2026年Teams会议邀请怎么做？5步完整教程

开会最怕邀请混乱，尤其要约齐同事和外部合作方，时间、链接、权限样样都要注意。其实用 Microsoft Teams 邀请会议很简单，按照以下 5 个步骤，几分钟就能搞定。

步骤 1：从 Teams 或 Outlook 打开日历

你可以直接在 Teams 左侧栏点击“日历”，或者使用 Outlook 的 Teams 加载项。如果使用 Outlook，先确认已经安装 Teams 桌面版，安装后重新打开 Outlook，就会在日历页面看到“新建 Teams 会议”按钮。

步骤 2：新建会议并填写信息

点击“新建会议”后，输入会议名称、日期和时间，还可以添加详细信息，例如会议议程或地点。这些信息会显示在邀请邮件中，方便参会者一目了然。

步骤 3：邀请参会者（内部同事）

在“与会者”字段中，直接输入同事的姓名或电子邮件地址，Teams 会自动搜索你组织内的账户。你可以一次添加多位同事，或者选择邀请整个频道（如果会议与某个团队相关）。

步骤 4：邀请外部来宾或无账号人士

如果要邀请公司外部的人，可以点击“添加参会者”然后输入其电子邮件。另一种做法是在会议创建后，复制会议邀请链接，将链接粘贴到新邮件中，再发送给外部来宾。对方即使没有 Microsoft 账号，也可以通过浏览器打开链接，选择“改为加入 Web”，自定义显示名称后直接加入会议，无需安装 Teams 应用。

步骤 5：发送邀请并加入会议

确认所有信息无误后，点击“发送”或“安排”。邀请邮件会自动发送，其中包含“立即加入会议”链接、拨入号码和会议 ID。参会者可以在日历中找到会议，准时加入。作为主办人，你可以提前进入测试音频和画面。

注意事项：

• 外部来宾首次加入可能需要等待主持人允许，注意大厅设置。
• 如果会议涉及敏感内容，建议设置会议选项，例如关闭参会者共享屏幕权限。
• 使用 Outlook 创建会议时，记得点击“Teams 会议”加载项，不要只当作普通 Outlook 会议来创建。

搞定之后，你就可以集中精力开会，不用担心邀请遗漏。

参考来源

• — 电脑版使用教学— Teams 会议
• 微软Teams远程教学/会议使用教学 - 台北海洋科技大学图书信息中心
• 1 Ashe Liao 1 Teams 会议 使用教学
• 加入 Teams 会议 - Microsoft 支持服务
• 教学 Microsoft Teams 如何邀请无账号外部来宾加入视频会议