻譯和字幕，準確度也不錯。但它的重點是轉寫，會後整理功能較弱。Tinrec 的 AI 問答和待辦提取，是 Notta 目前沒有的，這對會議記錄來說更方便。

（注意：以上競品資訊僅供參考，實際功能與價格請以官方頁面為準。）

避坑指南：寫英文會議記錄最容易犯的4個錯誤

坑1：把記錄寫成逐字稿

很多人以為記錄越詳細越好，結果寫出十頁逐字稿，沒人看。正確做法是：只記錄討論重點、決議和行動項目，用短句而非完整句子。

坑2：忽略行動項目的負責人和截止日

如果沒有明確寫出「誰、做什麼、何時完成」，這份記錄等於白寫。Tinrec 的自動待辦提取可以幫你避免這個遺漏。

坑3：用錯詞彙

例如決議用 resolution 而不是 decision，通過上次記錄用 approval，這些細節會影響專業度。建議參考常用詞彙表，或使用 Tinrec 生成的建議。

坑4：會後拖太久才整理

記憶會模糊，拖越久越難寫。我的原則是：會議結束後 30 分鐘內完成初稿，Tinrec 的自動摘要讓這件事成為可能。

總結：5步驟流程，你也能寫出專業英文會議記錄

回顧一下，寫英文會議記錄的完整流程其實很簡單：

1. 會議前：確認會議議程和基本資訊，準備好記錄格式。
2. 會議中：開啟 Tinrec 錄音並即時轉寫，專心參與討論。
3. 會議後：用 Tinrec 生成摘要、決議和待辦清單。
4. 確認：用 AI 問答核對關鍵決議，修改錯誤。
5. 匯出：套用公司格式，分享給相關人員並存檔。

這個流程不需要你英文超強，也不需要你寫作天賦。你只需要掌握格式，然後把重複性的工作交給工具。

我自己的經驗是，用了這個方法後，英文會議記錄從「壓力來源」變成「順手完成的小事」。

最後，提醒一句：錄音前記得取得與會者同意，這是最基本的職場禮儀。

現在就試試看，從下一次會議開始，用這5個步驟寫出讓人驚艷的英文會議記錄。

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快速起手式清單

• 下載 Tinrec 並註冊免費帳號。
• 準備好英文會議記錄格式範本（可參考上文）。
• 下次會議開啟 Tinrec 錄音，試試即時轉寫。
• 會議後用 AI 摘要生成初稿。
• 核對決議和行動項目，匯出並分享。

逐步測試，你也能慢慢掌握這個方法。

參考來源

• 附上會議記錄範本！ 】 很常見的英文會議紀錄/國外會議紀錄！ | NativeCamp. Blog
• 超實用指南》英文會議記錄怎麼寫｜天下雜誌
• 會議記錄範例｜會議紀錄格式範本（中英文）| Subanana | Subanana
• 怎麼寫英文會議記錄？格式、用語、以及實用建議｜巨匠美語
• 會議記錄Meeting minutes貼士附範例 | Indeed.com 香港