録音を Tinrec に任せて、数分で文字起こしと要約を作成
音声・動画のアップロード、多言語文字起こし、AI 議事録、タスク抽出に対応
会議で最も面倒なのが招待の管理です。特に同僚と外部の協力者を集める場合、時間、リンク、権限などすべてを正確に設定する必要があります。実はMicrosoft Teamsを使った会議招待はとても簡単で、以下の5つのステップに従えば数分で完了します。
ステップ1：TeamsまたはOutlookでカレンダーを開く
Teamsの左側のバーにある「カレンダー」をクリックするか、OutlookのTeamsアドインを使用します。Outlookを使用する場合は、Teamsデスクトップ版がインストールされていることを確認し、インストール後にOutlookを再起動すると、カレンダーページに「新しいTeams会議」ボタンが表示されます。
ステップ2：会議を新規作成し、情報を入力する
「新しい会議」をクリックしたら、会議名、日付、時刻を入力し、会議の議題や場所などの詳細情報を追加できます。これらの情報は招待メールに表示され、参加者が一目で確認できます。
ステップ3：参加者（社内の同僚）を招待する
「参加者」フィールドに同僚の名前またはメールアドレスを直接入力すると、Teamsが組織内のアカウントを自動検索します。複数の同僚を一度に追加したり、会議が特定のチームに関連する場合はチャネル全体を招待することもできます。
ステップ4：外部ゲストやアカウントを持たない人を招待する
社外の人を招待する場合は、「参加者を追加」をクリックしてメールアドレスを入力します。別の方法として、会議作成後に会議招待リンクをコピーし、新しいメールに貼り付けて外部ゲストに送信する方法もあります。相手がMicrosoftアカウントを持っていなくても、ブラウザでリンクを開き、「Webで参加」を選択して表示名をカスタマイズすれば、Teamsアプリをインストールせずに直接会議に参加できます。
録音の整理を手作業から解放
音声・動画をアップロードするだけで、文字起こし、要約、タスクを自動作成
ステップ5：招待を送信して会議に参加する
すべての情報が正しいことを確認したら、「送信」または「スケジュール」をクリックします。招待メールが自動的に送信され、そこには「今すぐ会議に参加」リンク、ダイヤルイン番号、会議IDが含まれています。参加者はカレンダーで会議を見つけて、時間通りに参加できます。主催者は早めに参加して音声と画面をテストできます。
注意事項：
- 外部ゲストが初めて参加する場合、主催者の承認が必要な場合があります。ロビー設定に注意してください。
- 会議に機密情報が含まれる場合は、会議オプションを設定して、参加者の画面共有権限を無効にするなどしてください。
- Outlookで会議を作成する際は、「Teams会議」アドインをクリックすることを忘れずに。通常のOutlook会議として作成しないでください。
これで、招待の漏れを心配することなく、会議に集中できます。
参考資料
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