2026年Teams會議邀請怎麼做？5步驟完整教學

開會最怕邀請混亂，尤其要約齊同事同外部合作方，時間、連結、權限樣樣都要跟足。其實用 Microsoft Teams 邀請會議好簡單，跟住以下 5 個步驟，幾分鐘就搞掂。

步驟 1：從 Teams 或 Outlook 開啟行事曆

你可以直接喺 Teams 左側欄撳「行事曆」，或者用 Outlook 嘅 Teams 增益集。如果係用 Outlook，先確認已經安裝 Teams 桌面版，安裝後重新開啟 Outlook，就會喺行事曆頁面見到「新增 Teams 會議」按鈕。

步驟 2：新增會議並填寫資料

撳「新增會議」之後，輸入會議名稱、日期同時間，仲可以加入詳細資料，例如會議議程或地點。呢啲資料會顯示喺邀請電郵入面，方便出席者一眼睇清。

步驟 3：邀請出席者（內部同事）

喺「與會人員」欄位，直接輸入同事嘅姓名或電郵地址，Teams 會自動搜尋你組織內嘅帳戶。你可以一次過加入多位同事，或者選擇邀請整個頻道（如果會議同某個團隊相關）。

步驟 4：邀請外部來賓或無帳號人士

如果要邀請公司外部嘅人，可以撳「新增出席者」然後輸入佢嘅電郵。另一種做法係喺會議建立後，複製會議邀請連結，將連結貼落一封新電郵，再寄畀外部來賓。對方就算無 Microsoft 帳號，都可以用瀏覽器開啟連結，選擇「改為加入 Web」，自訂顯示名稱後直接加入會議，唔使安裝 Teams 應用程式。

步驟 5：傳送邀請及加入會議

確認所有資料無誤後，撳「傳送」或「排程」。邀請電郵會自動寄出，入面有「立即加入會議」連結、撥入號碼同會議識別碼。出席者可以喺行事曆搵返個會議，準時加入。作為主辦人，你可以提早入去測試音訊同畫面。

注意事項：

• 外部來賓首次加入可能需要等主持人允許，留意大廳設定。
• 如果會議涉及敏感內容，建議設定會議選項，例如關閉參會者分享畫面權限。
• 用 Outlook 建立會議時，記得撳「Teams 會議」增益集，唔好只當普通 Outlook 會議咁開。

搞掂晒之後，你就可以集中精神開會，唔使再擔心邀請甩漏。

參考來源

• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 微軟Teams遠距教學/會議使用教學 - 台北海洋科技大學圖書資訊中心
• 1 Ashe Liao 1 Teams 會議 使用教學
• 加入 Teams 會議 - Microsoft 支援服務
• 教學 Microsoft Teams 如何邀請無帳號外部來賓加入視訊會議